I dati master, spesso chiamati “golden record” o “migliore fonte di verità”, si riferiscono a data set unici sulle entità principali di un’azienda, come clienti, dipendenti, prodotti e fornitori. In sostanza, i dati master sono il riferimento fondamentale, l’unica fonte di verità, per i vari processi aziendali e le transazioni condivise tra i diversi reparti dell’organizzazione.
Come puoi immaginare, i tuoi dati master devono essere accurati, coerenti e affidabili per permetterti prendere decisioni più strategiche. Questo è un aspetto fondamentale per qualsiasi piano di governance dei dati e ha un proprio approccio alla gestione chiamato master data management.
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Diversi tipi di dati
Vale la pena notare che non esiste una definizione universale di dati master per tutte le organizzazioni. Ciò che per la tua azienda sono dati master dipende dal tuo modello di business e dalle tue esigenze operative. Tuttavia, tutti i dati critici per le attività dell’azienda dovrebbero essere considerati dati master.
Per comprendere meglio questa definizione, esaminiamo i sei tipi principali di dati:
- Dati non strutturati: Questo tipo di dati non segue alcun formato specifico e comprende risorse come e-mail, white paper e specifiche di prodotto.
- Dati transazionali: Si tratta di dati generati da eventi e operazioni commerciali, tra cui vendite, fatture, reclami e ordini di acquisto.
- Metadati: Si tratta di dati che forniscono informazioni su altri dati, come le definizioni dei report e i file di log. Nella SEO, per esempio, i metadati descrivono le informazioni presenti in una specifica pagina web.
- Dati gerarchici: Si tratta di dati che stabiliscono relazioni tra altri dati, come la segmentazione dei clienti.
- Dati di riferimento: Si tratta di dati utilizzati per categorizzare altri dati, come i codici paese e valuta.
- Dati master: Dati fondamentali che fungono da punto di riferimento e che definiscono le entità aziendali chiave. Gli altri cinque tipi di dati possono essere utilizzati per fornire approfondimenti sugli oggetti dei dati master.
I dati master possono essere ulteriormente classificati in:
- Dati sui clienti
- Dati sui prodotti
- Dati sui fornitori
- Dati sulle posizioni
- Altri dati relativi a contratti, garanzie e licenze
Indipendentemente da ciò, tutti i dati master devono seguire un piano di governance , in modo da garantire che i data set siano tutti trascritti nello stesso formato e con la stessa struttura. In questo modo si riduce al minimo il rischio di dati sporchi (dirty data) e si contribuisce a mantenere la coerenza dei dati.
Perché i dati master sono importanti?
Come già detto, i dati master sono spesso definiti “fonte unica di verità”, e per una buona ragione. Pensa a come la tua organizzazione gestisce insiemi di dati complessi in vari reparti. È probabile che esista un livello di dirty data (come nel caso di duplicazione dei dati), che richiede al team IT di identificare e convalidare il data set più accurato da fornire agli stakeholder.
Per esempio, se sei un provider di servizi gestiti (MSP) che sta valutando un’azienda di gestione degli endpoint , disporre di dati corretti e affidabili è fondamentale per prendere decisioni informate. Ma cosa succede quando diversi reparti interagiscono con lo stesso cliente e registrano informazioni incoerenti? Come puoi risolvere queste discrepanze? Come puoi consolidare i dati per determinare quale versione sia accurata e affidabile?
Stabilire i dati master come unica fonte di verità richiede processi rigorosi per standardizzare, pulire e convalidare i dati in tutta l’organizzazione. In questo modo tutti i reparti opereranno con una visione unificata e accurata, e questo favorirà una migliore collaborazione, un processo decisionale più consapevole e un maggiore coinvolgimento dei clienti.
10 componenti chiave dei dati master
In generale, i componenti chiave dei dati master comprendono:
- Identificatore (ID): Si tratta di un codice o valore univoco utilizzato per identificare ogni istanza di una voce di dati.
- Nome e descrizione: Fornisce un’etichetta o un riassunto leggibile per l’entità di dati.
- Attributi: Sono le proprietà o le caratteristiche di un data set, che forniscono un contesto aggiuntivo.
- Classificazione: Consente di classificare un data point in un gruppo predefinito.
- Relazione: Questa mappa mostra come i data point possono essere collegati tra loro, aiutando a rivelare il loro contesto all’interno del più ampio ecosistema di dati.
- Ciclo di vita dei dati: Tiene traccia dello stato e della cronologia del data point nel tempo, comprese le date di creazione, la cronologia delle modifiche e gli indicatori di stato.
- Gerarchie: Definiscono la struttura e l’organizzazione delle entità di dati all’interno di un dominio specifico.
- Regole di business e di convalida: Queste regole stabiliscono i criteri per l’inserimento dei dati e garantiscono la conformità. Per esempio, le regole di convalida possono richiedere che tutte le date siano formattate come MM/GG/AAAA anziché come GG/MM/AAAA.
- Dati geospaziali: Includono informazioni sulla posizione fisica dell’entità di dati, se necessario.
- Proprietà e gestione dei dati: La proprietà identifica gli utenti o i team responsabili della gestione dell’entità dei dati.
10 vantaggi dei dati master
- Miglioramento del processo decisionale: I dati master forniscono una visione unificata e accurata delle entità critiche per il business, aiutando i leader a prendere decisioni più informate.
- Maggiore efficienza operativa: Dati puliti e consolidati contribuiscono a migliorare l’efficienza operativa. Le aziende possono snellire i flussi di lavoro, ridurre le ridondanze e migliorare la produttività complessiva.
- Migliore esperienza del cliente: Dati master accurati consentono alle organizzazioni di avere una visione a 360 gradi dei loro clienti. Questa prospettiva unificata aiuta a personalizzare le interazioni, a prevedere le esigenze dei clienti e a offrire esperienze personalizzate.
- Riduzione dei costi: I dati master, attraverso la loro gestione, riducono al minimo gli errori e le inefficienze. Questo può portare a un risparmio sui costi.
- Mantenimento della conformità: I dati master assicurano che le organizzazioni mantengano registri accurati, soddisfino gli standard di conformità come GDPR e HIPAA, ed evitino costose sanzioni a causa di mancata conformità.
- Miglioramento della collaborazione tra i reparti: Un’unica fonte di verità garantisce che tutti i reparti operino con dati coerenti.
- Migliore qualità dei dati: I dati puliti riducono al minimo i rischi e gli errori, supportando l’integrità generale delle operazioni aziendali.
- Migliori strumenti di reportistica e analisi: Dati master accurati contribuiscono a ottenere strumenti di reportistica e analisi affidabili . Le organizzazioni possono generare approfondimenti significativi, identificare le tendenze e monitorare con sicurezza le metriche di prestazione.
- Contributo nel rendere le organizzazioni più agili: Quando le aziende crescono o si evolvono, i dati master possono fornire le basi per scalare i processi senza problemi.
- Rafforzamento delle relazioni con i fornitori: I dati master consentono di tenere traccia in modo accurato dei dati dei fornitori, dei contratti e delle prestazioni. Questo favorisce la trasparenza e può creare partnership più forti tra venditori e fornitori.
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