Het beheren en onderhouden van IT-middelen is essentieel voor een succesvol bedrijf. Capterra meldt echter dat bedrijven in 80% van de gevallen reageren in plaats van onderhoudsproblemen te voorkomen. Proactief IT assetmanagement is mogelijk met een actuele en nauwkeurige inventaris van IT-activa.
Wat is een inventaris van IT assets?
Een inventaris van IT assets is een volledige lijst van alle IT assets binnen de IT-omgeving van een organisatie. Een goed beheerde inventaris biedt een centrale locatie om artikelen te volgen en ervoor te zorgen dat ze effectief worden gebruikt om bedrijfsprocessen te ondersteunen.
Soorten IT assets
Er zijn twee hoofdtypen IT assets: hardware assets en software assets.
Hardware verwijst naar alle tastbare zaken in de IT-omgeving. Het zijn de noodzakelijke fysieke componenten binnen een IT-omgeving. De verschillende soorten hardware omvatten:
- Laptops en computers
- Mobiele apparaten
- Servers
- SNMP-apparaten (firewalls, switches, routers, hubs, enz.).
Software verwijst naar alle immateriële zaken in de IT-omgeving. Om software te laten werken, moet de fysieke hardware taken uitvoeren die door de software worden gestuurd. De software omvat:
- Programma’s
- Instructies voor computergebruik
Hoe maak je een inventaris van IT assets
Een inventaris van IT assets kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Elke methode vergt een andere hoeveelheid tijd en heeft verschillende nauwkeurigheidsniveaus.
Doe het met de hand
Dit is de meest elementaire methode voor het maken van een inventaris van uw IT-middelen. Elke keer dat u een apparaat koopt, moet u de informatie in een spreadsheet typen en opsturen naar de persoon die belast is met het toezicht op uw vermogen. Met deze methode kan het maken van een inventaris van IT assets tijdrovend en weinig productief zijn.
Gebruik een tool voor inventarisatiebeheer van IT-middelen
Dam software zijn iets geavanceerder. Met dit soort gereedschap typ je informatie over activa in een database. Het serienummer van het apparaat kan informatie opleveren over de fabricage of andere specificaties van het apparaat. Alle andere informatie over het apparaat moet echter handmatig worden ingevoerd.
Implementeer een oplossing voor endpointmanagement
Een tool voor endpointmanagement is de beste oplossing voor het maken en bijhouden van een inventaris van IT assets. Telkens wanneer een nieuw apparaat wordt aangeschaft en toegevoegd aan de IT-omgeving van uw organisatie, zet u er een agent op zodat u het kunt bewaken en beheren. Hiermee krijgt u een automatische inventaris en wordt deze voortdurend voor u bijgewerkt, zodat u altijd over een actuele inventaris van IT assets beschikt.
Waarom inventarisbeheer van IT assets belangrijk is
Het belang van inventarisatie van IT assets is moeilijk te onderschatten. Door apparaten binnen het bedrijf bij te houden, kunt u organisatorische apparaten effectief beheren. Het helpt u ook om een verouderde inventaris te voorkomen.
Een inventaris van IT assets helpt u de extra kosten in verband met het onderhoud van een IT-omgeving te minimaliseren. De belangrijkste kosten zijn:
-
Directe kosten
Onder directe kosten worden alle uitgaven verstaan die verband houden met de machines of producten zelf. Zonder een inventaris van IT assets weet u misschien niet wanneer producten het einde van hun levenscyclus hebben bereikt en moeten worden vervangen. De totale vervanging van machines is een directe kost die snel kan oplopen.
-
Licentiekosten
Apps en programma’s vereisen een softwarelicentie om eindgebruikers recht te geven op eerlijk gebruik van de software. Als werknemers apps op hun apparaten hebben waarvoor een licentie nodig is, maar ze gebruiken die niet, is dat een onnodige kostenpost. Een inventaris van IT assets geeft u de informatie die u nodig hebt om die apps te identificeren en te verwijderen.
-
Beveiligingskosten
Zonder een inventaris van IT-middelen om uw apparaten te controleren en te beheren, weet u niet of er toepassingen op de computers van mensen staan. Je weet ook niet of ze gepatcht zijn en of ze mogelijk malware zijn. Deze onbekende risico’s vormen potentiële beveiligingskosten voor uw organisatie.
Wanneer een inventaris van IT assets uitvoeren en beheren
Het tijdstip en de frequentie hangen grotendeels af van de manier waarop u besluit de inventaris van IT assets van uw organisatie uit te voeren. Als u kiest voor een methode waarbij de gegevens van de apparaten handmatig moeten worden ingevoerd, is het verstandig uw inventaris bij te werken telkens wanneer u een nieuw apparaat krijgt, en uw activa regelmatig te controleren. Deze timing kan van bedrijf tot bedrijf verschillen, maar zorg ervoor dat u dit vaak genoeg doet om een bijgewerkte lijst van activa bij te houden.
Als het gaat om oplossingen voor inventarisbeheer, is het uitvoeren van een inventaris van IT assets vrij eenvoudig. Zet gewoon een softwareagent op elk nieuw apparaat dat aan het bedrijf wordt toegevoegd, en het blijft automatisch informatie over die inventaris naar de oplossing sturen. Dit betekent dat u voor elk apparaat slechts eenmaal een inventaris hoeft in te vullen en dat deze in de toekomst automatisch wordt bijgewerkt.
Tools voor het beheer van de inventaris van IT assets
Het beheer van uw inventaris van IT assets is een belangrijke taak die veel tijd en detail kan vergen. Gelukkig zijn er verschillende hulpmiddelen ontworpen om deze taak te ondersteunen en te stroomlijnen. Software voor het beheer van IT assets is een zeer gespecialiseerd en doeltreffend instrument dat u kan helpen bij het beheer.
NinjaOne biedt een oplossing voor endpointmanagement waarmee u gemakkelijk een inventaris van IT assets kunt maken. Het maakt gecentraliseerd en extern IT-beheer mogelijk, en vereist minimale handmatige interventie ter ondersteuning. Meld u vandaag nog aan voor een gratis trial.
