Nu de overgang naar meer flexibele en externe werkplekken een blijvende trend wordt, is het belangrijker dan ooit dat bedrijven ervoor zorgen dat hun best practices voor het beheer van de levenscyclus van IT-middelen bijblijven. In dit artikel bespreken we de basisprincipes van IT asset management en geven we tips om de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen in elke fase van de IT asset lifecycle.
Wat is IT-assetmanagement?
IT-assetmanagement (ITAM) is de verzameling processen, frameworks en best practices die een bedrijf gebruikt om de levenscyclus van zijn IT-assets te traceren en te beheren, inclusief de fysieke, financiële en contractuele kenmerken ervan.
In deze context kunnen IT-assets verwijzen naar hardware, software, netwerken en daaraan gerelateerde technologieën die worden beheerd door de IT-afdeling die bedrijfsopties ondersteunt. Vaak zijn er binnen een organisatie meer IT-assets die beheerd moeten worden dan dat er medewerkers zijn. Aanschaf, configuratie, beveiliging, beheer en onderhoud van die assets kan een kostbare aangelegenheid zijn. Daarom zijn ITAM-werkzaamheden meestal gericht op het beperken van organisatierisico’s, het verhogen van efficiëntie en het terugdringen van IT-kosten.
Doelstellingen van het ITAM-proces
De hoofddoelstelling van de best practices en processen op het gebied van IT-assetmanagement is vaak om het rendement van IT-assets te optimaliseren door verbetering van inzichten en beheer.
Met goed gedefinieerde ITAM-processen kunnen bedrijven:
- hardware, softwarelicenties en onderhoudskosten terugdringen
- efficiëntie vergroten
- resources effectiever toewijzen
- IT-assets voor audit- en conformiteitsdoeleinden betrouwbaar rapporteren
- een fundament van zichtbare beveiliging en baselines creëren (elementaire CIS-controles 1 en 2 aanpakken) <- link in het engels
Het ITAM-proces is ook cruciaal voor processen op het gebied van boekhouding, budgettering en planning. Als u niet weet wat u hebt, is het ook niet mogelijk om plannen te maken om in toekomstige behoeften te voorzien.
De levenscyclus van IT-assets
De levenscyclus van IT-assets omvat alles wat er gebeurt vanaf het moment van aanvraag tot het moment van afvoer. Op een hoog niveau kan het levenscyclusmodel van IT-assets worden uitgesplitst in de volgende fasen:
- Aanvraag
- Inkoop
- Implementatie
- Onderhoud
- Afvoer
ITAM is gericht op het bereiken van een maximaal rendement uit de IT-investering door tijdens elk van deze fasen de kosten tot een minimum te beperken en een maximale meerwaarde van IT-assets na te streven.
Het ITAM-proces, fase 1: aanvraag en inkoop
De aanvraag en inkoop van IT-assets vormen de eerste stap in de levenscyclus van IT-assets. IT-teams en serviceproviders hebben een ticketingtool nodig dat specifiek is ontwikkeld voor de verwerking van IT-problemen, zodat aanvragen op efficiënte wijze ingediend, geordend en goedgekeurd kunnen worden. Als een aanvraag eenmaal is goedgekeurd, kan IT de asset inkopen, hun ITAM-softwareagent toevoegen en met implementatie beginnen. Een voorbeeld van een softwareautorisatie- en inkoopsjabloon (in het engels) vindt u hier.
Het ITAM-proces, fase 2: een IT-assetinventarisatie uitvoeren
Een van de meest kritieke aspecten van het ITAM-proces betreft de IT-assetinventaris. Een IT-assetinventaris is simpelweg een lijst van alle hardware-, software-, netwerk- en andere technologische assets die worden gebruikt ter ondersteuning van een bedrijf. Dit proces kan volledig handmatig worden uitgevoerd en met behulp van spreadsheets worden beheerd, maar het kan ook automatisch worden beheerd via IT-assetmanagementsoftware. ITAM-software kan worden gebruikt om alle beheerde IT-assets van een bedrijf automatisch te identificeren en erover te rapporteren.
Het ITAM-proces, fase 3 en 4: implementatie en onderhoud
Tijdens de inkoopfase kan IT beschikbare werkstationmodellen voor eindgebruikers standaardiseren, contractuele volume-inkoopovereenkomsten ontwikkelen of wellicht in bulk aankopen om de kosten van nieuwe hardware tot een minimum te beperken. Op vergelijkbare wijze kunnen IT-teams tijdens de implementatie- en onderhoudsfasen software voor externe monitoring en beheer benutten om apparaatinstallatie en doorlopend onderhoud te automatiseren en zo de aan het apparaat gerelateerde arbeidskosten tot een minimum te beperken.
Het ITAM-proces, fase 5: afvoer
Het laatste aspect van een optimaal functionerend ITAM-proces bestaat eruit ervoor te zorgen dat assets die zijn gebruikt door vertrokken medewerkers opnieuw gebruikt kunnen worden of worden afgevoerd, en dat verouderde assets op efficiënte en veilige wijze buiten werking worden gesteld.
Best practices voor het beheer van de levenscyclus van IT assets
- ITAM moet de volledige levenscyclus van beheerde assets beslaan, van aanvraag tot afvoer. Gebrek aan toezicht over enige stap van de levenscyclus van de asset kan leiden tot gemiste meerwaarde.
- ITAM draait helemaal om processen. Goed gedefinieerde processen waarover op effectieve wijze wordt gecommuniceerd en die precies worden nageleefd, leiden tot extra meerwaarde via taken en activiteiten op het gebied van IT-assetmanagement.
- IT-detectie en -monitoring moet geautomatiseerd worden. Gezien de grote aantallen assets die moeten worden beheerd en gegevens die moeten worden verzameld, is het belangrijk over de juiste tools te beschikken om het karwei te kunnen klaren. Zonder tools waarmee het proces kan worden geautomatiseerd heeft men een dagtaak aan het up-to-date en relevant houden van inventarissen. Efficiënte IT-leveranciers gebruiken tools zoals platforms voor monitoring en management op afstand ter ondersteuning van hun ITAM-processen.
- Installeer monitoringsoftware bijtijds. Zorg ervoor dat uw monitoringsoftware direct aan uw nieuw ingekochte apparaten wordt toegevoegd om er zeker van te zijn dat er niets verloren gaat.
De beste werkwijzen voor het beheer van de levenscyclus van IT-activa voor MKB’s
Voor kleine bedrijven is elke euro er één en aarzelen om in IT-assetmanagement te investeren kan op de lange termijn vaak veel duurder uitpakken. Een typische eerste stap bestaat uit het uitvoeren van een interne audit ter identificatie van alle IT-assets die de organisatie op dat moment bezit. Dit kan een lastige en tijdrovende taak zijn, zelfs als er tools beschikbaar zijn die daarbij kunnen helpen.
Daarom is uitbesteding van IT-assetmanagement en andere IT-verantwoordelijkheden aan een leverancier van managed services vaak een meer kosteneffectieve en efficiënte oplossing.
Leveranciers van managed services zullen doorgaans een audit uitvoeren als onderdeel van hun evaluatie- of onboardingproces. Als dit eenmaal is afgerond, zullen zij hun ervaren personeel, tools en geconsolideerde processen inzetten om een coherent en efficiënt ITAM-programma op te bouwen.
