“Solo un altro strumento… che male c’è?”
Poiché gli MSP tendono a essere in qualche modo tecnofili, a volte possiamo essere attratti da oggetti luccicanti noti come “la soluzione più nuova e appariscente”. Sebbene questo non sia catastrofico di per sé, l’effetto “solo uno strumento in più” è per sua stessa natura destinato a crescere, e così i pericoli a esso collegati.
A parte gli ovvi effetti collaterali relativi alla confusione e ai costi per i dipendenti, ci sono molti altri aspetti negativi nell’operare con uno stack tecnologico in continua crescita. In questo articolo, esamineremo in modo approfondito le difficoltà generate dall’overtooling.
In questo articolo vengono trattati i seguenti argomenti:
- Uno sguardo agli stack tecnologici
- I rischi dell’utilizzo di troppi strumenti
- Come evitare l’overtooling e l’aumento del numero di fornitori
- Utilizzo di suite SaaS per ridurre il numero di strumenti MSP nel tuo stack
Lo stack tecnologico degli MSP
Qualsiasi azienda di servizi gestiti deve costruire il giusto stack tecnologico. Alcuni strumenti all’interno di uno stack sono semplicemente indispensabili per un MSP. Vediamo alcuni degli strumenti essenziali che consentono a un MSP di lavorare nel modo più efficiente possibile.
- Gestione e monitoraggio da remoto (Remote Monitoring and Management o RMM)
Gli strumenti di monitoraggio e gestione remota (RMM) sono la linfa vitale della maggior parte degli MSP. Questi software ti permettono di accedere ai sistemi dei tuoi clienti da remoto e di gestirli. Grazie a questi strumenti, gli MSP possono lavorare in modo efficace eliminando la necessità di recarsi presso le sedi dei clienti, per cui è lecito affermare che l’intero settore dell’IT gestito non esisterebbe come lo conosciamo senza RMM.
Inoltre, molti strumenti RMM includono anche funzioni di automazione che semplificano le attività di routine e permettono di sfruttare appieno le integrazioni con altre soluzioni del tuo stack tecnologico. Queste caratteristiche permettono a strumenti come NinjaOne di diventare una dashboard centralizzata per tutte le operazioni MSP.
- Automazione dei servizi professionali (PSA)
Gli strumenti PSA sono la controparte operativa dell’RMM. Questi strumenti sono stati progettati per facilitare attività come la gestione dei clienti, il ticketing, la fatturazione e la reportistica. Come per l’RMM, sarebbe difficile immaginare di gestire un MSP senza uno strumento PSA.
- Gestione delle relazioni con i clienti
Uno strumento di Customer Relationship Management (CRM) viene utilizzato per tenere traccia delle relazioni commerciali e della gestione degli account in tutte le fasi. Si tratta di strumenti fondamentali per sviluppare i processi di interazione dell’MSP con i clienti e i potenziali clienti, e per questo sono spesso essenziali per i dipartimenti vendite e marketing dell’azienda.
- Desktop remoto
Gli strumenti di desktop remoto sono talvolta utilizzati per integrare gli strumenti forniti da un RMM, in quanto consentono di connettersi ai sistemi desktop e ai server in remoto. Gli strumenti per il desktop remoto sono in genere utilizzati quando l’MSP ha bisogno di un accesso rapido e semplice all’ambiente desktop di un cliente, senza tutte le funzionalità offerte dall’RMM.
- Backup e ripristino di emergenza (BDR)
La maggior parte degli MSP fornisce servizi di backup e disaster recovery, importanti soprattutto in un momento storico in cui la minaccia di ransomware è elevata. Il BDR rientra sicuramente nell’elenco degli strumenti MSP indispensabili.
- Software di documentazione
Sebbene alcuni MSP lavorino senza strumenti specifici per documentare i processi e i sistemi, non è consigliabile farlo. La documentazione garantisce coerenza nei processi, una migliore qualità del servizio e aiuta a evitare situazioni “a imbuto” per cui le informazioni importanti non arrivano a tutti i membri del team.
- Stack di strumenti per la sicurezza informatica
Gli stack tecnologici per la sicurezza informatica sono una sottocategoria a sé stante all’interno di uno stack più ampio. Includono tutto ciò che utilizzi per proteggere i sistemi e i dati dei tuoi clienti MSP. Gli strumenti più comuni che si trovano in uno stack di sicurezza sono la protezione della posta elettronica, il firewall, la protezione degli endpoint, il filtering DNS, l’antivirus e le soluzioni di gestione delle minacce.
I rischi dell’utilizzo di troppi strumenti (overtooling) per un MSP
Dopo aver passato in rassegna gli elementi essenziali più comuni di uno stack tecnologico, è arrivato il momento di esaminare il problema dell’overtooling. Sono pronto a scommettere che la maggior parte degli MSP che stanno leggendo questo articolo usano (o hanno usato) un numero di strumenti notevolmente superiore a quelli dell’elenco precedente
- Aumentare la superficie di attacco
Si tratta di un aspetto importante per il mondo cybersecurity-focused in cui viviamo. I malintenzionati stanno prendendo attivamente di mira gli MSP e questo significa che gli attacchi alla supply chain nei confronti degli strumenti degli MSP sono destinati ad aumentare.
Non stiamo dicendo che ogni strumento aggiunto apra una sorta di nuova porta agli hacker, ma la superficie potenzialmente attaccabile si espande con ogni strumento integrato nella tua rete o implementato dai tuoi clienti. Considerando la posta in gioco, per un MSP è saggio cercare di ridurre al minimo queste possibilità di attacco, dove possibile.
In molti casi, questo significa eliminare uno strumento usato raramente o mai utilizzato. Può anche significare l’eliminazione di strumenti esterni, per passare a usare le funzioni di altre soluzioni già in uso. O ancora, significa valutare attentamente la necessità di aggiungere un nuovo strumento prima di decidere di implementarlo.
- Aumento dei costi del software a cause dell’overtooling
Questa è la cosa più ovvia, in realtà. Ogni strumento ha un costo, che viene trasferito ai clienti o che incide sui vostri margini di profitto. In ogni caso, ridurre al minimo le spese generali è sempre una buona strategia.
Alcuni strumenti sono così necessari che i loro costi sono ampiamente giustificati, mentre altri semplicemente non hanno un vero peso in termini di valore generato. Sta a te trovare un equilibrio e assicurarti che gli strumenti extra non stiano ostacolando la crescita e il successo finanziario del tuo MSP.
- Aumento del costo del lavoro
Pochi strumenti sono gestibili al 100% senza intervento umano. Anche gli strumenti che fanno un uso massiccio dell’automazione devono essere distribuiti, configurati e monitorati. Più strumenti sono in uso, più dipendenti sono necessari per utilizzarli e per mantenerli in funzione.
- Aumento delle necessità di formazione
Più strumenti significa più formazione. In alcuni casi ciò significa che non solo i tuoi ingegneri, ma anche i clienti dovranno essere istruiti su come utilizzare un determinato strumento. In ogni caso, l’aggiunta di strumenti può spesso significare un aumento dei costi di manodopera interna o del tempo dedicato alla formazione degli utilizzatori.
- Aumento della complessità dell’ambiente
Si tratta di una considerazione ampia perché coinvolge tutti i punti precedenti. In poche parole, più strumenti e una situazione di overtooling comportano più cose che devono essere a) pagate, b) manutenute e c) utilizzate. Significa anche che ci sono più cose che possono andare storte. La complessità tende a essere nemica della produttività e dell’efficienza, quindi ridurre al minimo o centralizzare gli strumenti è un’opzione di gran lunga migliore rispetto a quella di tendere verso un eccesso di strumenti.
Come evitare l’overtooling
Come evitare i rischi sopra descritti? Vediamo come evitare le insidie dell’overtooling:
- Definisci gli obiettivi e i clienti ideali
La frammentazione degli strumenti può derivare dal desiderio di avere una soluzione a tutti i problemi per tutti. Maggiore è il numero di settori e di situazioni in cui vuoi intervenire, più strumenti potrebbero essere necessari. Se definisci chiaramente l’ambito di applicazione, il consumatore ideale e gli obiettivi dell’azienda, avrai un quadro di riferimento per decidere quali strumenti sono assolutamente necessari. - Utilizza il calcolatore dei costi per MSP di NinjaOne
NinjaOne dispone di un ottimo calcolatore dei costi per MSP che puoi utilizzare per determinare in quale misura le spese generali degli strumenti hanno un impatto sulle tue finanze. Utilizza questo calcolatore per scoprire quali strumenti potrebbero incidere negativamente suoi tuoi margini di profitto senza generare molto valore in cambio. Inoltre, dovresti utilizzare questo calcolatore prima di ogni revisione contabile per avere una chiara comprensione dei profitti e delle perdite per ogni singolo cliente. - Valuta il quadro d’insieme
Analizza gli strumenti nell’ambito dell’intera attività, e non solo per come si applicano a una situazione d’uso specifica. A volte potresti trovare uno strumento che viene usato poco e che può essere eliminato e sostituito con un’integrazione o un componente aggiuntivo di uno strumento più utilizzato già presente nel tuo stack. - Definisci chiaramente la strategia di sicurezza informatica
Potresti ritrovarti rapidamente con con un numero eccessivo di strumenti per la sicurezza informatica se cerchi di coprire ogni possibile eventualità e ogni situazione teorica. Valuta le tue esigenze in materia di sicurezza informatica da un punto di vista pratico, prendendo in considerazione le reali necessità dei tuoi clienti. Anche in questo caso, la conoscenza del cliente target ideale ti sarà utile. - Verifica regolarmente i tuoi strumenti
Fai in modo di non farti sorprendere all’improvviso dal numero di strumenti del tuo stack. Valuta i tuoi fornitori e verifica il tuo stack tecnologico almeno ogni sei mesi per identificare gli strumenti che non stanno facendo il loro dovere. Non c’è motivo di continuare a pagare per una soluzione che non stai usando o stai usando poco. - Centralizza su una piattaforma SaaS
Le piattaforme all-in-one come NinjaOne sono un ottimo modo per eliminare strumenti esterni e per consolidare le funzioni fondamentali in un’unica piattaforma centralizzata. Questo non solo ridurrà i costi e la complessità, ma ti permetterà di gestire tutto in modo più semplice. - Impara dai tuoi collaboratori
Chi può conoscere il valore degli strumenti che hai implementato meglio delle persone che li usano ogni giorno? Coinvolgi il tuo team nel processo di valutazione e lascia che la loro esperienza quotidiana ti aiuti a risolvere il problema dell’overtooling. - Gestisci le relazioni con i fornitori
Le relazioni con i fornitori sono fondamentali per qualsiasi operazione MSP e rappresentano un elemento prezioso per evitare di ritrovarsi in una situazione di overtooling. A livello generale, questo aspetto fa parte della gestione complessiva delle risorse e delle relative valutazioni (che dovrebbero avvenire regolarmente). In particolare, può essere utile parlare con i fornitori delle modalità con cui le loro soluzioni possono essere integrate o centralizzate
Conclusioni
Avere dei processi operativi semplici e senza intoppi è un traguardo fantastico per qualsiasi MSP. A volte questo desiderio è in contrasto con la necessità di implementare strumenti e soluzioni. Con il tempo, uno stack tecnologico può diventare un vero e proprio accumulo di tecnologie: invece di strumenti ordinati e che lavorano insieme, ognuno con la sua logica, potresti ritrovarti con un mucchio di strumenti che non si integrano e che a volte rimangono inutilizzati. I costi e l’utilizzo delle risorse aumentano, ma il valore diminuisce.
MSP, conosci te stesso! Identificando i tuoi obiettivi e comprendendo le esigenze del tuo cliente ideale, potrai pianificare meglio la costruzione del tuo stack tecnologico e potrai evitare l’overtooling. Inoltre, puoi utilizzare soluzioni come NinjaOne per centralizzare molte funzioni fondamentali per un MSP in un’unica piattaforma facile da gestire. Centralizzando gli aspetti più importanti del tuo lavoro, potrai godere di una maggiore produttività e di una riduzione dei costi.
Perché NinjaOne?
NinjaOne è una piattaforma di monitoraggio e gestione remota potente e facile da usare che fornisce tutti gli strumenti di cui i team IT hanno bisogno per migliorare, e che offre una visione centralizzata di tutti gli endpoint all’interno di un’organizzazione.
La nostra piattaforma semplifica e automatizza il lavoro quotidiano dei provider di servizi gestiti e dei professionisti informatici in modo che possano concentrarsi su servizi complessi a valore aggiunto, sui rapporti con gli utenti finali e su progetti strategici.
