Nel frenetico panorama digitale di oggi, le aziende cercano costantemente modi per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e rimanere competitive. Le organizzazioni ricche di risorse scoprono che automatizzare le attività ripetitive, la semplificazione dei processi e la risoluzione dei problemi senza l’intervento umano possono rivoluzionare il modo in cui le organizzazioni operano. Questo articolo approfondisce i vantaggi dell’automazione e fornisce spunti per promuovere una cultura dell’automazione all’interno della propria azienda, con il supporto di fonti ed esempi pertinenti.
Perché l’automazione è importante
Il valore fondamentale dell’automazione risiede nel suo potenziale di risparmio di tempo e risorse. Secondo un rapporto di McKinsey, automatizzare può far risparmiare alle aziende fino al 20% del tempo dedicato alle attività ripetitive. Immagina un grafico che rappresenti la risoluzione dei problemi, dal primo livello di assistenza al terzo livello. Man mano che si sale di livello, i costi e i tempi richiesti aumentano progressivamente. Passando le attività dal terzo livello al self-service o all’automazione completa, è possibile ottenere riduzioni sostanziali dei costi. Automatizzare riduce al minimo la necessità di intervento umano, generando in ultima analisi un valore aziendale significativo.
Considera lo scenario del passaggio di un’attività da un tecnico di supporto di terzo livello all’automazione o al self-service. Sebbene possano esserci dei costi iniziali associati alla creazione e alla manutenzione del flusso di lavoro di automazione, ciò elimina la necessità di un continuo coinvolgimento umano. Nel tempo, e su larga scala, questo può ridurre significativamente i costi operativi. Anche se non hai gli strumenti per misurare con precisione questi vantaggi, la logica è chiara: il passaggio dai livelli superiori al self-service o all’automazione porterà a una sostanziale riduzione dei costi.
Automatizza le operazioni semplici
Per dare il via al tuo viaggio nell’automazione, è saggio iniziare con i processi a basso impatto. Identifica le attività che possono essere automatizzate subito. Inizia analizzando i dati dei ticket e classificando le attività per tipo e volume. Concentrati sulle attività che generano il maggior numero di ticket, in quanto automatizzare tali attività consentirà un notevole risparmio di tempo.
Inoltre, cerca i compiti che vengono svolti frequentemente ma che sono relativamente semplici. Anche se riesci a risparmiare solo pochi minuti per ciascuna di queste attività, l’impatto cumulativo può essere significativo. L’automazione non deve limitarsi ai processi complessi; anche le attività più piccole e ripetitive (come la distribuzione del software, il patching, l’avvio del backup e altro) possono garantire un prezioso risparmio di tempo.
Un altro approccio consiste nell’identificare i processi che possono essere raggruppati in azioni con un solo clic. Riducendo il numero di clic necessari per completare un’attività, risparmierai tempo e migliorerai l’efficienza. Inoltre, considera la possibilità di automatizzare i compiti legati alla raccolta di informazioni, che in genere comportano un basso rischio e possono far risparmiare molto tempo.
Automatizza le operazioni complesse
Automatizzare i compiti semplici è utile, ma non bisogna fermarsi a questo. Investire per automatizzare processi complessi può offrire vantaggi sostanziali, soprattutto in attività come l’installazione di suite software, dove le dipendenze fanno sì che un’azione ne inneschi un’altra. Esamina le attività che di solito si basano sull’accesso remoto e valuta se possono essere automatizzate. Ad esempio, automatizzare le attività di manutenzione o configurazione dei dispositivi dietro le quinte senza dover accedere da remoto ad una macchina, disturbando potenzialmente un utente, può far risparmiare tempo e produttività.
Uno dei fondamentali vantaggi dell’automazione è la sua capacità di ridurre gli errori umani. Secondo l’IBM Institute for Business Value, automatizzare può ridurre i tassi di errore fino al 95%. Automatizzare i processi in più fasi garantisce la standardizzazione e la coerenza delle operazioni. In questo modo si riducono le possibilità di errori dovuti a sviste umane.
L’obiettivo finale è l’automazione ad ciclo completamente chiuso (rilevamento e risoluzione dei problemi) senza alcun intervento umano. Anche per le questioni più complesse, è possibile progettare automazioni per identificare i problemi e avviare automaticamente le risoluzioni. Ciò non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche una risposta rapida agli incidenti critici.
Automatizza flussi di lavoro completi
Valuta la possibilità di automatizzare interi flussi di lavoro, soprattutto quelli che prevedono più fasi o processi complessi. Un esempio lampante è l’automatizzazione dell’onboarding dei nuovi dispositivi. Tale processo spesso include la distribuzione delle applicazioni, le modifiche alla configurazione e l’aggiunta di utenti. Automatizzare questi passaggi non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche il rischio di errori durante l’onboarding.
Guarda oltre i semplici compiti e pensa a processi che si sviluppano in più fasi. Automatizzare flussi di lavoro complessi può avere un impatto profondo sull’efficienza e sull’accuratezza. Ad esempio, l’implementazione e la configurazione delle VPN, il loro monitoraggio per individuare potenziali problemi e la loro risoluzione automatica possono semplificare notevolmente la gestione della rete.
Sfrutta gli strumenti di automazione che ti consentono di creare flussi di lavoro complessi utilizzando campi personalizzati e condizioni di risultato degli script. Ciò consente di creare automazioni complesse e in più fasi che rispondono a esigenze aziendali specifiche. Scopri come automatizzare la configurazione di un nuovo dispositivo e anche come Cloud4X è riuscita a ottimizzare il suo processo di configurazione dei dispositivi.
“Con le automazioni che abbiamo integrato in NinjaOne, l’onboarding di un nuovo dispositivo richiede 10 minuti in termini di manodopera, e può farlo anche un tecnico di primo livello. Si tratta di una riduzione del 95% delle ore di lavoro”.
Leo Raikhman, Direttore e Co-fondatore, Cloud4x Enterprise Systems
Altre opportunità per automatizzare
L’automazione non si limita alle operazioni IT. Esamina la possibilità di automatizzare le attività relative alla documentazione e agli aspetti amministrativi del ticketing. Automatizzare può aiutare a mantenere una documentazione aggiornata e a snellire i processi amministrativi, facendo risparmiare tempo e risorse al tuo team.
Inoltre, è necessario concentrarsi sull’automazione delle attività relative al monitoraggio e agli avvisi. Impostando avvisi automatici per condizioni specifiche, è possibile affrontare in modo proattivo i potenziali problemi prima che un utente debba richiedere l’assistenza e garantire un funzionamento più fluido.
Promuovere una cultura dell’automazione
Per sfruttare veramente la potenza dell’automazione, è necessario promuovere una cultura dell’automazione all’interno della propria organizzazione. Ecco alcuni passi fondamentali per raggiungere questo obiettivo:
- Definisci una strategia e degli obiettivi chiari: Inizia a delineare la tua strategia di automazione e a stabilire obiettivi chiari. Stabilisci quali processi automatizzare e assicurati di avere la maturità operativa necessaria per sostenere gli sforzi necessari ad automatizzare.
- Ottieni il consenso dei dirigenti: Spiega, in termini aziendali, il risparmio di tempo e denaro che si può ottenere liberando tempo per i tecnici per testare la creazione e misurare l’impatto dei flussi di lavoro automatizzati.
- Ottieni il consenso del team: Incoraggia ogni membro del tuo team a identificare le opportunità per automatizzare. Secondo un’indagine di TechRepublic, il 67% dei professionisti IT ritiene che l’automazione migliori la soddisfazione lavorativa. Analizza la possibilità di giocare o incentivare il processo per promuovere l’adozione dell’automazione. Potenzialmente, per sfruttare appieno le capacità dell’automazione, è necessario potenziare o assumere membri del team con competenze di scripting.
- Programma riunioni incentrate sull’automazione: Organizza regolarmente riunioni del team per discutere le idee di automazione, rivedere le automazioni esistenti e misurarne l’impatto. Tali discussioni manterranno gli sforzi di automazione sulla strada giusta.
- Misura e monitora i risultati: Misura costantemente i risultati delle iniziative di automazione. Mostra i risparmi di tempo e di risorse ottenuti grazie all’automazione per rafforzarne il valore.
- Fornisci ambienti non di produzione: Crea ambienti per il test e la convalida di nuove automazioni per ridurre i rischi associati all’implementazione di processi non testati.
L’automazione è una forza di trasformazione che può rivoluzionare il modo in cui opera la tua organizzazione. Automatizzando attività semplici e complesse, è possibile aumentare l’efficienza, ridurre i costi, minimizzare gli errori e migliorare l’esperienza degli utenti. Tuttavia, la vera chiave del successo sta nel promuovere una cultura dell’automazione in cui ogni membro del team contribuisce attivamente a identificare e implementare le opportunità di automazione. Abbraccia l’automazione come potente strumento per guidare l’innovazione e la competitività nell’era digitale.
In conclusione, la creazione di una cultura dell’automazione non riguarda solo la tecnologia, ma anche la mentalità e la collaborazione. Inizia oggi stesso il tuo viaggio e raccoglierai i risultati di una maggiore efficienza e innovazione.
