Presentazione
Ogni titolare di un MSP o un responsabile IT conosce il peso della perdita di preziose conoscenze tecniche. Anche se spesso trascurata, una solida Documentazione IT può fare la differenza tra tempi di inattività di ore o giorni, e un funzionamento senza intoppi. Per evitare questi costosi passi falsi, i professionisti dell’IT si rivolgono sempre più spesso a software di documentazione IT che aiutano a documentare, standardizzare e utilizzare le informazioni di contesto sui loro ambienti IT.
In questo articolo di blog approfondiremo i modi in cui la documentazione IT può aiutare a semplificare le operazioni e a risolvere più rapidamente i problemi degli utenti finali. Ma prima facciamo chiarezza tra documentazione IT e software di documentazione IT.
La documentazione IT è una contabilità centralizzata di tutti i dispositivi, software, strutture di directory, profili utente, dati e framework utilizzati per gestire e organizzare un ambiente IT. La documentazione può essere distinta in molte forme, ma deve spiegare di che cosa si tratta, come si svolge una determinata attività, perché si svolge in quel modo e quando si presume debba avvenire una determinata attività.
Un software di documentazione informatica si riferisce agli strumenti effettivamente utilizzati per condurre la documentazione o automatizzare alcune fasi. Gli strumenti variano in termini di complessità, da soluzioni relativamente semplici e gratuite come Google Docs o OneNote a soluzioni più specializzate come laDocumentazione Ninja o IT Glue. Soluzioni open source come Bookstack sono altre opzioni.
Un software per la documentazione IT è una scelta obbligata
In tutti i settori, si assiste a un rapido aumento di nuovi dispositivi online, di nuovi software e di nuovi problemi di sicurezza che devono essere gestiti. Con ambienti così complessi da gestire, una documentazione carente può tradursi in un IT scadente. Ma i problemi moderni richiedono strumenti moderni e molti strumenti di documentazione IT oggi disponibili sono facili da usare, accessibili per gli stakeholder e molto più fruibili.
Alcuni dei principali vantaggi di un software di documentazione IT sono:
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- Risparmio sui costi: Che si tratti di un risparmio di tempo per l’inserimento di nuovi dipendenti o di una maggiore efficienza dovuta a una procedura operativa standard, la documentazione IT ha un impatto diretto sui profitti di un’organizzazione.
- Miglioramento delle operazioni di supporto: Quando un tecnico è in grado di accedere a un registro delle azioni passate eseguite su un dispositivo o di visualizzare lo stato attuale, il suo lavoro è più semplice e l’esperienza dell’utente finale migliora. Molti fornitori di software di documentazione informatica offrono un’API per estrarre i dati che possono essere utilizzati dai team di assistenza e da altre piattaforme. Altri hanno integrato in modo nativo la documentazione IT nelle operazioni di supporto, come ad esempio Ninja Ticketing.
- Sicurezza integrata: Un’adeguata documentazione IT può essere uno strumento prezioso per migliorare lo stato della sicurezza di un’organizzazione, documentando, tra l’altro, i programmi per il patching, l’archiviazione delle password e delle credenziali di amministrazione e l’impostazione dei controlli di sicurezza durante un processo.
Comuni difficoltà di documentazione IT
I vantaggi della documentazione informatica non possono essere sottovalutati. Il risparmio di tempo e di efficienza derivante da una buona documentazione può essere facilmente ripagato, ma per ottenerlo è necessario superare alcuni comuni problemi.
Il primo di questi è semplicemente avere una documentazione completa per un’attività, la configurazione di un dispositivo, l’impostazione di un server o qualsiasi altra responsabilità IT. Non c’è niente di più frustrante che fare riferimento a una documentazione e poi scoprire che solo metà dei passaggi sono stati documentati. Ancora peggio, non avere alcuna documentazione. In entrambi i casi, i tecnici finiscono per passare il tempo a creare nuova documentazione per trovare una soluzione praticabile.
In modo simile, un altro problema di documentazione in cui si imbattono i professionisti IT è la documentazione obsoleta. Questo accade quando i team non rivedono e modificano periodicamente la documentazione per riflettere i nuovi standard, come i programmi di patch, il software approvato o le configurazioni per l’impostazione di un nuovo utente.
Entrambi i problemi possono contribuire a un ciclo di feedback negativo di scarsa fiducia nella documentazione e quindi a una gestione e creazione meno attiva della documentazione.
Software di documentazione IT più diffusi
Oggi sul mercato sono presenti diversi fornitori di software per la documentazione IT, ognuno con i propri punti di forza che si rivolgono a organizzazioni diverse. Tuttavia, alcune delle qualità che emergono tra i migliori fornitori sono la facilità d’uso, la personalizzazione e l’accessibilità. Ecco alcuni fornitori di software per la documentazione informatica da prendere in considerazione:
Ninja Documentation
Integrata nella piattaforma principale di NinjaOne, Ninja Documentation è una soluzione completa per la documentazione IT che offre un’esperienza di documentazione senza problematiche. Ninja consente agli utenti di documentare tutto ciò che riguarda l’ambiente IT in una forma standardizzata e strutturata per raccogliere e utilizzare facilmente i dati. Per facilitare agli utenti l’avvio della documentazione delle informazioni fondamentali, Ninja offre modelli di documentazione già pronti per la gestione di active directory, sicurezza e fornitori. I dati della documentazione sono accessibili tramite script e l’API NinjaOne.
IT Glue
IT Glue è una soluzione software dedicata alla documentazione IT che si integra nelle più diffuse piattaforme RMM e PSA*. IT Glue aiuta gli utenti a trovare, tenere traccia e gestire tutte le conoscenze all’interno di un ambiente IT. L’azienda è di proprietà di Kaseya.
IT Boost
Un altro strumento di documentazione IT comunemente utilizzato dai professionisti IT e dagli MSP, è IT Boost, di proprietà di ConnectWise, il quale si integra nelle principali piattaforme RMM e PSA*. IT Boost offre inoltre diverse possibilità per documentare e tracciare l’ambiente IT e offre funzionalità aggiuntive come il rilevamento delle risorse e le integrazioni VoIP per aiutare a documentare le operazioni di supporto.
*NinjaOne dispone di integrazioni con IT Glue e IT Boost.
Alternative gratuite e open source ai software di documentazione
Per coloro che hanno appena iniziato il loro percorso di documentazione IT o che sono alla ricerca di un’alternativa a basso costo, ci sono molte opzioni. Sebbene i software di documentazione gratuiti e open source non abbiano i modelli e le funzioni specializzate dei software di documentazione IT, possono comunque offrire un valore immenso per la creazione di un archivio di conoscenze aziendali. Ecco due comuni alternativ:
DocuWiki
DokuWiki è un software wiki Open Source semplice da usare e molto versatile che non richiede un database. La facilità di manutenzione, backup e integrazione lo rende il preferito dagli amministratori. I controlli di accesso e i connettori di autenticazione incorporati rendono DokuWiki particolarmente utile nel contesto aziendale e l’ampio numero di plugin forniti dalla loro comunità consente un’ampia gamma di casi d’utilizzo al di là di un wiki tradizionale.
Bookstack
BookStack è una piattaforma semplice, autogestita e facile da usare per organizzare e archiviare le informazioni. La piattaforma divide la documentazione in tre categorie: Libri, capitoli e pagine. Tutta la documentazione è completamente ricercabile e facilmente interconnessa.
Conclusioni
La documentazione IT non può essere ignorata se l’obiettivo è aumentare l’efficienza e la produttività dell’IT. Senza documentazione, i programmi di patch potrebbero non essere rispettati, le configurazioni importanti dei server potrebbero andare perse e i nuovi assunti potrebbero impiegare più tempo per diventare operativi.
Nel moderno ambiente IT, una buona documentazione è la spina dorsale di qualsiasi organizzazione e un requisito fondamentale per la crescita. Per continuare a soddisfare le esigenze delle aziende di oggi giorni, è nato un software di documentazione IT specializzato che semplifica e automatizza parti importanti del processo di documentazione, rendendo i dati più fruibili.
Siete pronti a documentare il vostro ambiente IT? Registrati per una prova gratuita di NinjaOne e iniziate a usare la Documentazione di Ninja oggi stesso.
