Per gli MSP e i professionisti IT, la documentazione IT è uno strumento insostituibile, utilizzato per registrare, organizzare e archiviare le informazioni necessarie a svolgere il loro lavoro in modo efficace. Grazie al software di documentazione IT, gli utenti possono iniziare a costruire una solida base di conoscenze organizzative caratterizzate da informazioni fondamentali e accessibili per un ambiente IT sicuro e moderno. Per via della sua versatilità, i responsabili IT cercano costantemente di utilizzare questo software nel lavoro quotidiano.
Che cos’è la documentazione IT?
La documentazione IT consiste nella registrazione e nell’archiviazione di informazioni fondamentali di un ambiente IT. Le informazioni incluse nella documentazione IT possono variare da password e credenziali a configurazioni, SOP e molto altro. Il software di documentazione IT consente di realizzare la documentazione IT in modo rapido ed efficiente.
Perché la documentazione IT è importante
A causa dell’enorme quantità di conoscenze necessarie per supervisionare gli ambienti IT, la documentazione IT assume un ruolo da non sottovalutare. Ogni dettaglio, piccolo o grande che sia, può avere un grande impatto sul funzionamento di una rete. Ad esempio, una password dimenticata di un account Active Directory che non è stata registrata può comportare perdite di tempo e una potenziale vulnerabilità di sicurezza: se la password fosse disponibile in una posizione centralizzata e facilmente accessibile, il problema potrebbe essere risolto senza problemi.
Inoltre, le informazioni registrate possono fornire procedure operative standard aziendali di base o istruzioni rilevanti per il funzionamento dei singoli dispositivi e delle intere reti. Questo è importante perché tali informazioni ricoprono un ruolo centrale nelle responsabilità affidate ai fornitori informatici. Chi si avvale della documentazione IT beneficia anche del suo utilizzo, grazie alla sua semplicità e accessibilità.
Tipi di documentazione IT
Per quanto riguarda la documentazione IT, sono disponibili diversi tipi di informazioni che i professionisti IT potrebbero voler documentare e che contribuiranno al loro successo aziendale. Tali informazioni possono includere documentazione relativa a dispositivi, ambienti, processi, credenziali e piani di risposta agli incidenti.
Documentazione sui dispositivi
La registrazione delle informazioni di un determinato dispositivo consente ai tecnici di ottenere una rapida panoramica dei componenti dei dispositivi. In genere, queste informazioni includono l’indirizzo IP esterno, il sistema operativo e il software sul dispositivo.
Documentazione sull’ambiente
Supervisionare molti ambienti IT rappresenta una vera e propria sfida: può essere difficile ricordare in che modo i diversi dispositivi su una determinata rete sono connessi tra loro. La documentazione sull’ambiente può includere un riferimento, ad esempio mappe di rete, con informazioni su come i diversi dispositivi interagiscono e su come sono interconnessi.
Documentazione di processo
La documentazione di processo è fondamentale per garantire la corretta ed efficace esecuzione delle procedure operative standard. In genere, per un determinato obiettivo o risultato finale, la documentazione di processo indica a chi rivolgersi, quali sono i passaggi da seguire e chi è responsabile dell’approvazione. Inoltre, questo tipo di documentazione è utile nella compilazione delle modalità di acquisizione delle licenze.
Documentazione sulle credenziali
È possibile utilizzare la documentazione IT anche per archiviare informazioni sensibili. Le credenziali come i nomi utente e le password, così come le informazioni MFA sono fondamentali per il funzionamento degli ambienti IT, pertanto è importante conservarle in una posizione accessibile ma sicura. La documentazione IT consente alle aziende di disporre di uno strumento che offre entrambe le cose.
Documentazione sulla risposta agli incidenti
Gli attacchi informatici rappresentano una triste realtà del lavoro nel settore IT. La documentazione sulla risposta agli incidenti può fornire passaggi predefiniti per capire in che modo si è verificata una violazione, cosa è stato colpito e in che modo rispondere alla stessa. Disporre di un piano di risposta agli incidenti consente ai professionisti IT di prepararsi agli attacchi informatici che sicuramente si verificheranno.
Modelli di documentazione IT
Grazie alla creazione di modelli di documentazione IT, non è necessario ripartire da zero. I modelli possono rendere più efficienti le attività di documentazione, fornendo caselle di testo predefinite e standardizzate dove inserire informazioni specifiche. Inoltre, semplificano la creazione di record, poiché sono ripetibili ed efficienti. I tecnici non devono più impiegare tempo o sforzi aggiuntivi a cercare di capire quali informazioni è necessario registrare.
Sono disponibili diversi modelli di documentazione IT per aumentare l’efficienza aziendale. Di seguito vengono riportati alcuni modelli di documentazione IT forniti dallo strumento di documentazione IT di NinjaOne, che possono rivelarsi utili per la tua azienda.
Modello di Active Directory
Per chi gestisce ambienti IT locali, i server Active Directory (AD) costituiscono un elemento essenziale dell’infrastruttura con cui si interagisce regolarmente. Questo ampio database gestisce l’identità e l’accesso, pertanto è importante assicurarsi di disporre delle informazioni adeguate per accedere. La documentazione dettagliata AD contribuisce a garantire che, qualora si verifichi un problema, sia necessario apportare modifiche o interagire con il server, tu disponga di tutto l’occorrente per farlo.
Modello di fatturazione
Sebbene le informazioni di fatturazione vengano solitamente gestite tramite l’automazione di servizi professionali (PSA), la documentazione delle informazioni di fatturazione dei clienti nell’RMM può essere utile per i tecnici. Dal momento che i tecnici si occupano di monitoraggio e aggiornamento, devono semplicemente accedere all’RMM e non al PSA. Tuttavia, se si verifica una situazione in cui un tecnico ha bisogno di rivolgersi al contatto di fatturazione, ricercare gli accordi sul livello del servizio (SLA) o conoscere quali servizi specifici fornire, puoi documentare tali informazioni in una sezione di fatturazione per l’organizzazione.
Modello per contatti chiave
La documentazione per i contatti chiave è molto utile nella gestione degli ambienti IT. I modelli per i contatti chiave possono includere informazioni di contatto per i responsabili dell’approvazione di nuovi dipendenti, dell’aggiunta di nuovi servizi o dell’acquisto di hardware o software. Disporre di questi contatti chiave consente di capire a chi rivolgersi per approvare azioni specifiche.
L’elenco completo dei modelli di documentazione disponibili nello strumento di NinjaOne per la Documentazione IT comprende:
- Modello di documentazione Active Directory
- Modello di documentazione per le applicazioni
- Modello di documentazione per il backup
- Modello di documentazione per le e-mail
- Modello di documentazione per la condivisione di file
- Modello di documentazione della rete
- Modello di documentazione Internet/WAN
- Modello di documentazione LAN
- Modello di documentazione per le password
- Modello di documentazione sulla stampa
- Modello di documentazione sull’accesso remoto
- Modello di documentazione sulla sicurezza
- Modello di documentazione sui fornitori
- Modello di documentazione sulla virtualizzazione
- Modello di documentazione Voice/PBX
- Modello di documentazione wireless
Strumenti di documentazione IT
La documentazione IT è indubbiamente essenziale, in particolare per gli MSP e i professionisti IT, ma come si documentano le informazioni IT fondamentali in modo efficiente? Esistono molti strumenti per la documentazione, ma non tutti svolgono in modo efficiente la funzione di strumento per la documentazione IT. Di seguito vengono riportati i diversi livelli di strumenti di documentazione IT.
Assenza di documentazione
Il livello minimo di documentazione IT è rappresentato dall’assenza di documentazione, il che significa che non sono presenti strumenti o sistemi per registrare le informazioni aziendali importarti. Quando un’azienda IT non documenta i dettagli, corre il rischio di perdere informazioni fondamentali interne o sui clienti. Le informazioni non documentate o non organizzate possono portare a operazioni aziendali inefficienti o alla perdita totale dei clienti.
Documenti e fogli di calcolo
L’inserimento di informazioni aziendali su documenti o fogli di calcolo rappresenta il livello successivo della documentazione IT. In questo livello, le informazioni vengono effettivamente registrate. Tuttavia, i singoli documenti sono difficili da condividere con tutta l’azienda. Non è molto diverso dalla situazione in cui i dipendenti scrivono le informazioni su un foglio al quale solo poche persone hanno accesso.
Wiki interno
Un ulteriore strumento di documentazione IT è il wiki interno, ovvero un luogo nel quale è possibile archiviare e consultare i documenti aziendali interni e dal quale i dipendenti aziendali possono lavorare su di essi. I wiki interni sono uno strumento eccellente per consentire ai dipendenti di collaborare per trovare informazioni, gestire record e contenuti e migliorare la documentazione. Per quanto riguarda la documentazione IT, il software di wiki interno non si rivela all’altezza poiché chiunque può apportarvi modifiche e non è possibile mantenere riservate le informazioni.
Strumento di documentazione IT
Il miglior strumento di documentazione per la registrazione delle informazioni IT è uno appositamente progettato per questo scopo. Gli strumenti di documentazione IT consentono alla tua azienda di registrare importanti informazioni in modo semplice. La documentazione di NinjaOne è uno strumento di documentazione IT progettato specificatamente per gli MSP e i professionisti IT. Le aziende IT beneficiano di una base di conoscenza creata usando strumenti di documentazione IT perché i creatori di questi strumenti sanno che tipo di informazioni sono necessarie, così come quanto sia fondamentale mantenere le informazioni riservate e aumentare l’efficienza aziendale.
Vantaggi della documentazione IT
I vantaggi di disporre di una documentazione IT superano di gran lunga il costo dell’impegno iniziale in termini di tempo. Di seguito vengono riportati alcuni dei vantaggi principali di una documentazione IT dettagliata:
Protezione delle informazioni fondamentali
La documentazione IT garantisce che le informazioni sensibili, ad esempio le credenziali per accedere ai dispositivi, siano mantenute riservate e al sicuro. In questo modo, non è necessario appuntare le informazioni importanti su un foglio o su note adesive. Inoltre, la documentazione IT può garantire ai dipendenti l’accesso a determinate informazioni e limitarlo ad altri.
Semplificazione dei processi di onboarding/offboarding
Quando i dipendenti lasciano l’azienda, le conoscenze organizzative e le informazioni IT vanno perse con loro, e i nuovi assunti devono dedicare più tempo ad apprendere i processi che avrebbero potuto essere documentati. Grazie alla documentazione IT, è possibile organizzare e registrare le informazioni, affinché i futuri dipendenti dispongano di una risorsa per apprendere le nozioni necessarie. Inoltre, quando i dipendenti lasciano l’azienda, è possibile impedire loro l’accesso alle informazioni in modo che non possano più consultarle.
Lavoro efficiente e meno errori
La creazione di un record contenente tutte le informazioni necessarie su un ambiente IT, oltre alle descrizioni di metodi e processi, può fornire una guida fondamentale per i professionisti IT. Può essere consultata tutte le volte che si ritiene necessario, al fine di rendere il lavoro più efficiente ed evitare di commettere errori.
Standardizzazione
La documentazione IT consente di standardizzare l’ambiente IT, garantendo che le informazioni importanti per l’azienda siano documentate. Inoltre, la standardizzazione in tutti gli ambienti può semplificare le operazioni aziendali, dal momento che consente di registrare le stesse informazioni per un determinato elemento presente negli ambienti. È importante assicurarsi che il software o gli strumenti utilizzati siano intuitivi e unificati oppure integrati nei processi e negli strumenti fondamentali, poiché queste caratteristiche renderanno la standardizzazione molto più semplice. La documentazione IT di NinjaOne è un eccellente strumento di documentazione dotato di tali caratteristiche.
Best practice per la documentazione IT
Prima di procedere con la registrazione di tutte le informazioni relative ai dispositivi presenti nell’ambiente che supervisioni, prendi in considerazione alcune best practice per la documentazione IT. Innanzitutto, elabora un piano per la documentazione. Pianifica il tipo di informazioni da documentare e le relative modalità.
Assicurati anche di rendere la documentazione parte integrante del tuo programma. Rendendo la registrazione di questo tipo di informazioni una costante, la procedura diventerà sempre più facile e veloce. Per ulteriori suggerimenti e best practice, dai un’occhiata all’elenco completo delle nostre best practice per la documentazione IT.
Conclusione
Grazie alla documentazione IT, gli MSP e i professionisti IT possono offrire servizi più affidabili ai loro clienti. In particolare, gli esempi e i modelli di documentazione IT possono aiutare i provider di servizi IT a sapere quali informazioni potrebbero essere utili da includere nella propria documentazione. Questi strumenti possono anche contribuire al corretto funzionamento del processo di aggiornamento della documentazione. Per evitare il debito tecnico dell’IT, è necessario mantenere aggiornati i dispositivi e le informazioni.
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