Naarmate de IT-wereld groter en complexer wordt, is er steeds meer informatie nodig voor zowel de werking als de beveiliging van IT-apparaten. Het is bijna onmogelijk voor MSP’s en IT-professionals om alles te onthouden zonder het ergens op te schrijven, maar “ergens” moet zowel veilig zijn als direct beschikbaar om te raadplegen. Gelukkig zijn IT-documentatiesoftware en best practices voor IT-documentatie ontwikkeld voor beide.
Wat is IT-documentatie?
IT-documentatie omvat het vastleggen van gedetailleerde beschrijvingen van taken, methoden, procedures en alle essentiële kennis voor de werking van een IT-omgeving. Het kan ook documentatie bevatten over alle referenties of configuraties die nodig zijn om de toestellen correct te beheren. IT-documentatiesoftware biedt één enkele locatie om deze belangrijke informatie op betrouwbare wijze op te slaan.
5 IT-documentatie Best Practices
IT-documentatie is geen kleine opgave. Het vergt een grote tijdsinvestering, samen met het naleven van enkele belangrijke principes. Als het goed wordt gedaan, is het een vitale hulpbron voor bedrijven en IT-teams. Hier zijn 5 best practices op het gebied van IT-documentatie die u kunt volgen om er zeker van te zijn dat u munt slaat uit deze bron van onschatbare waarde:
Maak een plan
Omdat het documenteren van de technische knowhow van uw bedrijf van essentieel belang is, is het verstandig een plan van aanpak te maken voor de uitvoering van de documentatie. Voordat u met het proces begint, moet u beslissen welke informatie u gaat vastleggen, hoe u dat gaat doen en hoe u de details gaat ordenen. Als u met een plan begint, zal het gemakkelijker zijn om het efficiënt te documenteren.
Schrijf Duidelijk
Aangezien het een bron is waarnaar vaak zal worden verwezen, moet u het zo schrijven dat u de informatie gemakkelijk kunt begrijpen. Hou het simpel en beknopt. Er is geen behoefte aan extra poeha; schrijf gewoon referenties op of vermeld procedures eenvoudig. Zorg er bovendien voor dat de informatie die u schrijft accuraat is. Duidelijke documentatie zal ook nieuwe werknemers helpen bij het navigeren door hun rol en het leren van de informatie.
Organiseer de gegevens en gebruik multimedia
Door de informatie te organiseren vanaf het moment dat u begint te documenteren, wordt het veel gemakkelijker om de informatie later op te zoeken en terug te vinden. Door multimedia zoals kleuren, grafieken en diagrammen toe te voegen om belangrijke data duidelijk weer te geven, wordt de documentatie visueel aantrekkelijker en begrijpelijker. Met uitgebreide IT-documentatie kunnen technici en ondersteunend personeel meer tijd besteden aan het oplossen van problemen en minder tijd aan het zoeken naar het antwoord.
Standaardiseren van de documentatie
Zet een proces op voor het registreren van informatie, zodat alles op dezelfde manier wordt geregistreerd. Sommige IT-documentatiesoftware biedt verschillende sjablonen die kunnen worden gebruikt om het standaardisatieproces te vergemakkelijken en te vereenvoudigen. Door uw IT-documentatie te standaardiseren, wordt zowel het vastleggen als het terugvinden van informatie in de documentatie eenvoudiger.
Maak van documentatie een gebruikelijke en regelmatige activiteit
IT-documentatie moet een levend document zijn, met consistente updates als onderdeel van uw dagelijkse workflow. Aangezien documentatie nodig is voor zowel de veiligheid als het gemak van de bedrijfsvoering, is het belangrijk om er een dagelijkse praktijk van te maken. IT-documentatie moet ook een gezamenlijke inspanning zijn van andere afdelingen binnen de organisatie om ervoor te zorgen dat de documentatie wordt gebruikt en accuraat is.
Waarom IT-documentatie Nuttig is voor Uw Bedrijf
We hebben een aantal best practices op het gebied van IT-documentatie op een rijtje gezet, maar hoe kan het u helpen bij uw bedrijfsvoering? Uiteindelijk komt het neer op iets dat bekend staat als kennisbeheer. Kennisbeheer is het bewaren van organisatorische kennis en informatie voor gebruik door zowel huidige als toekomstige werknemers.
IT-documentatiesoftware wordt gebruikt als een kennisbeheersinstrument voor IT-professionals. Er zijn meerdere manieren waarop het uw bedrijf kan helpen, waaronder:
Sneller inwerken
Elk bedrijf kent de uitdaging om nieuwe werknemers te leren wat hun rol is en hoe ze de belangrijkste functies in hun functie moeten uitvoeren. Gelukkig kan het inwerktraject met IT-documentatie veel sneller worden voltooid omdat alle nodige informatie beschikbaar is op een gemakkelijk toegankelijke, georganiseerde plaats. Dit is vooral nuttig wanneer technici informatie over de IT-omgeving van individuele klanten of cliënten moeten leren kennen of er toegang toe moeten hebben.
Verhoogde efficiëntie
IT-documentatie is een doeltreffende manier om bedrijfskennis te centraliseren en te standaardiseren. Wanneer informatie zoals referenties, processen en configuraties worden vastgelegd, hebben technici een locatie waar ze gemakkelijk toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Dit helpt te voorkomen dat op andere plaatsen tijd wordt verspild met het zoeken naar expliciete informatie over IT-omgevingen. Een gecentraliseerde kennisbank maakt het ook gemakkelijk om ervoor te zorgen dat deze up-to-date is.
Geminimaliseerd risico
Het kan moeilijk zijn de continuïteit te waarborgen wanneer een technicus de organisatie verlaat en kennis met zich meeneemt. Met goede en consistente IT-documentatie is dit een risico dat gemakkelijk kan worden voorkomen. Door het gebruik van IT-documentatie kan cruciale bedrijfskennis worden opgeschreven en vastgelegd voor huidig en toekomstig gebruik. IT-documentatie kan ook alle informatie verschaffen die technici nodig hebben om vaak voorkomende IT-problemen op te lossen, zoals wat ze moeten doen als een back-up mislukt of wat ze moeten doen als ze vermoeden dat malware in IT-systemen is geslopen. Als organisaties beschikken over documentatie waarin staat wat zij in een noodsituatie moeten doen, kunnen zij deze problemen sneller oplossen en eventuele schade beperken.
Verbeterde Beveiliging
Het beveiligen van wachtwoorden en andere autorisatie-informatie is een van de vele bronnen voor hoofdpijn waar IT Pro’s en MSP’s mee te maken hebben. IT-documentatie kan helpen bij het veilig opslaan en delen van geloofsbrieven, zodat alleen degenen die de informatie nodig hebben er toegang toe hebben. De extra beveiligingsmaatregel geeft u gemoedsrust terwijl u IT-diensten blijft leveren aan klanten en cliënten.
Conclusie
Effectieve IT-documentatie is zowel gunstig als noodzakelijk voor elke IT-omgeving, en het is de moeite waard tijd te besteden aan het vastleggen van alle belangrijke IT-informatie. Bovendien is het ook essentieel voor een succesvol beheer van IT-operations. Een goede documentatie zorgt voor een soepele werking en een gevoel van zekerheid, wetende dat alle informatie voor uw IT-omgeving veilig is.
NinjaOne is een unified platform voor IT-operaties dat is ontworpen om het monitoren en beheren van uw IT-omgevingen te vereenvoudigen, en hun documentatiefunctie is slechts één van de vele tools die zij aanbieden. Meld u vandaag nog aan voor een gratis proefperiode om de voordelen van Ninja’s IT-documentatiesoftware te ontdekken.
