Bedrijven van uiteenlopende omvang verliezen gemiddeld 4500 dollar voor elke minuut inactieve tijd waarmee zijn geconfronteerd worden, en vaak is die inactieve tijd het gevolg van gegevensverlies. Gegevensverlies kan allerlei uiteenlopende oorzaken hebben zoals diefstal, natuurrampen, softwarebeschadiging of menselijke fouten. U kunt de nadelige effecten van gegevensverlies tegengaan door een backup strategie te ontwikkelen.
Wat is een backup strategie?
Een backup strategie is een plan dat wordt opgesteld om ervoor te zorgen dat er back-ups van essentiële bedrijfsgegevens worden gemaakt en dat deze snel kunnen worden teruggezet bij gegevensverlies. Organisaties hebben last van inactieve tijd ten gevolge van gegevensverlies en daarom is het van cruciaal belang dat inactieve tijd tot een minimum beperkt blijft. Back-ups en noodherstel zijn essentieel om doorlopende bedrijfsvoering te kunnen garanderen.
Een backup strategie ontwikkelen
Het opbouwen van een backup strategie kan in eerste instantie een hele klus lijken, maar een en ander wordt veel handelbaarder als het wordt opgedeeld. Een goed begin is het gebruik van speciale back-upsoftware omdat de tools in de software erop gericht zijn om het maken van back-ups te vergemakkelijken. Met de juiste tools wordt het ontwikkelen van een backup strategie heel gemakkelijk.
Voor een back-upplan wordt vaak een 3-2-1 backup strategie toegepast. Dat houdt in dat er ten minste drie kopieën van uw gegevens op verschillende plekken bestaan, twee kopieën op verschillende opslagmiddelen en één kopie ergens anders dan op de bedrijfslocatie. Deze strategie is bedoeld voor diversiteit in de opslaglocaties van uw back-ups zodat uw gegevens beschermd zijn tegen elk scenario van gegevensverlies.
Dit is een prima standaardstrategie die in de backup strategie van uw organisatie geïntegreerd kan worden. Maar deze strategie betreft alleen de opslaglocatie van uw back-ups. U moet ook beslissingen nemen over andere elementen die in significante mate bijdragen aan het succes van uw backup strategie. Volg deze vier stappen om een effectieve backup strategie op te bouwen:
1) Belang en beschikbaarheid van gegevens vaststellen
In elke branche wordt met uiteenlopende soorten gegevens gewerkt. Het is daarom van essentieel belang om te beseffen welke gegevens cruciaal zijn voor doorlopende bedrijfsvoering omdat u dan prioriteiten aan back-ups van specifieke soorten gegevens kunt toewijzen.
Snel nadat er gegevensverlies is opgetreden, moeten kritieke bedrijfsgegevens weer beschikbaar zijn. Bepaal eerst hoe snel eventuele verloren gegevens weer beschikbaar moeten zijn en weeg dat af tegen de kosten en middelen die implementatie en onderhoud van back-ups van verschillende omvang met zich meebrengen. Dit betekent vaak dat er moet worden gekozen tussen back-ups op locatie, buiten de bedrijfslocatie en in de cloud.
2) Frequentie en organisatie bepalen
De gekozen frequentie voor back-ups is van aanzienlijk belang bij het maken van back-ups van uw gegevens. Er kan uit meerdere back-uptypen worden gekozen en elk type kan uiteenlopende frequenties hebben. In geval van gegevensverlies wordt bijvoorbeeld door de frequentie van uw back-ups bepaald welke gegevens u kunt herstellen. U zit dus alleen de gegevens kunnen terughalen waarvan u als laatste een back-up hebt gemaakt. Alles wat daarna is gekomen, gaat verloren en u zult een manier moeten vinden om deze weer op te bouwen.
Daarom is organisatie ook cruciaal. Inventariseer de hoeveelheid gegevens die momenteel binnen uw bedrijf bestaan en hoeveel er geproduceerd worden. Bepaal vervolgens hoe vaak er een back-up van al deze gegevens gemaakt moet worden. Ten slotte stelt een goede organisatie van uw back-ups u in staat de frequentie en kwaliteit van uw back-ups onder controle te houden en te onderhouden.
3) Implementatie
De volgende stap bestaat erin uw back-ups te implementeren nadat u hebt bepaald en gepland hoe de back-up van uw gegevens zal worden gemaakt. Gaat u bijvoorbeeld handmatig een back-up van de informatie maken of wijst u deze taak toe aan een apparaat of systeem dat deze moet uitvoeren?
U kunt het beste ook een planning maken op basis van de back-upfrequentie en beschikbaarheid van gegevens waar u in een eerdere fase een beslissing over hebt genomen. Zorg ervoor dat het aantal keer dat u uw back-ups maakt, aansluit bij de doelen van uw backup strategie.
4) Het herstelproces testen
De laatste stap om tot een efficiënte backup strategie te komen bestaat erin u ervan te verzekeren dat uw back-upprocedure werkt, door deze te testen. Het is nooit verstandig om er zomaar van uit te gaan dat uw backup strategie werkt zonder deze te testen. Een backup strategie zal uiteindelijk falen als deze er niet voor zorgt dat er op correcte wijze back-ups van uw gegevens worden gemaakt en dat deze vervolgens naadloos worden hersteld.
Tests kunnen door middel van simulaties worden uitgevoerd. De simulaties repliceren wat er in geval van echt gegevensverlies zou gebeuren. Wanneer er tests worden uitgevoerd, kan dit belangrijke informatie voor u opleveren, bijvoorbeeld over hoe snel u het bedrijf weer online kunt krijgen. Ook helpt het bij het blootleggen van eventuele problemen bij het proces van het maken en terugzetten van back-ups die u wellicht over het hoofd had gezien of waarvan u voorheen niet op de hoogte was.
Wie heeft een backup strategie nodig?
Elke organisatie waar gegevens op een apparaat zijn opgeslagen, moet een backup strategie ontwikkelen. Zo kan inactieve tijd aanzienlijk worden teruggedrongen en kan continue bedrijfsvoering worden ondersteund. Hoewel sommige strategieën mogelijk minder planning, werk of details vereisen, vormt elke backup strategie een essentieel onderdeel voor doorlopend bedrijfssucces. Als er vooraf al enige backup strategie is ontwikkeld, zal er veel minder stress optreden wanneer gegevensverlies zich voordoet.
Best Practices uw Backup Strategie
Back-ups verspreiden
Het opslaan en bewaren van digitale informatie brengt altijd risico’s met zich mee. Ongelukken en rampen komen altijd onverwachts dus is het onmogelijk om een back-upproces te ontwikkelen dat perfect is voor elke denkbare situatie van gegevensverlies. Ter voorbereiding op de onverwachte gebeurtenissen die zich vroeg of laat ongetwijfeld voor zullen doen, is het verstandig om uw back-ups te verspreiden door deze naar meerdere locaties te sturen of op verschillende opslagmiddelen op te slaan.
Uw backup strategie documenteren
Nadat u uw backup strategie hebt vastgesteld, dient u deze te documenteren en als onderdeel van uw bedrijfsprocessen vast te leggen; het vastleggen van uw backup strategie verhoogt de efficiëntie waarmee deze wordt uitgevoerd en zal de totale bedrijfsresultaten ten goede komen. Raadpleeg Best practices voor IT-documentatie voor tips over effectieve documentatie van uw strategische back-upproces.
Een schema maken
Als u tot de conclusie bent gekomen dat het maken van een dagelijkse back-up u zal helpen uw back-updoelen te bereiken, zorg er dan voor dat er een dagelijkse taak wordt gemaakt om dit uit te voeren. Stel een schema binnen uw organisatie op voor de consequente uitvoering van back-ups, door een persoon of een systeem. Regelmatige uitvoering zal de beveiliging van uw gegevens helpen garanderen.
Automatiseren
Het kan moeilijk zijn om er bij elke geplande back-up aan te denken dat er een back-up van gegevens moet worden gemaakt, waardoor vaak sommige back-ups worden overgeslagen. Helaas kunnen de meeste bedrijven het zich niet permitteren om zomaar te ‘vergeten’ een back-up van hun gegevens te maken en daarom kan automatisering bijzonder van pas komen. U kunt menselijke fouten geheel en al vermijden door gebruik van speciale back-upsoftware met automatisering voor het plannen van back-ups waar u geen toezicht op hoeft te houden.
Herstellen testen
De enige reden waarom organisaties back-ups van hun gegevens maken is omdat ze die dan in de toekomst indien nodig kunnen herstellen. Een backup strategie valt en staat dus met de mogelijkheid om de opgeslagen gegevens op effectieve wijze te herstellen. Test het herstelvermogen van uw back-ups door simulaties te gebruiken die echte rampen en gegevensverlies nabootsen.
Doorlopend monitoren
Zorg dat u niet simpelweg vergeet dat er een backup strategie is. Het is handig als hulpmiddel zodat u zelden toezicht moet houden of iets moet corrigeren, maar dat betekent nog niet dat u het helemaal uit uw hoofd kunt zetten. Bekijk back-uprapporten regelmatig zodat u weet van welke gegevens back-ups zijn gemaakt, hoe de back-ups zijn gemaakt en hoe deze zo nodig kunnen worden hersteld.
Succesvolle Backup Strategie met NinjaOne
Bij de ontwikkeling van een efficiënt back-upproces en best practices moeten aan veel noodzakelijke stappen worden gedacht, maar een aangepaste backup strategie maken zal zeker leiden tot meer succes voor uw bedrijf. Lees over het back-upsucces van NinjaOne bij Red Road Networks voor een succesverhaal bij het gebruik van back-ups.
Ontdek back-upsucces voor uw bedrijf door gebruik te maken van de gratis proefperiode van NinjaOne.
