Non sarebbe esagerato dire che la documentazione IT è fondamentale per il successo dell’azienda. È una delle best practice più importanti nelle operazioni IT e consente di registrare, organizzare e archiviare le informazioni relative a un ambiente IT, dalle informazioni sui dispositivi a password e informazioni di contatto. Senza un’ottima documentazione, il tuo reparto IT non potrebbe operare al meglio.
Data la sua importanza, ti potresti chiedere come trovare la soluzione giusta per le tue esigenze e quanto costerebbe questo strumento. Questa guida al costo dei software di documentazione IT spiega i diversi fattori che possono influenzare il costo di un software di documentazione IT, in modo che tu possa prendere una decisione più consapevole per la tua organizzazione.
Modelli di prezzo dei software di documentazione IT
Probabilmente, il principale fattore di costo dei software di documentazione IT è il modello di prezzo che deciderai di scegliere. Le opzioni disponibili oggi sono molte e, sebbene il mercato sia ricco di fornitori che pubblicizzano i loro prodotti, è meglio scegliere una soluzione che sia in linea con i requisiti e le esigenze della tua azienda.
Ricorda: i dati devono sempre essere al centro di ogni decisione relativa al costo dei software di documentazione IT. Non dare per scontato che esista una strategia valida per tutti e (sarebbe ancora peggio) non imitare quello che fanno i tuoi concorrenti. È una buona idea invece fare una verifica dei budget e cercare il tipo di software di documentazione IT più adatto alla tua organizzazione.
Modelli in abbonamento
Le soluzioni in abbonamento sono in aumento, e per una buona ragione. Questo modello di fatturazione ricorrente ti offre la flessibilità di aggiornare e modificare il software secondo le tue necessità. Invece di modelli di pagamento una tantum per soluzioni che possono contenere o meno le funzionalità di cui hai bisogno, i modelli di prezzo basati sull’abbonamento ti permettono di stabilire quali funzionalità desideri per ogni periodo di fatturazione.
I fornitori, come per esempio NinjaOne, lavoreranno a stretto contatto con te per rendere il modello basato sull’abbonamento il più conveniente possibile, e permettendoti così di pagare solo per gli strumenti necessari alla tua azienda e dunque di contenere il costo dei software di documentazione IT. Poiché ogni soluzione è diversa, i prezzi possono variare a seconda della complessità del software. Detto questo, è sempre bene fare una ricerca sul fornitore per capire se applica costi aggiuntivi per la formazione o l’implementazione!
Modelli di licenza perpetua
Questo modello prevede una tariffa fissa per un singolo prodotto con un insieme stabilito di funzionalità. Sebbene questa soluzione sembri più semplice da comprendere e possa essere utile per le aziende consolidate che hanno un’idea chiara dei servizi di cui hanno bisogno, non consente alcuna flessibilità. Se decidessi di aggiungere nuovi prodotti o funzioni, dovresti pagare un extra e il costo dei software di documentazione IT aumenterebbe.
Software di documentazione IT gratuiti e a pagamento
Sì, esistono software gratuiti che puoi utilizzare per la tua documentazione IT. Questi tipi di software sono solitamente sviluppati da appassionati di informatica che desiderano aiutare gli altri a soddisfare le loro esigenze aziendali a costi bassi o nulli. Il software gratuito può anche essere open source, il che può essere un’opzione interessante per le aziende che apprezzano l’innovazione e la personalizzazione.
Naturalmente, però, il software gratuito è anche accessibile a tutti, il che significa che chiunque può utilizzarlo. Questo aumenta notevolmente i rischi per la sicurezza e una soluzione del genere non dovrebbe essere presa in considerazione se la tua azienda tratta dati sensibili, come quelli presenti nei settori governativo e finanziario. È bene notare che i software gratuiti hanno in genere funzionalità e opzioni limitate.
5 fattori che influenzano il costo dei software di documentazione IT
Forse ti è capitato di chiederti: “Qual è il costo dei software di documentazione IT?” e ti piacerebbe che ci fosse un’unica risposta alla tua domanda. La verità è che la maggior parte dei fornitori offre soluzioni personalizzate per ogni cliente, in base ai suoi obiettivi e a diversi altri fattori.
1. Modalità di archiviazione e accesso ai dati della documentazione IT
Ogni fornitore offre un software di documentazione IT diverso. Alcuni software creano documenti che vengono visualizzati come pagine web, mentre altri consentono di scaricare i file come contenuto leggibile. Ci sono pro e contro per ogni tipo di soluzione, ma in generale dovresti cercare un fornitore che offra un software strutturato e standardizzato in grado di organizzare la documentazione in diversi moduli.
2. Costo dei software di documentazione IT: personalizzazione e add-on
Un software di documentazione IT efficace deve essere completamente personalizzabile per la tua azienda. Grazie alle capacità di personalizzazione potrai documentare qualsiasi asset, flusso di lavoro e account in modo molto più semplice e comodo. Una dashboard personalizzata è vantaggiosa anche per i tecnici, che potranno interpretare meglio tutte le informazioni raccolte. Detto questo, la personalizzazione e altri componenti aggiuntivi contribuiranno al costo dei software di documentazione IT.
3. Modelli pronti all’uso
L’ideale sarebbe scegliere un fornitore che offra già modelli di documentazione IT facili da organizzare, piuttosto che partire da zero. Questo ridurrà in modo significativo il tempo dedicato alla documentazione e consentirà al tuo reparto IT di utilizzare efficacemente il software.
4. Quantità di dati di documentazione
La tua azienda gestisce una grande quantità di dati? Informazioni più complesse richiedono risorse di livello superiore. Quando stai facendo delle considerazioni sul budget per la documentazione IT, è bene avere ben chiara fin dall’inizio la quantità di informazioni che prevedi di dover gestire, in modo da poter valutare il costo dei software di documentazione IT in modo più efficace.
5. Capacità di integrazione con altri sistemi IT
Alcuni software di documentazione IT possono essere offerti come parte di un altro tipo di software, per esempio un sistema di monitoraggio e gestione remota (RMM). NinjaOne, per esempio, combina la gestione degli endpoint e la documentazione IT in un’unica dashboard centralizzata per evitare inutili cambi di contesto.
Tuttavia, se decidessi di scegliere un software di documentazione IT che sia parte di un’unica piattaforma di prodotti, dovresti chiedere al tuo fornitore quali sono le sue capacità di integrazione e se ci sono costi aggiuntivi correlati.
6. Livello di assistenza e formazione offerto al cliente
Un errore costoso che potresti commettere è pensare di non aver bisogno di manutenzione o assistenza. Anche i migliori MSP e professionisti IT hanno bisogno di un ottimo sistema di assistenza clienti per risolvere i problemi che inevitabilmente si presentano. L’ideale sarebbe lavorare con un fornitore che si classifica costantemente ai primi posti per quanto riguarda il supporto e l’assistenza ai clienti.
ROI del software di documentazione IT
Capita spesso di chiedersi se un software specifico valga il suo prezzo, e potrebbe essere difficile fare questo tipo di analisi senza sentirti sopraffatto. Per rendere la tua decisione più semplice, ecco alcune best practice da prendere in considerazione:
- Identifica le finalità e gli obiettivi dell’organizzazione. Cosa vuoi che faccia il tuo software di documentazione IT?
- Fai un elenco dei costi diretti, compreso il costo iniziale, qualsiasi manutenzione, aggiornamento e assistenza, e confrontalo con i costi non materiali, come la diminuzione della produttività o la minore soddisfazione dei clienti. Un consiglio da esperto è quello di assegnare un importo in euro ai costi immateriali per facilitare il confronto.
- Verifica regolarmente il budget per il software di documentazione IT con i tuoi principali stakeholder.
Riduci al minimo la perdita di conoscenze con il giusto strumento di documentazione IT
Documentando le informazioni e i processi IT, garantisci efficienza e precisione a tutti i membri dell’azienda. Un software di documentazione IT efficace standardizza i processi e facilita il recupero dei dati IT e aziendali necessari, in modo che il team e tutti gli altri membri dell’organizzazione lavorino allo stesso modo per raggiungere lo stesso obiettivo.
Il software di documentazione IT di NinjaOne documenta in modo semplice e sicuro le informazioni critiche in una soluzione unificata. Fai il passo successivo per migliorare i tuoi processi oggi stesso, programmando una prova gratuita o guardando una demo.
