Een goed geleid IT-team houdt elk bedrijfsmiddel in zijn domein bij, inclusief hardware, software en licenties. De specifieke taak van het beheer van hardware activa staat bekend als hardware asset management. Dit houdt in dat hardware in de gaten wordt gehouden vanaf het moment dat deze wordt aangevraagd en aangeschaft tot het moment dat deze buiten gebruik wordt gesteld en wordt verwijderd.
Zoals u zich kunt voorstellen, kan dit een ontmoedigende taak zijn wanneer deze handmatig wordt uitgevoerd. Zonder procedure en speciale hulpmiddelen kan het proces versnipperd zijn en veel fouten bevatten.
Handmatige administratie van HAM verhoogt de kosten van het vermogensbeheer en verhoogt het risico van diefstal en verlies. In veel gevallen is het bijna onmogelijk om aan de toepasselijke normen en voorschriften te voldoen met behulp van handmatige administratie. Een specifiek hardware asset management plan – onderdeel van een grotere ITAM-strategie – is nodig om het hele proces te stroomlijnen.
In dit artikel gaan we in op de meest kritische aspecten van hardware asset management en de bijbehorende concepten.
In dit artikel wordt het volgende besproken:
- Wat is hardware asset management (HAM)?
- Waarom is hardware asset management belangrijk?
- Uitdagingen en beperkingen van het beheer van hardwareactiva
- De verschillen tussen HAM en DAM
- Hoe HAM zich verhoudt tot ITAM (IT Asset Management)
Wat is Hardware Asset Management?
Hardware asset management is het proces van het inventariseren en volgen van fysieke IT-componenten zoals werkstations, laptops, schijven, routers en servers gedurende hun gehele levenscyclus. Het hardware asset management proces geeft het IT-team belangrijke details over hun hardware-asset inventaris, waar ze zich bevinden in de asset life cycle, en hoe die assets worden gebruikt. De kern van HAM is kostenbeheersing, inkoopbegeleiding, het bijhouden van IT-inventaris en de voorbereiding op audits.
Zoals eerder vermeld, is het beheer van hardware activa een onderdeel van het grotere IT asset management (ITAM) concept. Daarom moeten HAM-procedures samenwerken met de algemene asset management scope van de IT-afdeling en integreren met andere ITAM/ITIL-processen.
Met de juiste processen voor hardwarebeheer kan de tijd die de MSP of IT-provider kwijt is aan het bestellen, inzetten, onderhouden en buiten gebruik stellen van hardware aanzienlijk worden teruggebracht.
Waarom is HAM belangrijk voor de organisatie?
Het beheer van de levenscyclus van hardwareactiva houdt meer in dan alleen het maken van een inventaris van apparaten. Het grotere doel is het vastleggen en bijwerken van activagegevens om de technische ROI te maximaliseren, risico’s te minimaliseren en de waarde en het nut van IT-hard assets goed te registreren. Enkele van deze voordelen in detail zijn:
Kosten besparen
Wanneer hardware-assets gedurende hun hele levenscyclus worden beheerd, kan de organisatie geld besparen. Dit is voornamelijk te wijten aan de “service- en onderhoudsfase” van de levenscyclus van activa. Wanneer hardware wordt verzorgd, daalt de kans op falen aanzienlijk. HAM-processen maken ook duidelijk wanneer het tijd is om een bedrijfsmiddel af te stoten, wat veel onderhoudskosten bespaart die tot na de praktische levensduur van het bedrijfsmiddel hadden kunnen doorlopen.
Het gebruik van activa verbeteren
Hardware asset management helpt IT-professionals het beste uit hun inventaris te halen door onderbenutte hardware te benutten. Soms is het mogelijk bestaande hardware te gebruiken in plaats van een nieuwe, dure aankoop te doen — maar het kan een uitdaging zijn te weten wanneer dit een optie is als de hardware niet correct is geïnventariseerd.
Beveiliging handhaven en bestuursrisico’s verlagen
Een goed HAM-proces geeft een overzicht van de hardware-assets, waarmee het IT-team kan vaststellen wat moet worden onderhouden en wat moet worden verwijderd. Deze informatie helpt hen om hardware die een veiligheidsrisico kan vormen omdat hij verouderd is of niet meer wordt ondersteund, te recyclen of te repareren. Vermogensbeheer is vaak een vereiste wanneer het tijd is voor een nalevingscontrole.
IT-inventarisbeheer
Hardware asset management geeft een duidelijk inzicht in uw hardware-assets, wat resulteert in een betere controle over uw IT-inventaris. Bovendien kunt u met het HAM-proces actuele informatie over de hardware-inventaris bijhouden voor voortdurende controle en onderhoud.
Verliespreventie
HAM omvat het merken van activa, het toewijzen van eigendom, routineonderhoud en het volgen van locaties voor beveiliging en diefstalpreventie. Hardware asset management voorziet in het bijhouden van garantiedocumenten, contracten, licentieovereenkomsten en onderhoudsgegevens om verlies of diefstal tegen te gaan.
De levenscyclus van hardwareactiva
Hardware activa hebben een levensduur die op een georganiseerde en gedocumenteerde manier moet worden behandeld. Elk activum, ongeacht zijn omvang of prijs, doorloopt een levenscyclus met verschillende fasen:
1) Aankoop/Vraag
Dit is de eerste stap in de levenscyclus van activa en omvat de feitelijke aankoop van een goed dat de organisatie heeft aangevraagd. Dergelijke aankopen worden gewoonlijk gedaan na inzicht in de behoeften, het maken van prognoses, het vergelijken van alternatieven en het valideren van de aankoop.
2) Inzet
Vervolgens wordt het goed in gebruik genomen. In dit stadium wordt het goed gecontroleerd op fysieke gebreken, ontwerpproblemen, compatibiliteitsproblemen en of het goed correct is geconfigureerd. Aan het eind van deze fase is het bedrijfsmiddel volledig ingezet en functioneert het voor het beoogde doel.
3) Onderhouden / Monitoring
Service management is een uiterst belangrijke volgende stap. Constant gebruik leidt tot storingen en vertragingen, en veel problemen kunnen worden voorkomen door goed onderhoud. In deze fase worden ook de prestaties van het bedrijfsmiddel gecontroleerd om een optimale productiviteit te garanderen en problemen op te sporen die zich tijdens het gebruik kunnen voordoen. Deze fase omvat regelmatige patching en updates, nalevingscontroles, kosten-batenanalyses en gebruiksrapportage.
4) Ondersteuning
Ondersteuning helpt de levensduur van hardware te verlengen. Bovenop het onderhoud worden wijzigingen en upgrades toegepast om de activa relevant, conform en compatibel met andere activa te houden naarmate de IT-omgeving evolueert.
5) Verwijdering
De activa moeten aan het einde van hun levensduur worden verwijderd. Voordat een bedrijfsmiddel echter buiten gebruik wordt gesteld en wordt weggegooid, moet de plaats ervan in de organisatie worden bekeken en aangepakt, zodat de verwijdering ervan geen nadelige gevolgen heeft. HAM maakt het gemakkelijk om strategische beslissingen te nemen over het vervangen van oude technologie wanneer deze dit stadium bereikt.
HAM vs DAM
Zowel HAM als DAM zijn onderdelen van IT Asset Management (ITAM). Terwijl HAM zich bezighoudt met hardware, houdt DAM zich specifiek bezig met toepassingen. Digital asset management (DAM) houdt bijvoorbeeld rekening met alle software van een organisatie, zowel virtuele als niet-virtuele, gedurende de hele softwarelevenscyclus.
IT Asset Management (ITAM) en HAM
IT asset management (ook bekend als ITAM) is het brede proces van het administreren, inzetten, onderhouden, upgraden en afvoeren van de IT assets van een organisatie gedurende de gehele levenscyclus. Net als bij de meer specifieke HAM gaat het om het bijhouden en onderhouden van de inventaris om de waarde ervan voor de organisatie te maximaliseren.
ITAM omvat alle IT-middelen, waaronder hardware, softwaresystemen, cloud-middelen en informatie of gegevens. Het omvat zowel HAM als DAM.
Uitdagingen van Hardware Asset Management
Gebrek aan organisatie
De grootste uitdaging voor HAM is het ontbreken van een georganiseerde inventaris van hardware. Zonder een inventarisatie weten organisaties niet wat er in hun IT-omgeving bestaat, wie verantwoordelijk is voor de middelen, of hoe deze worden onderhouden. Sommige organisaties proberen dit probleem aan te pakken met eenvoudige spreadsheets of zelfgemaakte tools, maar de meeste vinden het erg moeilijk om een goede vermogensbeheeradministratie bij te houden zonder speciaal daarvoor ontwikkelde oplossingen.
Verandering en veroudering
Alle IT-middelen hebben een eindige levensduur en een vervaldatum. Hardware wordt overmatig gebruikt en slijt na verloop van tijd. Software moet worden bijgewerkt naar nieuwere versies.
Apparaten moeten worden ondersteund, opgewaardeerd en vervangen. Met al deze chaos kan het een uitdaging zijn om activa te beheren, zelfs met de juiste hulpmiddelen. Daarom wordt aanbevolen dat grotere organisaties speciale ITAM- of HAM-tools gebruiken die gebruik kunnen maken van geautomatiseerde ontdekking en digitale workflows om het proces te vereenvoudigen.
Slechte begrotingsplanning
Als IT-teams niet weten wat ze tot hun beschikking hebben, kunnen ze moeilijk weten wat ze kunnen gebruiken en wat ze moeten aanschaffen. Zelfs een goed HAM-proces helpt niet als de IT-professionals het gebruik niet goed bijhouden. Met de juiste hulpmiddelen kunt u weloverwogen beslissingen nemen over de aanschaf van nieuwe activa en het gebruik van bestaande activa. Het kan ook helpen afval te elimineren.
Handmatige inventarisatie
MSP’s en IT-teams verliezen aanzienlijke hoeveelheden kostbare tijd met het handmatig ontdekken en inventariseren van activa. In feite zijn handmatige inventarisatie en voortdurende tracering bijna onmogelijk voor beheerde IT-providers die verantwoordelijk zijn voor een lange lijst van externe klanten. Dit is opnieuw een reden om specifieke instrumenten voor HAM te gebruiken die het risico verminderen door automatische ontdekking van hardware mogelijk te maken, zelfs op afgelegen netwerken.
Service en ondersteuning
Het onderhouden en ondersteunen van de IT-omgeving kan ontmoedigend zijn wanneer uw IT-team of MSP niet weet om welke middelen het gaat. ITAM- en HAM-protocollen houden informatie over de geschiedenis van het bedrijfsmiddel, de configuratie en eerdere problemen bij de hand. Met deze gegevens hoeft de servicedesk geen tijd te besteden aan onderzoek (of gissen) bij elke serviceoproep. Dit versnelt de oplostijden en maakt het IT-team in het algemeen efficiënter en productiever.
Beheer en onderhoud van inkoop tot pensionering
Hardware asset management is essentieel in elke zakelijke IT-omgeving in het tijdperk van digitale transformatie. HAM zal IT-teams helpen zichtbaarheid en controle te krijgen over de IT-hardware die zij onder hun hoede hebben. Hierdoor kunnen zij gemakkelijk alle hardware van hun klanten beheren en onderhouden, van aanschaf tot pensionering.
Hardware asset management stelt organisaties ook in staat beter geïnformeerde aankoopbeslissingen te nemen door financiële informatie en gebruik te koppelen aan activa en volledige transparantie te bieden over het beheer van de IT-investering.
NinjaOne IT Asset Management
Krijg volledig, nauwkeurig en realtime inzicht in uw beheerde IT-middelen om de kosten te verlagen, de productiviteit te verhogen en de beveiliging te verbeteren.
- Automatiseer onderzoek naar en management van IT-assets
- Reageer op real-time informatie over IT-middelen
- Gemakkelijk assets groeperen, vinden en beheren
- Volgen van en waarschuwen voor wijzigingen in assets
- Software op schaal monitoren en beheren
