I dipendenti hanno già messo in conto il futuro del lavoro remoto. Con il 98% dei dipendenti appartenenti alla categoria dei millennial che desidera lavorare da casa almeno una parte del tempo i benefici riportati vanno dalla riduzione dello stress all’aumento della produttività e della motivazione. Come team leader, tuttavia, la complessità della gestione di una forza lavoro remota può sembrare scoraggiante. È qui che la tecnologia può aiutare i tuoi team ibridi e remoti a sostenere nuove forme di collaborazione non vincolate dalle pareti dell’ufficio.
Vantaggi e sfide del lavoro remoto
Nel 2020, il lavoro remoto è passato da un vantaggio di nicchia a uno stile di vita obbligatorio. In un contesto di quarantena e isolamento, la prima esperienza di WFH per molti lavoratori è stata tutt’altro che piacevole. Nonostante ciò, dalle riunioni dei team e dai documenti collaborativi è nato un nuovo modello di successo. Nel corso dell’anno, i dipendenti hanno dato prova di sé con un aumento del 47% della produttività. Con il lavoro a domicilio che elimina le distrazioni del pendolarismo e delle politiche d’ufficio, i dipendenti hanno rapidamente accettato questa nuova forma di impiego.
Nonostante i dati, ci sono preoccupazioni valide sia per i manager che per i membri del team. Con i lavoratori sparsi tra camere da letto, caffè e spazi di coworking privati, mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda richiede più di una riunione quotidiana di persona. I dipendenti sono stati i primi a notarlo: quasi il 60% dei lavoratori a distanza nota che la comunicazione con i colleghi è cambiata dopo la pandemia. Non riuscire a stare al passo con questo cambiamento può causare isolamento, distacco e persino burnout.
4 sfide dell’WFH che la tecnologia aiuta a risolvere
Sostenere team felici, sani e produttivi può essere una delle sfide più grandi nelle configurazioni WFH. Peggio ancora, senza un flusso di comunicazione supportato da remoto, i problemi possono rimanere inosservati per troppo tempo. Approfondendo ogni sfida, ecco come è possibile supportare i dipendenti remoti alle loro condizioni.
1) Comunicazione
Una comunicazione efficace è fondamentale per i dipendenti che lavorano da casa. È la base della collaborazione a distanza, della promozione del lavoro di squadra e del mantenimento della produttività. Una comunicazione chiara e coerente colma la distanza fisica dell’WFH; dagli aggiornamenti quotidiani o settimanali alle discussioni trasparenti, la seguente tecnologia crea una solida base per un lavoro di squadra aperto.
Project management
Gli strumenti di project management hanno subito una notevole evoluzione negli ultimi anni: soluzioni come Monday.com costituiscono una base di facile collaborazione consolidando tutte le comunicazioni e i file; ciò semplifica notevolmente la collaborazione tra team. Il fastidio di perdere le e-mail e di rintracciare i freelance si riduce drasticamente. Altre offerte di project management, come Wrike, sono dotate di solide capacità di analisi, che le rendono la scelta ideale per i team più numerosi o per le tempistiche più complesse. Sfruttando la procedura guidata integrata di creazione dei report, è possibile tenere informati gli stakeholder in modo efficiente o scegliere di creare report personalizzati in base ai requisiti specifici dei dati, partendo da zero.
Infine, Smartsheet offre uno strumento di project management costruito sulle fondamenta dei fogli di calcolo. Questo non solo facilita il monitoraggio del progetto, ma serve anche come punto di riferimento unificato per tutti i partecipanti al progetto. Una caratteristica principale è il controllo delle versioni e le procedure di approvazione personalizzabili. Per i progetti più complessi, in cui spesso più parti interessate collaborano su un’unica risorsa, Smartsheet elimina ogni potenziale confusione sull’ultima versione del documento. Ciò si ottiene stabilendo una prova unica per ogni riga del foglio, creando un processo di revisione fortemente personalizzato. Questo garantisce chiarezza ed efficienza che si allineano perfettamente al tuo flusso di lavoro.
Messaggistica
Una delle soluzioni più popolari per il project management, Slack, offre un centro di collaborazione che collega persone, team e attività. La chat testuale non è l’unico modo in cui i dipendenti possono tenersi aggiornati: sono infatti supportate clip audio e video per ogni reparto, indipendentemente dalla posizione o dal fuso orario. All’interno di Slack, la comunicazione è strutturata attraverso l’uso di “canali”, che facilitano le discussioni organizzate.
Twist è un’alternativa a Slack che privilegia una comunicazione efficiente per i team che lavorano in modo asincrono. Quando si inizia un nuovo messaggio diretto, Twist indica di non aspettarsi una risposta immediata. Dopotutto, i team sono più produttivi quando i membri possono disconnettersi per concentrarsi. A differenza di Slack, i canali di Twist funzionano come argomenti distinti. Questa impostazione rispecchia la struttura dei thread di posta elettronica: un messaggio di posta elettronica iniziale dà inizio a una conversazione, che continua finché gli altri partecipanti rispondono al messaggio iniziale. Questo aiuta a ridurre l’abitudine di Slack di far accumulare a ogni canale decine di messaggi che lentamente vanno fuori tema.
Condivisione e archiviazione dei documenti
Google Drive si distingue come una soluzione di archiviazione dei documenti facile da usare, che consente di caricare facilmente i documenti nel cloud dal desktop o dal dispositivo. Mantiene solide misure di sicurezza, facilita la collaborazione in tempo reale e offre una generosa quantità di spazio di archiviazione gratuito.
Per le aziende che si affidano alla suite Office 365, Microsoft OneDrive for Business offre una perfetta integrazione con programmi come Word e Teams. Tuttavia, vale la pena di notare l’incapacità di integrarsi con applicazioni di terze parti, come quelle di calendario e di messaggistica, che potrebbe rappresentare uno svantaggio per alcuni utenti.
Videoconferenza
Le videoconferenze favoriscono l’interazione tra i membri del tuo team e non solo, e sono uno strumento versatile per riunioni spontanee, per l’inserimento di nuovi membri del team e per le valutazioni delle prestazioni. La possibilità di osservare le espressioni facciali dei partecipanti migliora la comunicazione, favorendo un senso di connessione più profondo all’interno dei team.
Zoom è uno degli strumenti di videoconferenza più accessibili sul mercato. La versione gratuita di Zoom è spesso sufficiente per molte organizzazioni di piccole dimensioni, con un limite di tempo di 40 minuti per sessione. La sua capacità di ospitare riunioni su larga scala è impareggiabile, con un numero di partecipanti fino a 1.000. Teams è un’altra opzione molto popolare; essendo un’offerta di Microsoft, si integra rapidamente e senza problemi con gli altri programmi 365. La sua funzione di messaggistica aiuta a tenere informati i team e le riunioni anche al di fuori delle sessioni video.
Sebbene la tecnologia offra una vasta gamma di nuove ed entusiasmanti opzioni per i team completamente remoti, è fondamentale tenere tutti i dipendenti al corrente, soprattutto in configurazioni sempre più ibride. Prodotti come Lifesize forniscono hardware per endpoint di videoconferenza insieme a una piattaforma video cloud. Questo permette di offrire la stessa connettività e collaborazione ai team in ufficio, senza lasciare indietro nessun membro del team.
2. Rapide implementazioni tecnologiche
Poiché la tecnologia aiuta i dipendenti a connettersi e a ottenere una maggiore efficienza, diventa ancora più importante mantenere tutti i sistemi attivi e funzionanti. Tuttavia, la gestione dell’afflusso di nuovi sistemi può comportare nuove esigenze per un team IT. Per navigare in queste situazioni è necessaria una conoscenza aggiornata del software di endpoint management e dei sistemi.
Rendere efficienti le implementazioni
La forza lavoro remota richiede un nuovo approccio all’implementazione delle tecnologie. Il personale dell’helpdesk non può più installarlo e configurarlo da solo: un fatto di cui si sente la mancanza quando arriva l’inevitabile afflusso di ticket di installazione per gli utenti finali.
Il software di monitoraggio e gestione remota (RMM) toglie ai dipendenti la responsabilità dell’installazione. L’IT può invece installare e gestire direttamente le applicazioni da remoto. Questo processo, che copre tutto, dai singoli dispositivi agli interi reparti, riduce in modo significativo il tempo e l’energia spesi per i ticket di assistenza. Con un nuovo software installato correttamente, gli avvisi personalizzati possono tenerti informato sulle richieste di installazione e assistenza in corso.
I team IT, snelli ed efficienti, possono ora disporre degli strumenti per affrontare in modo proattivo i problemi degli endpoint. Il software RMM di NinjaOne si impegna a migliorare ulteriormente l’efficienza dell’helpdesk: l’automazione della distribuzione degli aggiornamenti del software e del firmware garantisce che i lavoratori remoti possano concentrarsi sulle loro attività.
Infine, NinjaOne non si limita a supportare i tuoi team nell’acquisizione di nuove forme di efficienza: fornisce anche un’unica piattaforma attraverso la quale i team remoti possono accedere in modo sicuro e semplice alle loro postazioni di lavoro in sede.
3. Supporto estremamente veloce
Anche in un’organizzazione che ha automatizzato gli aggiornamenti e le installazioni, possono verificarsi problemi. Un recente rapporto di Unisys Corp ha rivelato che, nel 2022, i problemi IT hanno fatto perdere fino a 5 ore alla settimana a 49% dei dipendenti. Le ore di lavoro perse dai dipendenti, insieme ai ricavi non realizzati, rendono l’assistenza tecnica rapida una delle massime priorità di una forza lavoro remota. Senza un robusto kit di strumenti, i tecnici IT possono trovarsi in difficoltà in situazioni critiche. I sysadmin del Gruppo Sofia si affidavano addirittura a controlli manuali dei singoli server, uno per uno. In un periodo di rapide acquisizioni, questo tempo sprecato si accumulava rapidamente.
Esamina la tua superficie tecnologica
L’assistenza tecnica di persona pone una serie di limitazioni alla capacità dei tecnici di assistere i dipendenti. Ad esempio, negli ambienti di ufficio consolidati, il viaggio da e verso un endpoint o un server problematico può consumare un numero significativo di ore. L’assistenza tecnica remota è un’area che ha prosperato durante la rivoluzione WFH: all’improvviso, i team IT sono stati svincolati da qualsiasi limite geografico.
Tuttavia, non tutto il supporto remoto è uguale. Una componente critica del lavoro in remoto è la possibilità di visualizzare la posizione di ogni dispositivo all’interno della rete più ampia. Grazie all’odierna esplosione della connettività di rete, questo non è mai stato così difficile. L’approccio tradizionale richiede ai tecnici IT di distribuire una sonda ed eseguire scansioni in tutta la rete per scoprire gli endpoint. Questo rappresenta di per sé un grande dispendio di tempo. NinjaOne ha fatto risparmiare a Metis Technology 15 minuti per dispositivo dotandola della capacità di estrarre automaticamente ogni dispositivo da un dominio richiesto.
Supporto remoto
Con l’aggiunta di qualsiasi dispositivo al sistema in un solo clic, gli analisti IT sono liberi di rispondere rapidamente ai problemi. Le soluzioni di accesso remoto consentono al supporto tecnico di accedere al dispositivo problematico, direttamente dal ticket. Il dipendente viene tenuto in contatto con la messaggistica dal vivo o la chat vocale in tempo reale tramite piattaforme come Teamviewer e Connectwise.
4. Sicurezza informatica a prova di futuro
La cybersecurity remota è un’opportunità per le aziende di allineare ogni aspetto della loro superficie di attacco con la sicurezza nativa del cloud. Tuttavia, molte organizzazioni si affidano ancora esclusivamente a firewall non ottimizzati.
Applica patch prima della situazione di crisi
Le applicazioni e i sistemi operativi non patchati sono uno dei modi più semplici per i criminali informatici di compromettere i dispositivi del tuo team. In questo modo i dati aziendali possono cadere nelle mani sbagliate; per le organizzazioni più piccole, il costo di questa situazione può essere irreparabile. La soluzione di patch management di NinjaOne è basata sul cloud e distribuita tramite agenti, il che significa che è possibile applicare patch a qualsiasi endpoint dotato di connessione a Internet. Inoltre, lo strumento RMM di NinjaOne consente all’IT di configurare e applicare la sicurezza all’intero techstack.
Backup a prova di ransomware
Quando H.E.R.O.S, una società di ingegneria elicotteristica, è stata colpita da un ransomware, pensava che i suoi 3 backup fossero al sicuro. Il processo di ripristino, che si basava su backup locali, cloud e ospitati da NinjaOne, è stato interrotto da una scomoda scoperta: sia i backup locali che quelli cloud erano stati compromessi durante l’attacco. L’unico backup sicuro era il loro NinjaOne: in 4 giorni l’intera rete di computer è stata ripristinata ed è tornata online.
Supporta la tua forza lavoro remota oggi stesso
Il lavoro remoto offre alle organizzazioni l’opportunità di sbloccare nuovi livelli di efficienza e di fiducia dei dipendenti. Tuttavia, richiede anche un nuovo approccio per mantenere i dipendenti supportati e prosperi durante il periodo di transizione e oltre. Che il tuo team lavori duramente a casa o in ufficio, scopri come l’RMM di NinjaOne può aumentare l’efficienza dell’IT in pochi clic.
