Shadow IT: un ostacolo per la tua azienda

Per sua stessa natura, lo Shadow IT è spesso invisibile ai team di sicurezza IT. Non essere consapevoli della sua esistenza rischia sistematicamente di far violare alle organizzazioni le leggi sulla privacy dei dati, di organizzare in modo errato i bilanci IT e di esporsi a malintenzionati. In un ambiente di lavoro remoto, lo Shadow IT rappresenta una nuova minaccia che deve essere gestita attivamente.

Che cos’è lo Shadow IT?

Lo Shadow IT è la pratica di utilizzare sistemi informatici non gestiti dal reparto IT di un’organizzazione. Può significare molte cose, dall’uso di un dispositivo personale non autorizzato al download di software o applicazioni non approvate dal reparto IT.

Comprendere i pericoli dello Shadow IT

L’aumento delle configurazioni di lavoro non convenzionali che si sono diffuse negli ultimi anni ha creato molte sfide per le aziende e le organizzazioni. Una di queste è garantire la protezione dei dati aziendali da violazioni e accessi non autorizzati. La fornitura di dispositivi approvati può stabilire un livello di controllo di base. Tuttavia, alcuni ostacoli possono rendere significativi i rischi associati allo Shadow IT. Questi ostacoli comprendono i comportamenti IT dei dipendenti stessi che contribuiscono ai rischi dello Shadow IT.

Esempi di pratiche di Shadow IT

Per offrirti una migliore panoramica dello Shadow IT, ecco alcuni esempi comuni di Shadow IT:

• Scaricare software non approvato. Anche se può sembrare innocuo scaricare e installare software e applicazioni da un distributore ufficiale di software, questo non significa che sia completamente sicuro. Alcuni software chiedono agli utenti di concedere l’autorizzazione per accedere a dati sensibili, risorse di sistema, connessioni di rete, ecc. Un clic sbagliato nel concedere queste autorizzazioni può portare a violazioni dei dati, della conformità o persino a infezioni da malware.
• Condivisione delle credenziali di accesso. Un’altra pratica che presenta un chiaro rischio di violazione della sicurezza è la condivisione delle credenziali di accesso. I nomi utente e le password non devono essere condivisi con nessuno. Facendolo si può facilmente compromettere la sicurezza degli account degli utenti e aprire la porta a potenziali utilizzi dannosi.
• Utilizzo di dispositivi personali per il lavoro. Sempre più aziende hanno iniziato a fornire ai dipendenti dispositivi da utilizzare esclusivamente per il lavoro. Tuttavia, alcuni dipendenti continuano a utilizzare i loro dispositivi personali nonostante i potenziali rischi per la sicurezza. Ciò comporta il rischio di esporre i dati aziendali a malware o di compromettere i dati personali attraverso le applicazioni di lavoro.
• Utilizzo di servizi di cloud storage non autorizzati. I dipendenti sono tentati di utilizzare servizi di cloud storage a cui possono accedere facilmente. L’archiviazione in cloud non autorizzata dall’azienda rappresenta un rischio significativo per la sicurezza. Usare un servizio di archiviazione cloud non autorizzato può causare la perdita di dati aziendali critici, con conseguenti interruzioni operative, danni alla reputazione e significative sanzioni finanziarie.
• Utilizzo di strumenti di comunicazione non autorizzati. La condivisione di informazioni riservate attraverso strumenti di comunicazione non approvati dall’organizzazione può causare gravi violazioni dei protocolli di sicurezza e compromettere i dati sensibili.

Fattori che causano la comparsa dello Shadow IT

Sono diversi i motivi che spingono gli utenti ad adottare pratiche di Shadow IT. Uno è la percezione di inefficienza o inadeguatezza degli strumenti approvati forniti dall’organizzazione. Questo porta gli utenti a cercare sistemi informatici alternativi per facilitare i loro flussi di lavoro. Un altro è il lungo processo di acquisizione delle soluzioni informatiche ufficiali, che spinge gli utenti a scegliere strumenti non autorizzati per accedere più rapidamente alle funzionalità necessarie.

In alcuni casi, la ricerca di una maggiore produttività spinge gli utenti a utilizzare sistemi informatici non autorizzati. Alcuni si sentono più produttivi quando usano i dispositivi personali che sono già abituati a usare. Altri potrebbero voler utilizzare un software che offre caratteristiche o funzionalità specifiche che mancano nei software approvati, per ottenere potenzialmente un aumento dell’efficienza e della produttività.

Infine, la mancanza di consapevolezza da parte degli utenti dei rischi di sicurezza associati allo Shadow IT può portare a un’ulteriore adozione di pratiche di Shadow IT. Senza un’adeguata conoscenza delle implicazioni dei comportamenti classificabili come Shadow IT, i dipendenti potrebbero esporre inconsapevolmente dati aziendali sensibili.

Le implicazioni negative dell’utilizzo dello Shadow IT

Dopo aver elencato alcune delle possibili motivazioni dell’adozione dello Shadow IT, è fondamentale approfondire i pericoli che può comportare per un’organizzazione. Come abbiamo detto, le pratiche di Shadow IT comportano rischi di violazione delle informazioni e di perdita dei dati. Ecco perché un recente studio di Entrust ha rivelato che il 77% dei professionisti IT teme che lo Shadow IT diventi un problema significativo nel 2023. È una conseguenza inevitabile dell’emergere del lavoro a distanza e delle configurazioni ibride di lavoro.

Lo Shadow IT può anche esporre le infrastrutture IT a vulnerabilità. I software e i dispositivi non autorizzati sono in genere privi delle patch di sicurezza e degli aggiornamenti implementati dalle aziende. Questo può creare potenziali punti di ingresso per malware e cyberattacchi, compromettendo l’intera rete e portando a interruzioni diffuse, perdite di dati e finanziarie.

I pro e i contro dell’utilizzo dello Shadow IT

Sarebbe facile evitare le pratiche di Shadow IT se portassero solo a conseguenze negative. Ma la realtà è che lo Shadow IT può offrire alcuni vantaggi per l’utente, accanto ai suoi rischi significativi.

Pro:

• Soddisfazione dei dipendenti. L’utilizzo di strumenti non autorizzati che possono aiutare a velocizzare il flusso di lavoro può alleggerire il carico di lavoro dei dipendenti.
• Aumento della produttività. Quando un utente è soddisfatto del sistema IT non approvato che sta utilizzando, può potenzialmente essere più efficiente e produttivo.
• Scoperta di soluzioni innovative. L’utilizzo di sistemi informatici non approvati può portare alla scoperta di strumenti più innovativi e di modi più efficienti di portare a termine le attività.
• Flessibilità e adattabilità. Lo Shadow IT consente agli utenti di utilizzare gli strumenti che conoscono e con cui si sentono a proprio agio. Questo riduce la curva di apprendimento e può aumentare l’efficienza.
• Collaborazione. Le pratiche di Shadow IT che coinvolgono canali di comunicazione non autorizzati possono promuovere una collaborazione più efficiente tra gli utenti.
• Personalizzazione. Gli strumenti di Shadow IT possono offrire una maggiore personalizzazione rispetto alle soluzioni standardizzate e uguali per tutti fornite dal reparto IT.

Contro:

• Esposizione alle vulnerabilità. Gli strumenti di Shadow IT sono facili bersagli per i cyberattacchi perché spesso mancano di funzioni e protocolli di sicurezza implementati dal team IT di un’organizzazione.
• Non conformità ai regolamenti. La maggior parte delle organizzazioni rispetta le normative di settore o le leggi sulla privacy dei dati. Gli strumenti di Shadow IT spesso non dispongono delle salvaguardie essenziali per garantire la conformità, ed espongono l’organizzazione a rischi significativi.
• Ostacoli al supporto. I sistemi informatici autorizzati sono offerti ai dipendenti proprio per fare in modo che sia possibile risolvere immediatamente qualsiasi problema tecnico. Gli strumenti Shadow IT possono invece non avere un’infrastruttura di supporto completa e dedicata, il che può ostacolare la risoluzione dei problemi tecnici.
• Perdita di dati. Gli strumenti Shadow IT aumentano il rischio di perdita di dati sensibili a causa della mancanza di misure di protezione dei dati che spesso affligge gli strumenti non autorizzati.
• Perdite finanziarie. Le violazioni dei dati causate dall’uso di strumenti di Shadow IT possono comportare una perdita di fatturato. Ciò può essere dovuto a diversi fattori, come multe normative, costi di risposta agli incidenti, tempi di inattività operativa, ecc.
• Problemi di controllo delle versioni. Versioni diverse di software non autorizzato utilizzate all’interno dell’organizzazione possono creare problemi di compatibilità e ostacolare la collaborazione.

FAQ

Come individuare lo Shadow IT?
– Esistono diversi approcci per individuare le pratiche di Shadow IT. La ricerca di download di software non autorizzati è una di queste. Anche le attività di rete insolite possono segnalare un comportamento che indichi la presenza di Shadow IT. Un altro modo è individuare l’uso ridotto rispetto alle aspettative di un dispositivo autorizzato. Questi possono essere tutti potenziali segnali di un comportamento Shadow IT all’interno di un’organizzazione.

Qual è un buon motivo per creare un team dedicato a rilevare lo Shadow IT all’interno di un’organizzazione?
– L’aumento delle pratiche di Shadow IT può essere dovuto a diversi fattori, come l’inefficienza dei sistemi IT approvati, la lunghezza dei processi di configurazione e approvazione o la riduzione della produttività con l’utilizzo dei sistemi autorizzati dal team IT.

Cosa fare per capire se lo Shadow IT è presente nella tua azienda?
– Se lavori per il reparto IT di un’organizzazione, la prima cosa da fare è la valutazione del rischio, per determinare la gravità della situazione e la diffusione della pratica dello Shadow IT in un momento specifico. Il passo successivo è l’identificazione delle motivazioni dei dipendenti, al fine di comprendere le loro esigenze e di offrire soluzioni approvate. Quindi, offri una solida formazione ai dipendenti e sottolinea l’importanza di utilizzare i sistemi informatici approvati. Infine, è necessario comunicare i criteri esistenti relativi alle pratiche di Shadow IT.

Che cos’è lo Shadow IT nella cybersecurity?
– Shadow IT è il termine utilizzato per descrivere l’uso di sistemi IT non approvati o non autorizzati dal team IT di un’organizzazione. Comprende hardware, software, servizi cloud e altro ancora.

Cosa descrive nel migliore dei modi una minaccia interna?
– Una minaccia interna (o insider) è una minaccia che può essere causata da persone che hanno o hanno avuto accesso a informazioni aziendali critiche e che potrebbero utilizzare queste informazioni per danneggiare l’organizzazione.

Cosa succede nello Shadow IT: I pericoli dei comportamenti nascosti in IT

Per comprendere meglio i comportamenti di Shadow IT dei dipendenti che lavorano da remoto per via del COVID-19, NinjaOne ha condotto un’indagine su 400 lavoratori da remoto nel Regno Unito in diversi settori. Abbiamo scoperto che, sebbene la maggior parte degli intervistati sia effettivamente a conoscenza dei criteri di sicurezza della propria organizzazione, i dipendenti spesso non rispettano le regole, utilizzando una serie di dispositivi personali, sia fisici come dischi rigidi e smartphone sia strumenti digitali come software di comunicazione e aziendali.

Abbiamo scoperto che, sebbene la maggior parte degli intervistati sia effettivamente a conoscenza dei criteri di sicurezza della propria organizzazione, i dipendenti spesso non rispettano le regole, utilizzando una serie di dispositivi personali, sia fisici come dischi rigidi e smartphone sia strumenti digitali come software di comunicazione e aziendali. Le raccomandazioni basate sui risultati dello studio suggeriscono che una formazione frequente sulla sicurezza, unita a criteri chiari e a esperienze IT senza complicazioni, può ridurre o eliminare alcuni dei motivi che spingono i dipendenti a utilizzare dispositivi e applicazioni “ombra”.

Nell’era del lavoro a distanza, è necessario garantire una gestione completa dei dispositivi che interagiscono con i dati aziendali. È compito della leadership comprendere le esigenze e gli ostacoli del proprio team e stabilire il tono della comunicazione e i criteri relativi alle pratiche di sicurezza di base.

Per saperne di più sull’impatto dello Shadow IT sull’organizzazione e su come trasformare queste lacune di sicurezza in opportunità, scarica il nostro report completo.

Gestione dei comportamenti di Shadow IT

Con l’emergere di configurazioni di lavoro ibride e remote, alcuni dipendenti trovano vantaggiosi gli strumenti di Shadow IT. Tuttavia, i vantaggi di questi sistemi informatici non autorizzati sono spesso a breve termine. Sebbene possa essere difficile per le organizzazioni eliminare completamente le pratiche di Shadow IT, esistono modi per gestire e ridurre i rischi correlati. Un sistema di endpoint management, come NinjaOne, può essere un alleato perfetto in questa impresa.

NinjaOne consente ai team IT di gestire e ridurre i rischi legati ai comportamenti di Shadow IT. Le sue funzionalità garantiscono visibilità in tempo reale della rete, automazione delle attività e applicazione dei criteri di sicurezza, fornendo al tempo stesso un accesso semplice alle soluzioni IT approvate, in modo da aumentare la sicurezza e la soddisfazione dei dipendenti. In questo modo si favorisce un ambiente di lavoro sicuro e produttivo, che responsabilizza dipendenti e allo stesso tempo protegge i dati e le risorse critiche.