Che si tratti di un’azienda esistente o di una nuova startup, hai bisogno di un numero di telefono per consentire ai tuoi clienti di mettersi in contatto con te. Fino a poco tempo fa, quasi tutte le aziende avevano una linea telefonica fissa, o POTS (plain old telephone service). Oggi, tuttavia, la tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) sta rapidamente sostituendo i tradizionali sistemi di telefonia cablati.
Cosa sono i numeri di telefono VoIP?
Il servizio di telefonia VoIP viene trasmesso via Internet invece che attraverso i tradizionali cavi telefonici. I numeri di telefono VoIP, noti anche come numeri di telefono virtuali, non sono legati a una linea telefonica fisica specifica, ma vengono trasmessi attraverso Internet, consentendo agli utenti di effettuare e ricevere chiamate utilizzando la propria connessione Internet.
Con un numero di telefono VoIP, è possibile effettuare chiamate da qualsiasi parte del mondo con un segnale Internet. Con il servizio di telefonia VoIP, i limiti geografici non sono più una barriera, consentendo alle aziende di espandere la propria portata e di connettersi con clienti e collaboratori a livello globale.
Vantaggi dei numeri di telefono VoIP per le aziende
Anche disponi di una linea telefonica fissa tradizionale o di un telefono cellulare, ci sono dei vantaggi del VoIP utilizzando un servizio telefonico basato su Internet per la tua azienda.
Vantaggi del VoIP: Qualità
L’audio di alta qualità è uno dei principali vantaggi del VoIP per le aziende. A differenza dei sistemi di telefonia tradizionali, che possono soffrire di interferenze statiche o di una scarsa qualità delle chiamate, le chiamate VoIP vengono trasmesse su Internet utilizzando segnali digitali. In questo modo si ottiene un audio chiaro e una connessione affidabile, in modo che le chiamate di lavoro non subiscano interruzioni.
Vantaggi del VoIP: Flessibilità
I numeri telefonici VoIP offrono una flessibilità che non si trova nei sistemi di telefonia tradizionali. Le normali linee telefoniche fisse sono legate ad una posizione specifica e spostare il proprio numero di telefono richiede sforzi e costi. Tuttavia, con un numero di telefono VoIP, puoi portare il tuo numero con ovunque tu vada. Il tuo numero di telefono VoIP rimane invariato, a prescindere dal fatto che tu stia viaggiando, trasferendo il tuo ufficio o lavorando da remoto, assicurandoti di non perdere mai una chiamata importante.
Vantaggi del VoIP: Costo
Il risparmio sui costi è un aspetto importante per qualsiasi azienda ed i numeri telefonici VoIP possono aiutare a ridurre le spese di comunicazione. I sistemi di telefonia tradizionali spesso comportano costi elevati di installazione, apparecchiature e manutenzione, e possono comportare costi per le chiamate a lunga distanza.
Con i numeri di telefono VoIP non dovrai affrontare le stesse spese. Non sono necessari hardware e infrastrutture costose e puoi usare un normale telefono analogico per chiamare con il VoIP. A seconda del piano di servizio, le chiamate internazionali possono essere trattate come chiamate locali quando vengono effettuate via Internet. Se la tua azienda effettua regolarmente chiamate internazionali, un numero di telefono VoIP potrebbe essere più conveniente.
Vantaggi del VoIP: Mobilità
Puoi utilizzare il tuo numero di telefono VoIP per effettuare e ricevere chiamate dal tuo smartphone, tablet o laptop, purché tu abbia una connessione a Internet. Ciò ti permette di essere reperibile telefonicamente anche quando sei lontano dall’ufficio, migliorando la produttività e la reattività.
Vantaggi del VoIP: Funzionalità
I numeri di telefono VoIP sono dotati di tutte le stesse funzionalità offerte dai telefoni fissi, tra cui inoltro delle chiamate, segreteria telefonica, registrazione delle chiamate, risponditori automatici e altro ancora. Poiché i numeri telefonici VoIP sono digitalizzati, è facile aggiungere o rimuovere funzionalità, offrendo la flessibilità di personalizzare il sistema telefonico per soddisfare le tue esigenze specifiche.
Come ottenere un numero VoIP
Adesso che ne conosci i vantaggi, probabilmente vorrai sapere come ottenere un numero VoIP per la tua organizzazione. Fortunatamente, il processo è relativamente semplice. Per ottenere il servizio VoIP e i numeri necessari è necessario seguire alcuni passaggi chiave.
Scegli un fornitore di servizi VoIP
Il primo passo consiste nel selezionare un fornitore di servizi VoIP. Con molti fornitori disponibili, è importante ricercare e confrontare le loro offerte, come le caratteristiche, l’assistenza clienti e le tariffe.
Iscriviti e seleziona un piano
Dopo aver scelto un fornitore, dovrai iscriverti al suo servizio e selezionare un piano adatto alle tue esigenze aziendali. La maggior parte dei provider offre piani diversi in base al numero di utenti, ai minuti e alle funzionalità incluse. Nella scelta del piano, considera le dimensioni dell’azienda, il volume delle chiamate e la crescita prevista.
Esegui la portabilità di un numero esistente o ottieni un nuovo numero
È possibile eseguire la portabilità del numero di telefono attuale al servizio VoIP o ottenerne uno nuovo. La portabilità consente di mantenere il numero aziendale esistente, mentre l’ottenimento di un nuovo numero ti permette di scegliere un numero locale o gratuito in linea con i tuoi obiettivi aziendali.
Imposta e configura
L’impostazione e la configurazione del sistema telefonico possono richiedere l’installazione di software o applicazioni sui dispositivi, a seconda del servizio scelto. È inoltre necessario configurare le funzionalità desiderate. La maggior parte dei fornitori offre interfacce e guide di facile utilizzo per assistere l’utente nel processo di configurazione.
Testa e inizia
Una volta configurato il sistema telefonico VoIP, testalo per assicurarti che tutto funzioni come previsto. Effettua chiamate di prova, verifica la qualità delle chiamate e assicurati che tutto funzioni correttamente. Non appena i risultati saranno soddisfacenti, potrai iniziare a utilizzare il tuo sistema telefonico VoIP nella tua azienda.
Cosa cercare in un fornitore di servizi VoIP
La scelta del giusto fornitore di servizi VoIP per la tua azienda dipende da diversi fattori essenziali. Prima di decidere, considera questi aspetti fondamentali.
Assistenza clienti
Un’assistenza clienti affidabile è fondamentale per qualsiasi servizio basato sulla tecnologia. Il tuo fornitore di servizi VoIP dovrebbe offrire un’assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, attraverso diversi canali, come telefono, e-mail e chat dal vivo. Un team di assistenza rapido e competente può aiutarti a risolvere eventuali problemi e a ridurre al minimo i tempi di inattività della tua azienda. Devono inoltre avere un’interfaccia facile da usare per la configurazione e l’amministrazione.
Tariffe
Confronta le tariffe dei diversi fornitori di servizi VoIP per trovare un equilibrio tra convenienza e qualità. Considera sia i costi iniziali, come le spese di installazione e le spese per l’hardware, sia i costi mensili correnti. Presta inoltre attenzione ad eventuali costi aggiuntivi. Alcuni operatori applicano tariffe per le chiamate internazionali in determinate aree o addebitano costi per il superamento dei limiti di utilizzo. Per scegliere il piano più adatto, è necessario conoscere le proprie abitudini telefoniche.
Funzionalità
Valuta le funzionalità offerte dai diversi fornitori e stabilisci quali sono essenziali per la tua azienda. Tra le funzioni più diffuse vi sono la trascrizione da casella vocale a email, la reception virtuale e l’analisi delle chiamate. Scegli il provider che offre le funzionalità necessarie per gestire efficacemente le comunicazioni aziendali.
Integrazione di terze parti
Se la tua azienda utilizza altri software o strumenti, assicurati che il tuo fornitore di servizi VoIP offra una perfetta integrazione con tali sistemi. L’integrazione può snellire i flussi di lavoro e migliorare la produttività, consentendo di sincronizzare i contatti, accedere ai registri delle chiamate e integrarsi con le piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o di helpdesk.
Vantaggi del VoIP per le aziende
La flessibilità è fondamentale per le aziende di oggi. I numeri di telefono VoIP offrono la flessibilità necessaria in una soluzione di comunicazione moderna, versatile e conveniente. Tali numeri di telefono virtuali non solo migliorano l’immagine professionale della tua azienda, ma offrono anche funzionalità che semplificano le attività amministrative senza i costi esorbitanti tipicamente associati ai telefoni fissi tradizionali.
Grazie a una comprensione approfondita delle esigenze di comunicazione della tua azienda e seguendo i passaggi chiave su come ottenere un numero VoIP e valutare i fornitori, puoi scegliere il sistema VoIP che offre le funzionalità che desideri a un prezzo competitivo. Il tuo numero di telefono VoIP è un investimento che si rivelerà un bene prezioso per la propria azienda.
