Un team IT ben gestito tiene traccia di ogni asset nel proprio dominio, compresi hardware, software e licenze. Il compito specifico di gestire i beni hardware è noto come gestione delle risorse hardware. Si tratta di tenere sotto controllo l’hardware dal momento in cui viene richiesto e acquistato fino al momento in cui viene dismesso e smaltito.
Come si può immaginare, questo può essere un compito scoraggiante se gestito manualmente. Senza procedure e strumenti speciali, il processo può essere dispersivo e pieno di possibilità di errore.
La tenuta manuale dei registri gdi estione delle risorse hardware fa lievitare i costi di gestione degli asset e aumenta il rischio di furti e perdite. In molti casi, è quasi impossibile rispettare gli standard e le normative vigenti utilizzando registri manuali. Per snellire l’intero processo è necessario un piano di gestione delle risorse hardware dedicato, parte di una strategia ITAM più ampia.
In questo articolo esploreremo gli aspetti più critici della gestione delle risorse hardware e i concetti ad essa associati.
Cosa tratterà questo articolo:
- Che cos’è la gestione delle risorse hardware?
- Perché la gestione delle risorse hardware è importante?
- Sfide e limiti della gestione delle risorse hardware
- Le differenze tra la gestione delle risorse hardware e software asset management
- Come la gestione delle risorse hardware si collega all’ITAM (IT Asset Management)
Che cos’è la gestione delle risorse hardware?
La gestione delle risorse hardware è il processo di inventario e tracciamento dei componenti fisici IT come workstation, laptop, unità, router e server durante il loro intero ciclo di vita. Il processo di gestione delle risorse hardware fornisce al team IT dettagli salienti sull’inventario degli asset hardware, sulla fase del ciclo di vita degli asset e sul loro utilizzo. Lo scopo principale della gestione delle risorse hardware è controllare i costi, pianificare gli acquisti, tenere traccia dell’inventario IT e prepararsi agli audit.
Come accennato in precedenza, la gestione delle risorse hardware è una componente del più ampio concetto di gestione degli asset IT (ITAM). Pertanto, le procedure di gestione delle risorse hardware devono cooperare con l’ambito generale di gestione degli asset del reparto IT e integrarsi con altri processi ITAM/ITIL.
Con i giusti processi di gestione dell’hardware, il tempo dedicato dall’MSP o dal provider IT all’ordine, alla distribuzione, alla manutenzione e al ritiro delle risorse hardware può essere ridotto in modo significativo.
Perché la gestione delle risorse hardware è importante per un organizzazione?
La gestione del ciclo di vita delle risorse hardware non si limita alla semplice creazione di un inventario dei dispositivi. Lo scopo principale è quello di acquisire e aggiornare i dati degli asset per massimizzare il ROI tecnologico, minimizzare i rischi e registrare correttamente il valore e l’utilità delle risorse hardware IT. Alcuni di questi vantaggi in dettaglio includono:
Risparmiare i costi
Quando le risorse hardware vengono gestite per tutto il loro ciclo di vita, l’organizzazione può risparmiare denaro. Ciò è dovuto principalmente alla fase di “assistenza e manutenzione” del ciclo di vita delle risorse. Quando l’hardware è tenuto bene, le probabilità di guasto diminuiscono notevolmente. I processi di gestione delle risorse hardware chiariscono anche quando è il momento di smaltire una risorsa, risparmiando molti costi di manutenzione che si sarebbero potuti protrarre oltre la vita pratica della risorsa.
Migliorare l’utilizzo delle risorse
La gestione degli asset hardware aiuta i professionisti IT a sfruttare al meglio il proprio inventario di asset, sfruttando l’hardware sottoutilizzato. A volte è possibile utilizzare l’hardware esistente piuttosto che effettuare un nuovo e costoso acquisto, ma può essere difficile capire quando questa è un’opzione se l’hardware non è inventariato correttamente.
Mantenere la sicurezza e ridurre i rischi di governance
Un processo di gestione delle risorse hardware adeguato fornisce una visione completa delle risorse hardware che può aiutare il team IT a identificare ciò che necessita di manutenzione e ciò che deve essere ritirato. Queste informazioni li aiutano a sostituire o riparare l’hardware che potrebbe diventare una minaccia per la sicurezza perché obsoleto o non più supportato. La gestione delle risorse è spesso un requisito quando arriva il momento di un audit di conformità.
Controllo dell’inventario informatico
La gestione degli asset hardware fornisce una chiara comprensione delle risorse hardware, consentendo un migliore controllo dell’inventario IT. Inoltre, il processo di gestione delle risorse hardware consente di monitorare le informazioni aggiornate sull’inventario hardware per la verifica e la manutenzione continua.
Prevenzione delle perdite
La gestione delle risorse hardware incorpora l’etichettatura dei beni, l’assegnazione della proprietà, la manutenzione ordinaria e la localizzazione per la sicurezza e la prevenzione dei furti. La gestione degli asset hardware consente di tenere traccia dei documenti di garanzia, dei contratti, degli accordi di licenza e dei registri di manutenzione per ridurre le perdite o i furti.
Il ciclo di vita delle risorse hardware
Le risorse hardware hanno una durata di vita che deve essere gestita in modo organizzato e documentato. Ogni risorsa, indipendentemente dalle dimensioni o dal prezzo, attraversa un ciclo di vita con diverse fasi:
1) Approvvigionamento/Richiesta
È la prima fase del ciclo di vita della risorsa e comprende l’acquisto effettivo di una risorsa che l’organizzazione ha richiesto. Tali acquisti vengono solitamente effettuati dopo aver compreso i requisiti, fatto delle proiezioni, confrontato le alternative e convalidato l’acquisto.
2) Distribuzione
La risorsa viene quindi messo in uso attivo. In questa fase, la risorsa viene controllata per verificare la presenza di difetti fisici, problemi di progettazione, problemi di compatibilità e se la risorsa è stata configurata correttamente. Al termine di questa fase, la risorsa è completamente implementata e funzionante per lo scopo previsto.
3) Mantenere / Monitorare
La gestione dei servizi è un passo successivo estremamente importante. L’uso costante porta a guasti e rallentamenti, ma molti problemi possono essere evitati con una corretta manutenzione e cura. Questa fase prevede anche il monitoraggio delle prestazioni dell’asset per garantire la massima produttività e per individuare i problemi che potrebbero emergere durante l’utilizzo. Questa fase comprende patch e aggiornamenti regolari, verifiche di conformità, analisi costi-benefici e reportistica sull’utilizzo.
4) Supporto
L’assistenza contribuisce a prolungare la vita operativa di una risorsa hardware. Oltre alla manutenzione, vengono applicate modifiche e aggiornamenti per mantenere la risorsa rilevante, conforme e compatibile con altre risorse in base all’evoluzione dell’ambiente IT.
5) Ritiro/Smaltimento
Le risorse devono essere smaltite alla fine del loro ciclo di vita. Tuttavia, prima che una risorsa venga ritirata e dismessa, il suo posto nell’organizzazione deve essere rivisto e affrontato in modo che la sua rimozione non crei effetti negativi. La gestione delle risorse hardware consente di prendere facilmente decisioni strategiche sulla sostituzione della vecchia tecnologia quando questa raggiunge questo stadio.
Le differenze tra la gestione delle risorse hardware e il Software Asset Management
Sia la gestione delle risorse hardware che il Software Asset Management sono sottoinsiemi dell’IT Asset Management (ITAM). Mentre la gestione delle risorse hardware si occupa di hardware, il Software Asset Management si occupa specificamente di applicazioni. Ad esempio, il Software Asset Management tiene conto di tutto il software di un’organizzazione, sia virtuale che non, lungo il ciclo di vita del software.
Gestione delle risorse IT (ITAM) e gestione delle risorse hardware
La gestione delle risorse IT (nota anche come ITAM) è il processo ad ampio raggio di contabilizzazione, distribuzione, manutenzione, aggiornamento e smaltimento delle risorse IT di un’organizzazione durante l’intero ciclo di vita. La gestione delle risorse hardware, si tratta di tracciare e mantenere l’inventario per massimizzarne il valore per l’organizzazione.
L’ITAM copre tutte le risorse IT, compresi hardware, sistemi software, risorse cloud e informazioni o dati. Comprende sia la gestione delle risorse hardware che l’Software Asset Management.
Le sfide della gestione delle risorse hardware
Mancanza di organizzazione
La sfida più grande che la gestione delle risorse IT affronta è la mancanza di un inventario organizzato delle risorse hardware. Senza un inventario, le organizzazioni non sanno cosa esiste nel loro ambiente IT, chi è responsabile delle risorse e come vengono mantenute. Alcune organizzazioni tentano di risolvere il problema con semplici fogli di calcolo o strumenti sviluppati in casa, ma per la maggior parte è molto difficile mantenere un’adeguata documentazione sulla gestione degli asset senza soluzioni specifiche.
Cambiamento e obsolescenza
Tutte le risorse IT hanno una durata limitata e una data di scadenza. L’hardware viene utilizzato in modo eccessivo e si usura con il tempo. Il software deve essere aggiornato a versioni più recenti.
I dispositivi devono essere supportati, aggiornati e sostituiti. Con tutto questo caos, può essere difficile gestire le risorse anche con gli strumenti adeguati. Per questo motivo è consigliabile che le organizzazioni più grandi utilizzino strumenti ITAM o la gestione delle risorse hardware speciali, in grado di utilizzare la scoperta automatizzata e i flussi di lavoro digitali per semplificare il processo.
Povera pianificazione del budget
Se i team IT non sanno cosa hanno a disposizione, hanno difficoltà a sapere cosa possono sfruttare e cosa devono acquistare. Anche un buon processo di gestione delle risorse hardware non servirà a nulla se i professionisti dell’IT non tengono una registrazione adeguata dell’utilizzo. Gli strumenti giusti aiuteranno a prendere decisioni informate sull’acquisto di nuovi beni e sull’utilizzo di quelli esistenti. Può anche aiutare a eliminare i rifiuti.
Inventario manuale
Gli MSP e i team IT perderanno una quantità considerevole di tempo prezioso per scoprire e fare il punto manualmente sulle risorse. In effetti, l’inventario manuale e il monitoraggio continuo sono quasi impossibili per i fornitori di servizi IT gestiti che sono responsabili di un lungo elenco di clienti remoti. Questo è un altro motivo per utilizzare strumenti specifici per la gestione delle risorse hardware che riducono il rischio consentendo il rilevamento automatico dell’hardware anche su reti remote.
Assistenza e supporto
La manutenzione e il supporto dell’ambiente IT possono essere scoraggianti quando il team IT o l’MSP non conoscono le risorse coinvolte. I protocolli ITAM e di gestione delle risorse hardware terranno a portata di mano le informazioni sulla storia dell’asset, sulla sua configurazione e sui problemi precedenti. Con questi dati, il service desk non dovrà perdere tempo a fare ricerche (o a tirare a indovinare) ogni volta che c’è una chiamata di assistenza. Questo accelera i tempi di risoluzione e rende il team IT complessivamente più efficiente e produttivo.
Gestione e manutenzione dall’approvvigionamento al pensionamento
La gestione delle risorse hardware è essenziale in qualsiasi ambiente IT aziendale nell’era della trasformazione digitale. La gestione delle risorse hardware assisterà i team IT nello stabilire visibilità e controllo sull’hardware IT in loro dotazione. Ciò consente di gestire e mantenere facilmente tutte le risorse hardware dei clienti, dall’approvvigionamento al ritiro.
La gestione delle risorse hardware consente inoltre alle organizzazioni di prendere decisioni di acquisto più informate, associando informazioni finanziarie e di utilizzo alle risorse e fornendo una trasparenza completa sulla gestione dell’investimento IT.
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