Negli ultimi due anni, la maggior parte di noi ha lavorato in stanze abitualmente non usate, su sgabelli da cucina, sul divano e persino in garage riadattati come uffici domestici.
La pandemia ha cambiato per sempre il mondo del lavoro. Ha cambiato radicalmente anche il mondo del networking e degli eventi. A partire da marzo 2020 abbiamo assistito al passaggio del networking agli spazi virtuali nelle seguenti forme:
- Social media: l’utilizzo e la crescita dei social network sono cresciuti fino ai massimi storici, soprattutto per quanto riguarda le piattaforme di networking e di impiego come LinkedIn e Glassdoor.
- Spazi per chat e app di networking: le app per comunicare come Discord, Telegram e Signal si sono evolute per soddisfare nuove esigenze. In molti settori, le app originariamente destinate alle comunicazioni per il gaming o la messaggistica istantanea sicura sono diventate essenziali per le attività di networking. È lecito pensare che questi spazi rimarranno, assumendo tuttavia un significato differente.
- Eventi virtuali e iniziative di networking: molti popolari eventi di networking con partecipazione diretta si sono trasferiti in ambienti online, continuando così a creare comunità in un nuovo formato. Il crescente desiderio di comunità derivante dal lavoro a distanza e dai lockdown per pandemia ha portato alla creazione di nuovi eventi virtuali.
Negli ultimi due anni molte persone hanno dedicato una significativa quantità di tempo ed energie alla creazione della propria presenza digitale. Lungo questo percorso, molti hanno ampliato i propri network in nuovi luoghi e con persone che non avrebbero mai immaginato di raggiungere prima.
Detto ciò, non è ancora giunto il momento di abbandonare queste iniziative di networking virtuale. È invece il momento di utilizzare queste connessioni ed esperienze per mettere in contatto il mondo virtuale con quello della partecipazione diretta Decisamente interessante, vero?
Mentre iniziamo a uscire nuovamente dai nostri uffici e a tornare nel mondo, facciamo un rapido corso accelerato su come creare eventi di networking con partecipazione diretta coinvolgenti.
Come organizzare grandi eventi con partecipazione diretta – 5 COSE DA FARE e DA NON FARE importanti:
1) FAI in modo che l’evento sia qualcosa che ti piace e ti appassiona veramente (fermo restando che deve agevolare conversazione e networking; ad esempio, concerti rumorosi non sono molto adatti)
Gli eventi di networking su Zoom o in una chatroom virtuale comportano alcune stranezze. Ad esempio, sulle piattaforme di videocomunicazione la telefonia a voce non consente a più persone di parlare contemporaneamente, per cui nella maggior parte dei casi gli eventi di networking virtuale si trasformano in una sorta di comunicazione in stile “passa il testimone”.
Questo non è del tutto negativo, ma nega ai partecipanti la possibilità di avere scambi in cui sono coinvolte più persone che condividono simultaneamente le proprie idee e guidano la conversazione in nuove direzioni.
A volte puoi voler aprire il tuo primo evento con partecipazione diretta con un evento divertente, ad esempio un concerto in un bar locale o un festival.
Tenendo presente questo divertimento, assicurati che lo spazio dedicato all’evento sia tale da agevolare conversazioni e networking. Se i partecipanti all’evento non riescono a sentirsi a vicenda, possono sentirsi frustrati e andarsene o trovare meno piacevole l’esperienza.
In breve, assicurati che lo spazio destinato all’evento sia divertente, ma che sia anche predisposto in modo da consentire ai partecipanti di intrattenere buone conversazioni.
2) NON mettere te stesso o i tuoi collaboratori in una posizione in cui non vi sentite a vostro agio o avete la sensazione di provare a essere qualcuno che non siete.
Se non ti piacciono i bar e il bere, non organizzare un evento in un bar. Se a te e al tuo staff piace molto qualcosa come i film o i giochi arcade di vecchio stampo, condividi questo aspetto con i potenziali clienti. Più ti diverti tu, più si divertiranno anche i partecipanti.
3) COLLABORA con altri fornitori e aziende.
La prenotazione di un luogo o di un’attività specifica può essere costosa se la effettui da solo, ma cosa succede se suddividi il costo in tre o quattro modi?
La collaborazione con la comunità locale è l’ambito in cui puoi tenere il tuo prossimo evento con partecipazione diretta, condividendo potenzialmente i riflettori con alcune aziende dei tuoi clienti, oppure con i fornitori partner che offrono MDF (Marketing Development Funds) per eventi in presenza come questo.
Ecco alcuni esempi di come puoi sfruttare le collaborazioni per il tuo prossimo evento con partecipazione diretta:
- Collabora con i clienti | Hai un cliente locale che possiede un ristorante, un bar o uno spazio per eventi? Chiedigli se è disposto a collaborare con te per un evento di networking permettendoti di utilizzare il suo spazio per l’incontro. In questo modo, l’attività locale del cliente riceverà un po’ di pubblicità gratuita e in più dovrai anche comprare cibo e bevande!
- Collabora con la Camera di Commercio locale | Se sei membro della Camera di Commercio locale, in genere questa dispone di spazi per eventi che puoi utilizzare a titolo gratuito e di un elenco di membri che puoi includere nelle iniziative promozionali organizzate per ampliare la portata del tuo evento. Le Camere di Commercio più mature possono persino offrire attività promozionali gratuite al proprio pubblico che collabora con loro per un evento.
- Collabora con un fornitore | Questo suggerimento è destinato esclusivamente agli MSP. Molti fornitori del tuo ambito tecnologico offrono esplicitamente eventi MDF (Marketing Development Funds) che ti aiuteranno a far crescere la tua attività. Nella maggior parte dei casi, essi copriranno fino al 50% dei costi dell’evento e alcuni invieranno persino un esperto in materia all’evento come oratore non retribuito! Contatta il tuo responsabile dei clienti per il tuo fornitore per chiedere informazioni sui fondi MDF e su come possono essere utilizzati e distribuiti.
4) FAI ATTENZIONE alla sede e agli orari previsti per l’evento, tenendo conto dei modelli di traffico locali.
Non dimenticare il tempo richiesto per gli spostamenti necessari per il tuo prossimo evento in presenza! Questo non ha rappresentato un problema durante gli eventi di networking virtuale, ma vale la pena di parlarne perché potresti averlo dimenticato.
Il luogo di ritrovo si trova dall’altra parte della città per la maggior parte delle persone e l’incontro è previsto durante gli orari di punta del traffico? Essendosi abituata a collegarsi a una chat virtuale comodamente da casa propria, la maggior parte delle persone rinuncerà a parteciparvi.
Tieni conto dei tempi di percorrenza e cerca di rendere la sede dell’evento il più centrale possibile, con un facile accesso a parcheggi e mezzi pubblici, se presenti nel tuo mercato.
5) NON dimenticare di scattare molte foto e di condividerle online. Le foto sono eccellenti contenuti per social media e siti web, sia a breve che a lungo termine.
Questa può essere una sfida per alcuni, ma non dimenticare di scattare tonnellate di foto al tuo prossimo evento! Se temi di essere troppo impegnato a parlare con gli ospiti dell’evento per scattare buone foto, rivolgiti al tuo network di contatti per vedere se qualcuno conosce un fotografo locale interessato a scattare foto del tuo evento.
Un altro ottimo modo per raccogliere le foto del tuo prossimo evento è chiedere agli ospiti di condividere le proprie foto sui social media con un hashtag esclusivo dedicato all’evento stesso, in modo da poter raccogliere le immagini dei partecipanti.
Quando organizzi il tuo prossimo evento con partecipazione diretta, non farlo da solo
Il filo conduttore di questo articolo è stata la collaborazione con i clienti, con i dipendenti e con la comunità locale per creare un evento con partecipazione diretta un grande successo.
Non cercare di fare tutto da solo, ma affidati ad amici, familiari e colleghi per eliminare lo stress della pianificazione e dell’organizzazione del tuo prossimo evento con partecipazione diretta.
