In generale, l’obiettivo delle aziende è creare dei sistemi centralizzati per gestire le risorse IT, il che non include solo hardware, software, reti e infrastrutture, ma anche dati importanti. Spesso ottenere un controllo completo su un ambiente così complesso è difficile (se non impossibile), ma adeguati protocolli di gestione delle risorse possono aiutare le organizzazioni ad avvicinarsi a questo obiettivo. La gestione delle risorse semplifica la gestione dei budget, l’utilizzo degli strumenti di analisi, la protezione dei dati e l’ottimizzazione dell’ambiente IT.
In questo articolo analizzeremo gli aspetti più importanti della gestione delle risorse IT e i concetti a essa correlati.
Questo articolo tratterà i seguenti argomenti:
- Cos’è la gestione delle risorse IT (ITAM)?
- Cos’è il ciclo di vita di una risorsa?
- Le fasi del ciclo di vita di una risorsa
- Perché la gestione del ciclo di vita delle risorse è importante?
- Quali sono le procedure consigliate per l’ITAM e per la gestione del ciclo di vita delle risorse IT?
Cos’è il ciclo di vita di una risorsa?
Il ciclo di vita di una risorsa IT è la serie progressiva di fasi coinvolte nella gestione della risorsa. Inizia con la pianificazione nel momento in cui i responsabili identificano la necessità della risorsa e prosegue fino al termine del suo periodo utilizzo (vita) e quindi alla rimozione della risorsa dall’inventario. L’importanza del ciclo di vita di una risorse è legata a fattori quali costo, criticità e affidabilità.
Il valore, l’utilizzo e lo stato delle risorse IT sono questioni importanti dal punto di vista economico e operativo. Per questo motivo, quasi tutte le organizzazioni tengono in qualche modo traccia delle proprie risorse, anche se ciò significa utilizzare un processo informale o ad hoc. Oltre ai motivi logistici, la gestione delle risorse aiuta anche nella manutenzione e nel mantenere attivo in modo continuo un ambiente IT. Se questi aspetti vengono trascurati, le organizzazioni avranno a che fare con guasti, tempi di inattività e sostituzioni di emergenza.
Sebbene ogni ciclo di vita abbia caratteristiche specifiche a seconda della risorsa, le fasi di cui si compone rimangono sempre le stesse. Per esempio, il ciclo di vita di un tablet è molto diverso da quello di un server, ma affronteranno comunque le stesse fasi, nello stesso ordine. Indipendentemente dalla risorsa, le considerazioni sul ciclo di vita sono sempre le stesse.
Le fasi del ciclo di vita di una risorsa
Il ciclo di vita di ogni risorsa prevede quattro fasi:
1. Creazione/acquisizione
Il ciclo inizia qui, durante la prima fase, in cui viene identificata una necessità e si prendono decisioni sulla creazione o acquisizione della risorsa. A questo punto la risorsa viene selezionata, distribuita, configurata e inventariata accuratamente. Si tratta di un passaggio fondamentale, poiché gli errori commessi qui possono portare a notevoli problemi in futuro. Se si sceglie la risorsa sbagliata, o se viene configurata in modo errato, è possibile che le fasi successive ne risentano e potrebbero volerci anni prima che la risorsa possa essere sostituita.
2. Utilizzo
Se tutto va come previsto, la fase dell’utilizzo è quella in cui la risorsa rimane più a lungo. Si tratta essenzialmente del momento in cui la risorsa viene utilizzata per lo scopo previsto e svolge la sua funzione. È bene tenere presente che alcuni uniranno la fase dell’utilizzo alla fase successiva, cioè quella della manutenzione. Dal punto di vista temporale può avere senso, dato che la risorsa viene sottoposta a manutenzione durante il suo utilizzo. Ma, combinandole, si rischia di confondere l’intento di queste due fasi.
3. Manutenzione
Nel contesto di un ciclo di vita, la manutenzione si riferisce a tutto il lavoro svolto su una risorsa durante la sua vita utile. Di solito, ciò significa manutenzione preventiva, proattiva, di emergenza e di altro tipo. Se il ciclo di vita viene gestito bene e la risorsa funziona come dovrebbe, è possibile pianificare la maggior parte della manutenzione.
4. Rinnovo/smaltimento
L’ultima fase del ciclo di vita di una risorsa denota la fine della sua vita utile e quindi del suo utilizzo. Questo è spesso il punto in cui si nota veramente il valore del processo di gestione del ciclo di vita, poiché i dati raccolti durante la vita della risorsa consentiranno alla leadership di prendere decisioni migliori in futuro.
Che cos’è la gestione delle risorse IT (ITAM)?
La gestione delle risorse IT, nota anche come ITAM, comprende strategie e procedure consigliate per la gestione e l’ottimizzazione di sistemi IT, hardware, processi e dati di un’organizzazione.
Nota: per risorsa IT si intende qualsiasi informazione, sistema, software o hardware di proprietà dell’organizzazione utilizzati nel corso del normale funzionamento.
Gran parte dell’ITAM è responsabile dell’implementazione, del monitoraggio e della manutenzione delle risorse IT. Ciò include valutare la disposizione di tali risorse e determinare se è necessario ottimizzarle, sostituirle o aggiornarle a una tecnologia più recente o più adatta alle necessità. Sostanzialmente, la gestione delle risorse consiste nell’inventario e nel tracciamento di tutte queste risorse in modo che la leadership dell’organizzazione possa prendere decisioni strategiche su acquisti e spese per l’IT.
Perché la gestione del ciclo di vita delle risorse IT è importante
La gestione del ciclo di vita delle risorse IT non si limita semplicemente alla creazione di un inventario delle risorse. I veri vantaggi derivano dall’acquisizione continua dei dati delle risorse per massimizzare i rendimenti, ridurre al minimo i rischi e aumentare il valore operativo. Utilizzando al meglio le risorse attuali, i responsabili IT possono evitare acquisti non necessari, ridurre le licenze software e i costi di supporto, eliminare gli sprechi e migliorare l’efficienza complessiva.
Inoltre, le corrette procedure ITAM (così come il software di gestione delle risorse) possono aiutare le organizzazioni a evitare alcuni degli errori più comuni nella gestione delle risorse IT. Se i processi non vengono implementati, le organizzazioni tendono a trascurare parti fondamentali del ciclo di vita, come la manutenzione proattiva, la configurazione iniziale e la pianificazione della fine del ciclo di vita.
La gestione del ciclo di vita genera profitti elevati grazie all’alto costo degli errori che aiuta a evitare.
Come ulteriore conferma, l’IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) afferma che il valore a lungo termine delle procedure consigliate dell’ITAM è ben documentato. Questo valore si può individuare osservando la riduzione dei costi, il migliore supporto per gli utenti finali, il maggiore controllo delle risorse IT, le comunicazioni semplificate, i rischi ridotti nella governance, la migliore conformità e sicurezza del software, il maggiore supporto per la sicurezza e per la capacità di intervento in caso di disaster recovery e in processi decisionali strategici e gestione del budget migliori.
Best practice per la gestione del ciclo di vita IT e per l’ITAM
L’IAITAM definisce anche 12 aree chiave del processo (Key Process Areas, KPA) per l’ITAM. Eccole elencate queste best practice, con spiegazioni annesse:
- Processo del programma: la gestione delle risorse IT dovrebbe essere centralizzata e documentata durante tutte le fasi del ciclo di vita. È necessaria una documentazione cartacea in modo che le organizzazioni possano sviluppare strategie e supportare costantemente l’attività IT.
- Gestione del programma: i programmi di gestione delle risorse dovrebbero essere ben organizzati e attenersi a tutte le procedure consigliate. Seguire una struttura prestabilita per questo processo aiuta a guidare le organizzazioni nella definizione di una strategia ITAM.
- Gestione dei criteri: tutti i criteri devono essere documentati e applicati nell’iniziativa ITAM anche per le stesse risorse IT. È necessario che i criteri siano chiari e comprensibili per i dipendenti e per tutte le principali parti interessate, in modo da favorirne la conformità.
- Gestione della comunicazione e della formazione: è essenziale una cultura organizzativa che supporti l’educazione, la consapevolezza e la formazione continue sui criteri ITAM. Questa fase aiuterà la gestione del cambiamento man mano che il programma si sviluppa.
- Gestione del progetto: la gestione delle risorse IT richiede una forte leadership per garantire che le iniziative siano organizzate ed efficienti. Una gestione dei progetti efficace può aiutare le organizzazioni a raccogliere le risorse necessarie per distribuire e mantenere le risorse IT.
- Gestione della documentazione: la documentazione relativa alle risorse IT (prove di acquisto, licenze software, certificati di autenticità ecc.) deve essere organizzata e conservata per l’intero ciclo di vita delle risorse IT.
- Gestione finanziaria: la gestione finanziaria delle risorse IT è fondamentale per ridurre le spese e gli sprechi. È importante concentrarsi su budget, riconciliazione delle risorse immobilizzate, chargeback, preparazione degli audit finanziari, riconciliazione delle fatture, previsioni e fatturazione.
- Conformità e normative: le strategie ITAM dovrebbero concentrarsi sulla riduzione al minimo dei rischi e sulla preparazione dell’organizzazione per gli audit.
- Gestione dei fornitori: i fornitori di terze parti sono fondamentali per l’ITAM. Dovresti stabilire un protocollo di comunicazione e documentare tutte le comunicazioni con tali fornitori.
- Gestione delle acquisizioni: è consigliabile raccogliere i requisiti per le risorse IT all’inizio della prima fase del loro ciclo di vita, prima che vengano acquisite o distribuite. Fai in modo di avere una comprensione completa di tutti gli standard, i criteri e i processi del ciclo di vita delle tue risorse IT.
- Identificazione delle risorse: ogni singola risorsa IT deve essere identificata e inventariata in modo da semplificarne l’individuazione e l’indirizzamento.
- Gestione dello smaltimento: la maggior parte delle risorse IT, a un certo punto, avrà bisogno di una “strategia di uscita”. Pianifica il modo in cui smaltire queste risorse alla fine del loro ciclo di vita, comprese le eventuali sostituzioni, se necessarie.
Migliora il tuo ITAM con i campi personalizzati di NinjaOne
Una strategia efficace di gestione delle risorse IT può trarre grandi vantaggi da strumenti progettati per automatizzare e semplificare i vari processi. Uno strumento come NinjaOne, per esempio, che offre capacità avanzate di personalizzazione e automazione attraverso l’uso di campi personalizzati.
I campi personalizzati di NinjaOne nella gestione del ciclo di vita delle risorse
La funzionalità dei campi personalizzati di NinjaOne, introdotta nel 2021, permette alle organizzazioni di catturare informazioni aggiuntive, cruciali per gestire il ciclo di vita delle risorse IT. NinjaOne fornisce in modo nativo data point estesi che includono informazioni su processori, memoria, unità disco, schede di rete, e i campi personalizzati possono essere impostati per tenere traccia di aspetti unici e diversi di ogni risorsa che possono rivelarsi fondamentali per un’azienda.
Per esempio, puoi creare campi personalizzati per gestire:
- Lo stato di una risorsa: Dividi le risorse in categorie basate sul loro stato (per esempio Operativo – assegnato, in riparazione, dismesso).
- Proprietario della risorsa: Tieni traccia di chi possiede un dispositivo, con allegate le sue informazioni di contatto.
- Centro di costo: Individua il centro di costo associato a ogni risorsa, per gestire al meglio il budget e tenere traccia della situazione finanziaria.
I campi personalizzati rendono più facile il monitoraggio dello stato, della posizione e del proprietario di una risorsa, assicurando che i responsabili IT abbiano tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni consapevoli. Inoltre, questi dati posso essere recuperati e usati nei report all’interno della piattaforma NinjaOne, per ottenere informazioni approfondite e trasferirle in tempo reale nell’inventario delle risorse IT.
Vediamo come impostare un modulo di base per la gestione del ciclo di vita delle risorse, utilizzando i campi personalizzati. Imposteremo diversi campi personalizzati, tra cui:
- Stato della risorsa
- Proprietario della risorsa
- Indirizzo e-mail del proprietario della risorsa
- Numero di telefono del proprietario della risorsa
- Centro di costo
Lo stato della risorsa è utilizzato per definire lo stato operativo della risorsa. Vogliamo che gli stati siano definiti da categorie preimpostate. Creeremo quindi un campo con i seguenti attributi:
- Etichetta: Stato della risorsa
- Nome: StatoRisorsa
- Tipo di campo: Menu a tendina
- Tecnico: Modificabile
- Valori di opzione: Varieranno in base alle tue esigenze
- Operativo – Assegnato: per i dispositivi che sono stati assegnati a un utente
- Operativo – Non assegnato: per i dispositivi che possono essere assegnati ma non sono stati assegnati a un utente
- In riparazione – Per i dispositivi in possesso dell’IT e in fase di riparazione
- Smarrito – Per i dispositivi che non sono più in possesso dell’organizzazione
- Dismesso – per i dispositivi non più gestiti
Proprietario della risorsa sarà un campo di testo che contiene il nome del proprietario della risorsa.
- Etichetta: Proprietario della risorsa
- Nome: ProprietarioRisorsa
- Tipo di campo: Testo
- Tecnico: Modificabile
Indirizzo e-mail del proprietario della risorsa sarà un campo di tipo e-mail che ospiterà l’indirizzo e-mail del proprietario della risorsa.
- Etichetta: Proprietario
- Nome: Emailproprietario
- Tipo di campo: E-mail
- Tecnico: Modificabile
Numero di telefono del proprietario della risorsa sarà un campo di tipo Telefono che ospiterà il numero di telefono del proprietario della risorsa.
- Etichetta: Numero di telefono del proprietario
- Nome: TelefonoProprietario
- Tipo di campo: Telefono
- Tecnico: Modificabile
Centro di costo viene utilizzato per identificare i costi di hardware, software e assistenza associati a un dispositivo.
- Etichetta: Centro di costo
- Nome: CentrodiCosto
- Tipo di campo: Menu a tendina
- Tecnico: Modificabile
- Valori di opzione: Varieranno in base alle tue esigenze
- Marketing
- Vendite
- Finanza
- Ingegneria
- Operazioni
Probabilmente questi campi saranno utilizzati su tutti i dispositivi, quindi li imposteremo come campi personalizzati globali.
Una volta compilati, sarà facile ricevere report e cercare questi campi in NinjaOne.
Per ulteriori dettagli su come impostare e usare i campi personalizzati in NinjaOne, fai riferimento a Come fornire strumenti self-service per l’utente finale in NinjaOne.
Conclusioni
I cicli di vita delle risorse interessano ogni area dell’azienda, non solo il dipartimento IT. Le risorse fondamentali per le operazioni svolgono un ruolo importante a partire dal momento in cui vengono acquisite fino al momento dello smaltimento.
Se scelte, configurate e gestite in modo adeguato, le risorse IT possono portare un ritorno sull’investimento ancora maggiore riducendo al minimo i problemi imprevisti. Se non si presta la dovuta attenzione alle fasi del ciclo di vita, queste risorse possono avere un impatto negativo sull’azienda e i suoi dipendenti.
Se un’organizzazione è veramente interessata a implementare una soluzione di gestione delle risorse IT, come probabilmente dovrebbe essere, la comprensione dei cicli di vita delle risorse dovrà essere parte integrante di una strategia di manutenzione preventiva, oltre che della pianificazione e del budget con uno sguardo allo futuro.
La gestione del ciclo di vita delle risorse può essere uno strumento straordinario per aumentare il potenziale di profitto, la durata delle risorse, la produttività totale, la soddisfazione dei lavoratori e tanto altro, purché vengano seguite le best practice correlate.
