Sia che le operazioni si svolgano senza problemi, sia che si verifichino degli intoppi, la domanda rivolta all’IT è sempre la stessa: “Ma per cosa ti paghiamo?” Invece di considerare l’IT come un elemento vitale del puzzle, le organizzazioni spesso lo considerano un elemento di costo, il che porta a una percezione distorta dell’importanza dell’IT, soprattutto in assenza di reportistica. I team IT devono spesso affrontare difficoltà simili quando cercano di dimostrare il valore dell’IT:
- Comunicare gli aggiornamenti tecnici a un pubblico non tecnico
- Allineare le priorità tecniche con gli obiettivi aziendali per raccontare una storia convincente
- Concentrare le informazioni importanti in qualcosa di facilmente comprensibile
Tutte queste difficoltà possono avere conseguenze di vasta portata, tra cui l’impatto sul budget, il consenso dei dirigenti, l’organico futuro e altro ancora. Senza un processo di reportistica completo, potresti finire per sacrificare le risorse di cui avrai bisogno nel futuro.
3 motivi per cui la reportistica IT è importante
- Le misurazioni consentono di raccontare facilmente la propria storia Quando si parla con altre divisioni all’interno di un’organizzazione più ampia, è importante essere in grado di raccontare la tua storia. Questi diversi pubblici potrebbero non avere competenze tecniche avanzate o avere poco tempo per approfondire una lunga descrizione. Con ottime statistiche, si può facilmente raccontare la propria storia in un modo semplice. Puoi anche utilizzare queste storie per dimostrare come l’IT abbia un impatto sugli obiettivi dell’intera organizzazione, dimostrando il proprio valore.
- Ti aiuta nella creazione del business case Come leader dell’IT, spesso dovrai prendere decisioni su budget, acquisti e personale per il futuro. Oppure, nel corso della tua giornata, potrai trovare una lacuna nel flusso di lavoro che necessita di risorse specifiche. In ogni caso, un rapporto già pronto può renderti la vita molto più facile. Mostrando i dati reali (e meglio ancora, allineandoli a un costo monetario), si può più facilmente realizzare un business case per qualsiasi cambiamento che si desidera implementare.
- Ti permette di tenere traccia delle azioni che hanno avuto un impatto I report non sono solo utili per condividere le informazioni con il resto dell’organizzazione, ma possono essere incredibilmente efficaci per il proprio team. I rapporti possono dare visibilità a eventuali inefficienze e mostrare dove si dovrebbe investire di più. In questo modo è possibile prendere le migliori decisioni aziendali in modo tempestivo.
Come costruire un report eccellente
Se non hai ancora realizzato un report o stai cercando un modo per migliorarne uno esistente, ci sono alcune best practice che possono portare il tuo report da buono a ottimo.
- Seleziona i giusti indicatori chiave di prestazione (KPI) Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono la colonna portante del tuo report. Questi dati comunicheranno la tua storia, quindi dovrebbero essere in linea con gli obiettivi aziendali o dell’IT esistenti. È possibile scegliere tra un gran numero di KPI, alcuni dei quali sono riportati nel nostro documento sui parametri del successo IT. I prezzi variano dal costo per ticket al numero di minacce alla sicurezza bloccate. Ma ricordati, troppi KPI possono rendere le cose troppo impegnative e difficili da decifrare, quindi scegli con saggezza!
- Identifica la modalità per ottenere i dati Dovrai lavorare all’interno di ciascuna delle proprie piattaforme per verificare se i dati di cui hai bisogno sono facilmente ottenibili. Potresti essere in grado di trovare tutti i dati all’interno del team IT, ma è possibile che tu debba collaborare con altri reparti per ottenere i dati necessari. È meglio saperlo il prima possibile, prima di addentrarsi troppo in profondità con dati difficili da ottenere.
- Semplifica il processo con modelli di report predefiniti Per fortuna non devi fare tutto il lavoro da solo. Ci sono molte risorse in circolazione che possono aiutarti a realizzare un report con i modelli esistenti. Risorse di terze parti, come Canva o Piktochart, possono aiutarti a progettare report eccellenti in un attimo. In alternativa, è sempre possibile utilizzare Microsoft Office o Google Workspace, che probabilmente sono già implementati nel tuo ambiente.
- Mostra i dati nel contesto Piuttosto che mostrare singoli punti di dati, assicurati che i dati siano mostrati nel contesto, in modo che aiutino a raccontare la storia. Ad esempio, se stai mostrando il costo per ticket e stai cercando di convincere la leadership della necessità di investire in un nuovo strumento di automazione, potresti mostrare l’aumento del costo per ticket nel tempo. Tutti i dati devono sostenere facilmente la storia che stai raccontando.
- Organizza i dati sulla pagina in base ai tipi di flusso di lavoro Sebbene si possano avere report più dettagliati per i rapporti trimestrali o annuali, spesso si combinano diversi flussi di lavoro in un unico rapporto. Ciò implica la necessità di separare le storie di dati nei diversi flussi di lavoro IT (helpdesk, sicurezza, ecc.). Questo aiuta a organizzare i pensieri e a renderli più facili da accettare!
- Esegui regolarmente dei rapporti La reportistica può essere un ottimo strumento per comunicare agli altri team o per utilizzarlo all’interno del proprio team, ma è necessario rimanere coerenti e adattare i report alla frequenza delle riunioni. I rapporti trimestrali saranno molto diversi da quelli annuali e quelli mensili saranno ancora meno impegnativi della pianificazione di un rapporto annuale. Questo potrebbe anche cambiare i KPI che monitori, quindi tienilo presente durante mappatura dei propri report.
Se sei alla ricerca di una guida per la tua prossima attività di reportistica ma non sai da dove iniziare, abbiamo messo a punto una nuova guida, “Parametri del successo IT“, che contiene formule utilizzabili e un elenco di KPI da usufruire per la stesura del tuo prossimo report.
