Le sfide informatiche della gestione di un team remoto

I vantaggi del modello di lavoro ibrido e remoto sono stati documentati da tempo e per molte organizzazioni la pandemia è stata la spinta finale necessaria per iniziare la transizione.  Quando tali aziende hanno offerto per la prima volta la possibilità di lavorare a distanza, hanno avuto l’opportunità di vedere in prima persona quanto vantaggioso potesse essere per le loro organizzazioni. Chi non vorrebbe spendere meno per lo spazio in ufficio e godere di costi operativi notevolmente inferiori? Inoltre, l’impegno e la felicità dei dipendenti sembravano in costante aumento una volta liberati dai propri spazi stretti.  Naturalmente, avere un team decentralizzato comporta una serie di problemi. Mentre alcune organizzazioni possonoaver avuto successo con il modello di lavoro remoto fin dall’inizio, molte altre hanno lottato con cali di produttività, ricambi di dipendenti e lacune nella comunicazione. In questo articolo parleremo degli ostacoli che si presentano con gli ambienti di lavoro remoti, di come l’IT supporta questo modello e di cosa possono fare i professionisti IT per aiutare le aziende a gestire i loro dipendenti remoti.
Questo articolo tratterà i seguenti argomenti:

• I problemi affrontati durante la transizione ad un posto di lavoro remoto
• Le sfide della gestione di team remoti
• Dei suggerimenti per l’impostazione e la gestione degli utenti remoti

Le 9 Sfide del posto di lavoro remoto

1. La comunicazione

Molti concordano sul fatto che la sfida più grande del lavoro a distanza sia la comunicazione, ma se si tratta di un problema reale o semplicemente di un cambiamento nella modalità di comunicazione, ciò è ancora da vedere. La verità è che le opzioni di comunicazione a distanza non mancano e chi ha un’agenda piena di chiamate tramite Zoom può confermare che è ancora possibile tenere riunioni. Ciò che è cambiato è che la comunicazione spontanea – come imbattersi in un collega al distributore d’acqua o fare una deviazione all’ufficio di qualcuno mentre si va alla fotocopiatrice – non è un’opzione. Alcuni pensano che questo significhi che tutte le comunicazioni debbano essere pianificate e programmate, ma non è del tutto vero. Gli ambienti di lavoro che hanno integrato uno strumento come Slack sanno che c’è ancora modo di comunicare in modo casuale, anche su larga scala. 

2. La coesione dei team

Alcune aziende hanno imparato che può essere difficile garantire equità quando si gestiscono personale in ufficio e lavoratori a distanza. La possibilità per chi lavora in ufficio di ricevere attenzioni o vantaggi extra è piuttosto alta quando si condivide l’ufficio con il management, ma questo può far sentire i lavoratori remoti non in contatto con il resto del team. Si possono fare sforzi per garantire che i lavoratori remoti si sentano inclusi, sia che si tratti di essere inseriti nelle riunioni o di ricevere una consegna da Ubereats quando c’è un pranzo in ufficio. 

3. Il micromanagement

Non è raro che un manager compensi in modo eccessivo la lontananza, con un atteggiamento rigido verso i dipendenti remoti. Troppe verifiche, necessità di aggiornamenti di stato e feedback non richiesti possono deteriorare la produttività e, in definitiva, fare più male che bene. È meglio(e in un certo senso necessario) adottare un modello di leadership basato sui risultati, in cui le aspettative sono fissate in base al raggiungimento degli obiettivi piuttosto che all’attività minuto per minuto. Le verifiche vanno bene con moderazione, ma il successo in un modello di lavoro a distanza si basa sulla fiducia reciproca piuttosto che sul micromanagement. 

4. Costruire la fiducia

Il che ci porta a questa sfida. La costruzione della fiducia è un processo che deve avvenire da entrambe le direzioni. I datori di lavoro devono avere fiducia nei propri dipendenti, ma anche i dipendenti devono credere nell’azienda e nel lavoro che stanno svolgendo. Nella maggior parte dei casi, il management è il volto dell’azienda in questa interazione. Spetta a loro incoraggiare e sostenere i lavoratori a distanza. L’empatia è un fattore importante.  Anche il team-building è fondamentale, forse ancor più che in un ufficio fisico. I professionisti IT possono aiutare a pianificare eventi virtuali di team building o eventi sociali come happy hour o giochi da tavolo.

5. La produttività

Questa è la preoccupazione principale, e probabilmente la più grande in generale, per i titolari di aziende che passano a un modello di lavoro a distanza.  “Il lavoro verrà effettivamente svolto?” E quando subentra il panico, spesso ricorrono al micromanagement, come abbiamo detto in precedenza. Piuttosto che lasciare che la situazione arrivi a questo punto, è meglio utilizzare un software di gestione dei progetti.  I professionisti IT conoscono bene questi strumenti, ma non tutte le aziende hanno avuto bisogno di utilizzarli in passato. Puoi salvare la situazione proponendo al management una soluzione di gestione dei progetti adeguata, che consenta di tenere traccia dei progressi e delle tappe fondamentali senza sollecitare continuamente i dipendenti per ottenere aggiornamenti.

6. La gestione del carico di lavoro

Un problema che deriva dalla perdita dell’interazione faccia a faccia è la difficoltà di valutare i carichi di lavoro dei dipendenti. L’equilibrio perfetto si raggiunge quando tutti i dipendenti lavorano e nessun dipendente è sovraccarico o sottocarico di lavoro.  Questo è difficile da ottenere anche in un ufficio fisico, ma lo è ancora di più in modo remoto. I gestori devono agire deliberatamente per misurare i carichi di lavoro e tenere sotto controllo il potenziale burnout. 

7. L’impegno

Alcuni dipendenti non hanno problemi a rimanere impegnati, sia che siano seduti alla scrivania della filiale sia che lavorino dal divano di casa. Sebbene l’impegno sia raramente citato come un problema importante durante la transizione ad un posto di lavoro remoto, può diventare problematico in caso di periodi di tempo più lunghi. La mancanza di interazioni faccia a faccia logora alcuni tipi di personalità, facendoli sentire disconnessi dagli altri e dallo scopo dell’azienda. È importante riconoscere il lavoro ben fatto, fornire un feedback coerente e adottare misure per garantire che i lavoratori remoti si sentano collegati al “quadro generale”. 

8. I confini

Quando un dipendente inizia a lavorare da casa, non si può pensare che stia sempre lavorando o che sia sempre disponibile per il lavoro. Un vantaggio dell’ufficio fisico che si perde nel lavoro a distanza è la semplicità di poter timbrare il cartellino alla fine della giornata e lasciarsi il lavoro alle spalle. Quando la casa di una persona è anche il suo posto di lavoro, i confini tra lavoro e vita privata spesso iniziano a svanire. In ultima analisi, è responsabilità del dipendente gestire questo aspetto all’interno della propria abitazione, ma il datore di lavoro dovrebbe cercare di aiutarlo. Stabilire orari fissi in cui i dipendenti remoti devono essere disponibili per chiamate e riunioni è un inizio. Dovrebbero inoltre evitare di contattare i lavoratori a distanza al di fuori del normale orario di lavoro. 

9. Le distrazioni

Gli uffici sono ambienti controllati, ma le case dei dipendenti sono spesso piene di distrazioni. TV, giochi, animali domestici, bambini: tutti questi elementi diventano ostacoli che i lavoratori remoti devono superare per poter lavorare. I datori di lavoro possono facilitare il lavoro senza distrazioni chiedendo ai lavoratori a distanza di avere uno spazio designato a casa da utilizzare esclusivamente per il lavoro. Molte organizzazioni hanno scoperto che il modo migliore per garantire la produttività in generale è incentivare il lavoro di qualità e la presenza.

Le principali sfide informatiche nella gestione degli ambienti di lavoro remoti

Oltre alle sfide sul posto di lavoro affrontate dal management, i professionisti IT vedono le proprie sfide legate alla rivoluzione del lavoro a distanza. Tra le sfide più comuni che abbiamo visto discutere ci sono:

1. Migrazione al cloud

Poiché i lavoratori remoti hanno bisogno di accedere alle risorse e alle applicazioni IT, la tendenza è stata la migrazione dei server locali di accesso interno verso il cloud. Questo crea problemi di continuità operativa e complicazioni sulla struttura e la mappatura dei file. I team IT e gli MSP avevano il compito di garantire che i dipendenti remoti non subissero interruzioni nell’uso dei file server durante e dopo il processo di migrazione. Un ambiente continuo include la struttura delle unità mappate che i dipendenti conoscevano, e anche le autorizzazioni Active Directory e NTFS dei dipendenti dovevano essere completamente integrate. La buona notizia è che i fornitori di servizi IT gestiti avevano molta esperienza nell’affrontare questi problemi prima della grande spinta verso il lavoro a distanza. Le migrazioni al cloud sono diventate uno dei motivi principali per cui gli MSP sono riusciti a mantenere la redditività anche in seguito alla pandemia.

2. Aggiornare i firewall e i sistemi VPN

I professionisti IT tendono a pensare alla cybersecurity costantemente e non di meno quando si parla di lavoro a distanza. Dopo tutto, lavorare da casa significa che i dipendenti non utilizzano necessariamente canali criptati per condividere dati e comunicare. Gli MSP hanno aiutato le organizzazioni a proteggere l’accesso dei dipendenti e la condivisione dei dati utilizzando le reti private virtuali (VPN). Una VPN fornisce un tunnel crittografato tra il dipendente e l’internet per prevenire gli attacchi Man In The Middle (MITM). A causa della decentralizzazione, è stato necessario affrontare e aggiornare anche le politiche di firewall geografico per adattarsi ai lavoratori remoti. 

3. Sicurezza di Office 365

Poiché molte aziende si sono affrettate a passare a modelli di telelavoro, c’è stata un’adozione di massa degli strumenti di collaborazione, in particolare Office 365. Purtroppo, lo sviluppo delle aziende era così rapido che molti trascuravano i rischi per la sicurezza che venivano introdotti. Il problema è diventato così diffuso che il Dipartimento di Sicurezza Nazionale americano ha emesso un avviso che illustra diverse misure di sicurezza per rendere più sicuro un ambiente Office 365. Misure incluse:

• Autenticazione a più fattori (MFA) per gli amministratori
• Configurazione del controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) in base al minimo privilegio
• Implementazione di regole e criteri di accesso condizionato
• Raccolta dei registri di audit
• Assicurarsi che tutti gli utenti utilizzino l’MFA
• Impostazione di avvisi di comportamento sospetto (ATP)

Ancora una volta, gli MSP sono stati in grado di venire in soccorso. Poiché disponevano già dell’esperienza necessaria in materia di sicurezza, gli MSP si sono subito assicurati che gli ambienti Office 365 dei loro clienti fossero sicuri.

4. Standardizzazione di MFA/2FA

Grazie all’ondata di e-mail di spam e di tentativi di phishing che ha seguito la pandemia, il mondo ha imparato a conoscere il concetto di autenticazione a più fattori. Ora sappiamo che l’MFA è una potente misura di sicurezza e qualsiasi applicazione che supporti la 2FA o l’MFA dovrebbe essere abilitata per garantire la riduzione del phishing. 

5. Migrazione dei server locali a SharePoint

Poiché SharePoint è una piattaforma molto utile per il lavoro a distanza, la sua popolarità è aumentata nell’ultimo anno. A molte aziende piaceva l’idea di un portale centralizzato ricco di funzioni in cui i lavoratori potessero comunicare e collaborare, e la familiarità universale con Microsoft non guastava.  Come sai, la migrazione dei file server locali a SharePoint può richiedere molto tempo ed essere soggetta a errori umani. Questo è stato un altro compito che ha portato i MSP e le loro competenze sotto i riflettori.

6. Protezione delle reti domestiche

Le reti aziendali sono generalmente impostate con una sicurezza maggiore rispetto alle reti domestiche. I criminali informatici cercano i router domestici perché spesso rappresentano la preda più facile da trovare per il furto di dati e identità. Una rete domestica può essere resa sicura utilizzando più livelli di sicurezza che proteggono gli endpoint, l’accesso al cloud e la rete in generale, ma il lavoratore remoto medio avrebbe difficoltà a mettere insieme correttamente tutti questi pezzi. Un MSP può fornire tutte le competenze necessarie per garantire che i membri del team remoto siano protetti dagli stessi livelli di sicurezza della rete dell’ufficio.

Suggerimenti per la creazione e la gestione di team remoti

Il titolare di un’azienda o un professionista IT che vuole facilitare il telelavoro deve innanzitutto pianificare il proprio approccio. Questo è il modo migliore per evitare tempi di inattività, perdite di produttività o l’introduzione di nuove vulnerabilità di cybersecurity. Si può iniziare a delineare il modo in cui il modello remoto sarà configurato e documentato:

• Identifica gli utenti remoti. Si tratta di individui, di reti remote o di entrambi?
• In un ambiente ibrido, stabilisci come connettere gli utenti mobili, i telelavoratori e gli utenti dell’ufficio.
• Definisci le modalità di connessione degli utenti alla rete. (Thin-client? Applicazione basata sul web? Cliente/server?)
• Stabilisci come supportare gli utenti e quale software di accesso remoto (strumento RMM) intendi utilizzare.
• Stabilisci regole di backup dei dati per gli utenti remoti e testa regolarmente le soluzioni di backup
• Imposta la sicurezza e l’autenticazione per gli utenti remoti con firewall e VPN. Abilita la crittografia IPSec e/o SSL.

Gestire l’IT a distanza: RMM

La tendenza al lavoro a distanza e al telelavoro presenta molte sfide, molte delle quali sono relative agli strumenti e alle tecnologie utilizzate per renderlo possibile. Mentre i gestori devono adattarsi ai cambiamenti nel modo in cui le persone si impegnano nel lavoro, il reparto IT deve adattarsi al modo in cui i dati si muovono all’interno dell’organizzazione.

Devono inoltre decentralizzare l’idea stessa di sicurezza e continuità aziendale in modo che comprenda tutti i dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione: una sfida che i fornitori di servizi gestiti hanno affrontato più volte.

Il cuore del loro lavoro è lo strumento di monitoraggio e gestione remota (RMM) , che consente al team IT di accedere, proteggere e risolvere i problemi di ogni dispositivo della rete, indipendentemente dalla sua posizione.

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