In questo articolo, discuteremo in modo approfondito di tutto ciò che c’è da sapere sulla conformità HIPAA. L’HIPAA è stato introdotto con due obiettivi principali: proteggere le informazioni sanitarie dei singoli individui, consentendo al tempo stesso il flusso di informazioni sanitarie necessarie per fornire un’assistenza sanitaria di alta qualità e proteggere la salute e il benessere del pubblico.
Che cos’è la conformità HIPAA?
L’HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) è una legge federale emanata nel 1996 con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e l’efficacia del sistema sanitario. L’HIPAA promuove la protezione e la gestione riservata delle informazioni sanitarie protette (PHI). Conformità all’HIPAA significa aderire agli standard e alle disposizioni stabilite dalla legge per salvaguardare i dati personali da accessi non autorizzati e violazioni.
Requisiti di conformità HIPAA
Per conformarsi all’HIPAA, la tua entità coperta (covered entity) e i tuoi associati d’affari devono attenersi a regole e normative specifiche volte a proteggere le PHI:
Regolamentazione sulla privacy
La Regolamentazione sulla privacy stabilisce gli standard nazionali per la protezione delle informazioni personali. Si applica a tutte le forme di informazioni sanitarie protette degli individui, siano esse elettroniche, scritte o orali. Gli obiettivi principali della Regolamentazione sulla privacy sono:
- Limitare l’uso e la divulgazione di PHI per scopi specifici, come il trattamento, il pagamento o le operazioni sanitarie, a meno che non si ottenga un’autorizzazione esplicita da parte del paziente.
- Garantire i diritti dei pazienti sulle informazioni sanitarie, compreso il diritto di ottenere una copia della propria documentazione, di richiedere correzioni e di essere informati sull’uso e la divulgazione delle informazioni.
- Implementare le misure di salvaguardia amministrative, fisiche e tecniche per proteggere la privacy delle informazioni personali.
Regolamentazione sulla sicurezza
La Regolamentazione sulla sicurezza integra la regolamentazione sulla privacy trattando specificamente le informazioni sanitarie elettroniche protette (ePHI). Stabilisce gli standard per la sicurezza delle ePHI e impone l’implementazione di misure di sicurezza per proteggerle dalle minacce all’integrità, alla riservatezza e alla disponibilità dei dati. La Regolamentazione sulla sicurezza è suddivisa in tre categorie di salvaguardie:
- Salvaguardie amministrative: Criteri e procedure progettate per gestire la selezione, lo sviluppo, l’implementazione e il mantenimento delle misure di sicurezza per proteggere le ePHI.
- Salvaguardie fisiche: Misure per proteggere i sistemi informativi elettronici ed edifici e attrezzature correlati da rischi naturali e ambientali e da intrusioni non autorizzate.
- Salvaguardie tecniche: La tecnologia e i criteri che proteggono le ePHI e ne controllano l’accesso, comprese misure come la crittografia, i controlli di accesso e i controlli di audit.
Regolamentazione sull’applicazione
La regolamentazione sull’applicazione stabilisce gli standard per l’applicazione di tutte le norme di semplificazione amministrativa, comprese le norme sulla privacy e sulla sicurezza. Questa regolamentazione delinea il processo di indagine, le sanzioni in caso di non conformità e le procedure per le udienze e i ricorsi. Le sanzioni per la mancata conformità possono essere severe e comprendono:
- Sanzioni pecuniarie civili che vanno da 100 a 50.000 dollari per violazione, a seconda del livello di negligenza, con una sanzione massima annuale di 1,5 milioni di dollari.
- Le sanzioni penali possono essere comminate per l’uso improprio deliberato di PHI e possono comportare multe fino a 250.000 dollari e la reclusione fino a 10 anni.
Regolamentazione sulla notifica delle violazioni
La Regolamentazione sulla notifica delle violazioni prevede che, in caso di violazione di dati personali non protetti, il dipendente debba informare le persone interessate, il Secretary of Health and Human Services (HHS) e, in alcuni casi, i media. La norma delinea i requisiti specifici per la notifica delle violazioni:
- Notifica ai singoli: Le persone interessate devono essere informate senza ritardi irragionevoli e non oltre 60 giorni dalla scoperta di una violazione.
- Notifica all’HHS: Se una violazione riguarda 500 o più individui, l’entità coperta deve informare immediatamente l’HHS. Per le violazioni che interessano meno di 500 individui, l’entità coperta può notificare l’HHS ogni anno.
- Notifica ai media: Se una violazione riguarda più di 500 residenti in uno Stato o in una giurisdizione, l’entità coperta deve informare i principali organi di informazione della zona.
Entità tenute a rispettare l’HIPAA
La conformità all’HIPAA è richiesta a due gruppi principali: le entità coperte e gli associati d’affari. Le entità coperte includono:
- Piani sanitari, tra cui compagnie di assicurazione sanitaria, HMO, piani sanitari aziendali e alcuni programmi governativi che pagano l’assistenza sanitaria.
- Centri di clearing sanitario che elaborano in un formato standard le informazioni sanitarie non standard ricevute da un’altra entità (o viceversa).
- Fornitori di servizi sanitari, compresi medici, cliniche, ospedali, psicologi, chiropratici, case di cura, farmacie e qualsiasi altra entità che fornisca servizi sanitari e trasmetta informazioni sanitarie in formato elettronico.
I soci d’affari sono persone o entità che svolgono funzioni o attività per conto di un’entità coperta o forniscono determinati servizi che comportano l’uso o la divulgazione di PHI. Esempi di soci d’affari sono:
- Società di fatturazione di terze parti
- Fornitori di servizi IT
- Consulenti
- Società di archiviazione dati
Anche le imprese associate sono tenute a rispettare le normative HIPAA e devono sottoscrivere un accordo di associazione d’impresa (BAA) con le entità coperte con cui lavorano.
Le best practice di conformità HIPAA
Per ottenere e mantenere la conformità HIPAA, devi seguire diverse best practice di conformità HIPAA:
Valutazione e gestione del rischio
Le valutazioni periodiche dei rischi sono necessarie per identificare le potenziali vulnerabilità nella gestione dei dati personali. Una valutazione accurata del rischio comprende le seguenti fasi:
- Identificare e documentare i rischi potenziali e le vulnerabilità: Esaminare tutti gli aspetti delle modalità di creazione, ricezione, conservazione e trasmissione dei dati personali.
- Analizzare la probabilità e l’impatto delle minacce potenziali: Questo aiuta a definire le priorità dei rischi e a determinare le misure di protezione necessarie.
- Implementare misure di sicurezza adeguate: Sulla base dell’analisi dei rischi, devi implementare misure per ridurre i rischi identificati.
- Rivedere e aggiornare regolarmente la valutazione dei rischi: Il monitoraggio e l’aggiornamento continui del processo di valutazione del rischio verificano che le nuove minacce siano identificate e affrontate tempestivamente.
Formazione e sensibilizzazione dei dipendenti
Dovresti formare i dipendenti sulle normative HIPAA e sull’importanza della protezione delle informazioni personali. I programmi di formazione efficaci devono:
- Coprire le basi dell’HIPAA: Istruisci tutti i dipendenti affinché comprendano le componenti chiave dell’HIPAA e le loro responsabilità.
- Includere criteri e procedure specifiche: Forma i dipendenti sui criteri e le procedure specifiche per garantire la conformità.
- Offrire aggiornamenti regolari: Fornisci una formazione continua per mantenere i dipendenti informati sulle modifiche alle normative HIPAA e sulle minacce emergenti.
- Incoraggiare una cultura della conformità: Favorisci lo sviluppo di un ambiente in cui i dipendenti si sentano responsabili della protezione delle informazioni personali e siano incoraggiati a segnalare potenziali violazioni.
Crittografia e protezione dei dati
La crittografia delle informazioni sanitarie sensibili è una misura di sicurezza fondamentale per evitare che, in caso di intercettazione dei dati, questi possano essere letti senza la chiave di crittografia. Le best practice per la crittografia dei dati includono:
- Crittografare i dati a riposo e in transito: Proteggi le informazioni personali sia quando vengono conservate sia quando vengono trasmesse in rete.
- Utilizzare standard di crittografia forti: Verifica che i metodi di crittografia soddisfino gli attuali standard del settore e siano regolarmente aggiornati per affrontare le nuove minacce.
- Implementare pratiche di gestione sicura delle chiavi: Gestire correttamente le chiavi di crittografia per evitare accessi non autorizzati.
Controllo degli accessi e autenticazione
Il controllo dell’accesso ai dati personali è una parte importante della prevenzione degli accessi non autorizzati. Le misure efficaci di controllo degli accessi e di autenticazione comprendono:
- Implementare i controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC): Limita l’accesso alle informazioni personali in base al ruolo di un individuo all’interno dell’organizzazione.
- Utilizzare metodi di autenticazione forti: Implementa l’autenticazione a più fattori (MFA) per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza.
- Rivedere regolarmente i controlli di accesso: Controlla e aggiornare periodicamente i permessi di accesso in modo che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati personali.
Tracce di audit e monitoraggio
Il mantenimento delle tracce di audit e il monitoraggio dell’accesso alle informazioni personali possono aiutare a rilevare le attività sospette e a rispondere a esse. Le best practice per le tracce di audit e il monitoraggio includono
- Implementare meccanismi di logging per registrare tutti gli accessi e le attività che coinvolgono le informazioni personali, al fine di creare un registro di chi ha avuto accesso a quali informazioni e quando.
- Esaminare periodicamente i log di audit per identificare attività insolite o non autorizzate.
- Utilizza strumenti di monitoraggio automatico in grado di rilevare e avvisare automaticamente gli amministratori di potenziali incidenti di sicurezza.
Conseguenze della non conformità
La mancata conformità alle normative HIPAA può portare a gravi conseguenze, tra cui sanzioni finanziarie, azioni legali, danni alla reputazione e significative interruzioni operative.
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