Bedrijven streven doorgaans naar gecentraliseerde systemen voor het beheer van IT-assets, waaronder niet alleen hardware, software, netwerken en infrastructuur, maar ook belangrijke gegevens. Volledige controle over een dergelijke ingewikkelde omgeving is vaak moeilijk, zo niet onmogelijk, maar met de juiste protocollen voor assetmanagement kunnen organisaties dichter bij dat doel komen. Met assetmanagement is het eenvoudiger om budgetten te beheren, analyses te gebruiken, gegevens te beschermen en de IT-omgeving te optimaliseren.
In dit artikel gaan we in op de belangrijkste aspecten van ITAM en de bijbehorende concepten.
In dit artikel wordt het volgende besproken:
- Wat is de levenscyclus van een asset?
- De fasen van de levenscyclus van een asset
- Wat is IT-assetmanagement (ITAM)?
- Waarom is levenscyclusmanagement van assets belangrijk?
- Wat zijn best practices voor ITAM en levenscyclusmanagement van IT-assets?
Wat is de levenscyclus van een asset?
Een levenscyclus van IT-assets bestaat uit een progressieve reeks fasen in het beheer van het asset. De levenscyclus begint met de planning wanneer de besluitvormers beslissen dat ze een asset nodig hebben en loopt door tot het einde van de nuttige levensduur van het asset en het asset uit de inventaris wordt verwijderd. Het belang van een bepaalde levenscyclus van assets wordt bepaald door factoren als kosten, belangd en betrouwbaarheid.
De waarde, het gebruik en de status van IT-middelen zijn belangrijke budgettaire en operationele aandachtspunten. Bijna elke organisatie houdt dan ook op de een of andere manier haar assets bij, ook al is dat via een informeel of ad-hoc proces. Naast logistieke redenen draagt assetmanagement ook bij tot het onderhoud en het behoud van een IT-omgeving. Wanneer dergelijk onderhoud niet wordt uitgevoerd, krijgen organisaties vaak te maken met storingen, inactieve tijd en noodvervangingen.
Hoewel de specifieke kenmerken van elke levenscyclus variëren afhankelijk van de asset, blijven de fasen van de levenscyclus dezelfde. De levenscyclus van een tablet is heel anders dan die van bijvoorbeeld een server, maar toch worden ze in dezelfde reeks fasen geëvalueerd. Ongeacht waarvoor deze wordt gebruikt, spelen dezelfde aandachtspunten voor de levenscyclus een rol.
De fasen van de levenscyclus van assets
Elk asset doorloopt vier fasen in zijn levenscyclus:
1. Creatie/inkoop
De cyclus begint hier, in de eerste fase, wanneer een behoefte wordt vastgesteld en beslissingen worden genomen over het creëren of aankopen van de asset. De asset wordt op dit punt geselecteerd, geïmplementeerd, geconfigureerd en zorgvuldig geïnventariseerd. Dit is een cruciale eerste stap, omdat fouten later tot grote problemen kunnen leiden. Als de verkeerde asset worden gekozen, of als deze niet goed wordt geïnstalleerd, kunnen de negatieve gevolgen in de resterende fasen voelbaar zijn en het kan jaren duren voordat de asset kan worden vervangen.
2. Gebruik
Hopelijk is het gebruik de fase die het langste duurt. Hier wordt de asset gebruikt voor het beoogde doel en wordt de functie ervan vervuld. Opmerkelijk is dat sommigen het gebruik en de volgende stap, het onderhoud, in één fase combineren. Vanuit tijdsperspectief is dit logisch, omdat de asset waarschijnlijk goed wordt onderhouden tijdens het gebruik. De bedoeling van deze twee fasen is echter niet meer duidelijk wanneer ze worden gecombineerd.
3 Onderhoud
Als we het over de levenscyclus hebben, verwijst onderhoud naar alle handelingen die tijdens de nuttige levensduur aan een asset worden verricht. Dit betekent meestal preventief, proactief en noodonderhoud en andere vormen ervan. Als de levenscyclus goed wordt beheerd en de assets presteren zoals verwacht, kunnen de meeste onderhoudswerken worden gepland.
4 Vernieuwing/verwijdering
De laatste fase in de levenscyclus van een asset is wanneer de levensduur is bereikt. Dit is vaak waar de waarde van het proces voor levenscyclusmanagement echt kan worden waargenomen, waardoor het leiderschap betere beslissingen kan nemen over de verdere ontwikkeling aan de hand van de gegevens die verzameld zijn tijdens de levensduur van de asset.
Wat is ITAM?
IT-assetmanagement, ook bekend als ITAM, omvat strategieën en best practices voor het beheren en optimaliseren van de IT-systemen, hardware, processen en gegevens van een organisatie.
Label: Een IT-asset is alle informatie, systemen, software of hardware die eigendom zijn van de organisatie en worden gebruikt tijdens het normale gebruik.
Een groot deel van ITAM is de verantwoordelijkheid voor het implementeren, traceren en onderhouden van IT-middelen. Dit houdt onder meer in dat moet worden nagegaan welke assets beschikbaar zijn en of deze moeten worden geoptimaliseerd, vervangen of opgewaardeerd naar een nieuwere of geschiktere technologie. In wezen draait assetmanagement om het inventariseren en traceren van al deze assets, zodat het leiderschap van de organisatie weloverwogen strategische beslissingen kan nemen over IT-aankopen en -uitgaven.
Waarom levenscyclusmanagement van IT-assets belangrijk is
Levenscyclusmanagement van IT-assets is meer dan een inventarisatie van assets maken en er vervolgens mee stoppen. De echte voordelen worden gehaald uit het continu vastleggen van assetgegevens om het rendement te maximaliseren, het risico te beperken en meer operationele waarde te creëren. Door optimaal gebruik te maken van de huidige middelen kunnen IT-managers onnodige aankopen vermijden, de kosten voor softwarelicenties en -ondersteuning verlagen, verspilling tegengaan en de algehele doeltreffendheid verbeteren.
Bovendien kunnen de juiste ITAM-procedures (en software voor assetmanagement) organisaties helpen om een aantal veelgemaakte fouten bij assetmanagement te voorkomen. Als er geen processen zijn geïmplementeerd, kunnen organisaties vaak belangrijke onderdelen van de levenscyclus, zoals proactief onderhoud, oorspronkelijke configuratie en planning voor het einde van de levensduur, over het hoofd zien.
Levenscyclusmanagement levert veel op, alleen al vanwege de kosten van de fouten die u ermee kunt voorkomen.
De International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) wist ons te zeggen dat de langetermijnwaarde van ITAM best practices goed gedocumenteerd is. Dit vertaalt zich in kostenverlagingen, betere ondersteuning van eindgebruikers, meer controle over IT-middelen, gestroomlijnde communicatie, minder risico’s op het gebied van beheer, betere naleving en beveiliging van software, meer ondersteuning voor beveiliging en voorbereiding op noodherstel en betere strategische besluitvorming en budgettering.
IT levenscyclusmanagement en ITAM best practices
De IAITAM definieert ook 12 belangrijke procesgebieden (KPA’s) voor ITAM. Wij zetten deze best practices hieronder uiteen:
- Programmaproces: Het IT-assetmanagement moet in alle fasen van de levenscyclus worden gecentraliseerd en gedocumenteerd. Documenten zijn noodzakelijk, zodat organisaties strategieën kunnen ontwikkelen en IT-activiteiten voortdurend kunnen ondersteunen.
- Programmamanagement: Programma’s voor assentmanagement moeten goed georganiseerd zijn en alle best practices naleven. Door een vastgestelde structuur voor dit proces te volgen, worden organisaties geholpen bij hun eigen proces voor het opzetten van een ITAM-strategie.
- Beleidsmanagement: Alle beleidslijnen moeten worden gedocumenteerd en toegepast in het ITAM-initiatief, alsook voor de IT-assets zelf. Het beleid moet duidelijk zijn en medewerkers en alle belangrijke belanghebbenden moeten het gemakkelijk kunnen begrijpen om de naleving ervan te bevorderen.
- Communicatie- en trainingsbeheer: Een organisatiecultuur die voortdurende opleiding, bewustmaking en training rond ITAM-beleid ondersteunt, is van cruciaal belang. Deze stap helpt bij het veranderingsbeheer naarmate het programma vordert.
- Projectbeheer: IT-assetmanagement heeft sterk leiderschap nodig om ervoor te zorgen dat initiatieven georganiseerd en doeltreffend zijn. Doeltreffend projectbeheer kan organisaties helpen de nodige middelen bijeen te brengen om IT-assets in te zetten en te onderhouden.
- Documentatiebeheer: Documentatie met betrekking tot IT-assets, zoals inkoopbewijzen, softwarelicenties, certificaten van echtheid, enz., moet worden georganiseerd en bijgehouden gedurende de gehele levenscyclus van het IT-asset.
- Financieel beheer: Financieel beheer van IT-assets is de hoeksteen voor het snijden in de uitgaven en het beperken van verspilling. Het is belangrijk dat u zich concentreert op budgettering, afstemming van vaste assets, terugvordering, voorbereiding van financiële audits, afstemming van facturen, prognoses en facturering.
- Conformiteit en wetgeving: ITAM-strategieën moeten gericht zijn op het beperken van risico’s en het voorbereiden van de organisatie op audits.
- Leverancierbeheer: Externe leveranciers vormen een essentieel onderdeel van ITAM. U moet een communicatieprotocol opstellen en alle communicatie met deze verkopers documenteren.
- Inkoopbeheer: Verzamel de vereisten voor IT-assets vroeg in de eerste fase van hun levenscyclus, voordat ze worden aangekocht of geïmplementeerd. Zorg voor een duidelijk begrip van alle toepasselijke beleidslijnen, normen en levenscyclusprocessen voor uw IT-assets.
- Identificatie van assets: Elke afzonderlijk IT-asset moet zo worden geïdentificeerd en geïnventariseerd dat de afzonderlijke assets gemakkelijk kunnen worden gevonden en gebruikt.
- Verwijderingsbeheer: De meeste IT-assets hebben op een bepaald moment een ‘exit-strategie’ nodig. Plan hoe deze assets aan het eind van hun levensduur moeten worden verwijderd, en welke vervangingen (eventueel) nodig zullen zijn.
Conclusie
De levenscyclus van assets beïnvloedt elk onderdeel van het bedrijf, niet alleen de IT-afdeling. Belangrijke assets hebben een rol te vervullen vanaf het moment dat ze worden aangekocht tot ze worden verwijderd.
Wanneer de juiste IT-assets worden gekozen, geconfigureerd en onderhouden, kunnen ze een nog groter rendement op de investering opleveren en onverwachte problemen tot een minimum beperken. Als er niet voldoende aandacht wordt besteed aan de stappen van de levenscyclus, kunnen deze assets een negatieve invloed hebben op de bedrijfsmiddelen en de medewerkers.
Als een organisatie daadwerkelijk geïnteresseerd is in het implementeren van een IT-assetmanagementoplossing, en zo zou het waarschijnlijk moeten zijn, zal inzicht in de levenscyclus van assets een integraal onderdeel zijn van een preventieve onderhoudsstrategie, evenals toekomstige planning en budgettering.
Levenscyclusmanagement van assets kan een prachtig middel zijn om het winstpotentieel, de levensduur van assets, de totale productiviteit, de tevredenheid van medewerkers en nog veel meer andere zaken te verhogen, zolang best practices worden nageleefd.
NinjaOne IT-Assetmanagement
Krijg volledig, nauwkeurig en realtime inzicht in al uw beheerde IT-middelen om de kosten te verlagen, de productiviteit te verhogen en de beveiliging te verbeteren met krachtige IT asset management software
- Automatiseer onderzoek naar en management van IT-middelen
- Reageer op real-time informatie over IT-middelen
- Gemakkelijk assets groeperen, vinden en beheren
- Volgen van en waarschuwen voor wijzigingen in assets
- Software op schaal monitoren en beheren
