Opmerking: Het volgende is een uittreksel uit The Break/Fix to Managed Services Transition Kit, dat een actieplan in 4 stappen bevat voor de overstap naar managed services, samen met bonussjablonen en tools die u kunt gebruiken om meteen aan de slag te gaan.
De prijsstrategie voor managed services is een complex onderwerp. Er is niet één juiste manier om bepaalde zaken aan te pakken. Het hangt allemaal af van factoren die uniek zijn voor elke aanbieder en hun klantenkring. Een enkele blogpost zal slechts een tipje van de sluier oplichten, dus laten we het eenvoudig houden door enkele basisprincipes te behandelen. Daarna wijs ik u op een bron die dieper ingaat op de details van uw prijsstelling.
MSP-prijsmetriek 101 (en de gevaren van te veel vertrouwen op benchmarks)
Het is duidelijk dat er veel op het spel staat als het gaat om de juiste prijsstelling. Als de plank wordt misgeslagen, zal al het harde werk dat is gestoken in de lancering van uw aanbod uiteindelijk voor niets zijn geweest als uw bedrijf niet winstgevend is. Om te weten wat u in rekening moet brengen, zijn hier een paar basistermen en concepten die u eerst moet begrijpen:
- Kosten van verkochte goederen (COGS): Dit getal, ook wel Cost of Services genoemd, moet alle directe kosten weergeven die gepaard gaan met het leveren van uw service, inclusief kosten voor softwarelicenties, arbeid en andere kosten.
- Maandelijks terugkerende inkomsten (MRR): De naam zegt het al, dit zijn de inkomsten die uw services met een vaste vergoeding op maandbasis genereren.
- Alles-in-stoelprijs (AISP): MRR gedeeld door het aantal ondersteunde gebruikers. Bijv.: Als een klant met 20 zitplaatsen 3000 dollar aan MRR genereert, is de AISP 150 dollar.
- Brutomarge: Het percentage van elke dollar aan MRR dat u daadwerkelijk mag houden/aanwenden voor uw vaste overheadkosten (bedrijfskosten). Dit is cruciaal voor het bepalen van het break-even punt.
Op het gevaar af dat ik het natuurlijk te eenvoudig voorstel, komt effectieve prijsstelling in wezen neer op het kennen van de COGS en het in rekening brengen van voldoende kosten om ervoor te zorgen dat de resulterende MRR ten minste 2x die directe kosten bedraagt en dan nog wat. De gewenste marge is ongeveer 50% of meer, maar sommige MSP’s streven naar een marge van 70%.
Hoewel het verleidelijk is om naar benchmarks te kijken als richtlijn, is het alleen zo nuttig om te weten dat MSP’s gemiddeld tussen $125 – $200 per gebruiker per maand in rekening brengen. De prijsstelling moet werkelijk gebaseerd zijn op uw kosten en de marges die die u moet behalen om winstgevend te zijn, niet op basis van wat anderen doen.
Heeft u hulp nodig bij het uitsplitsen van uw werkelijke COGS? MSPexchange biedt een fantastische MSP Margin Calculator die helpt bij het berekenen van kosten, marges en prijzen op basis van een flat fee, per gebruiker model. 
De MSP-margecalculator | Bron: MSPexchange
Zou u all-in moeten gaan op AYCE?
Zoals we eerder hebben uitgelegd, gebruiken veel MSP’s gelaagde of à la carte prijsstructuren om hun klanten een aantal verschillende pakketten aan te bieden waaruit ze kunnen kiezen, maar er zijn duidelijke voordelen verbonden aan het ontwikkelen van één vast, gestandaardiseerd aanbod. Het houdt de dingen niet alleen eenvoudig, het stelt ook in staat om u volledig in te zetten en te focussen op de positionering.
Zoals bij elk prijsmodel zijn er zeker uitdagingen en potentiële valkuilen bij AYCE-prijzen. Een veelgemaakte fout is het niet vooraf glashelder maken van uitzonderingen, dat wil zeggen de dingen die niet gedekt zijn. Dat gezegd hebbende, vlakke prijsmodellen worden steeds populairder, en daar is een goede reden voor. Als u de juiste hulpmiddelen en structuur heeft om AYCE goed uit te voeren kan het zeer winstgevend zijn.
Als u daarentegen een gelaagde aanpak of een aanpak à la carte wilt verkennen, kunt u hier goed advies vinden over deze modellen.
Prijs per gebruiker of per apparaat, welke moet u gebruiken?
Ervan uitgaande dat u kiest voor forfaitaire prijzen, is een andere beslissing die u moet nemen of u uw tarief wilt specificeren per gebruiker of per apparaat. Om duidelijk te zijn, hoeft u geen van beide te specificeren. U kunt het ook gewoon bij één vast maandelijks bedrag houden. Klanten laten weten dat hun prijs is gebaseerd op het aantal gebruikers of apparaten kan voor- en nadelen hebben. Aan de ene kant kan het de prijzen verankeren in duidelijke termen die klanten begrijpen. Aan de andere kant kan het u erg gevoelig maken voor inkrimping en andere organisatorische veranderingen.
In de beginperiode van managed services wonnen de prijzen per apparaat aan populariteit, maar sindsdien winnen de prijzen per gebruiker aan populariteit. Ten eerste is het minder ingewikkeld (geen verschillende prijzen instellen voor verschillende soorten apparaten of ruzie maken met een klant over waarom VM’s meetellen), maar er is ook iets leuks en voordelig aan het focussen van uw aanbod op het ondersteunen van mensen, niet apparaten.
Dat gezegd hebbende, is geen enkele gebruiker hetzelfde en sommige experts beweren dat je eerst een gedetailleerd beeld moet krijgen van uw werkelijke kosten voordat u uw prijs bepaalt.
Om dat te doen, raden de makers van de MSP Margin Calculator (waarnaar hierboven wordt verwezen) aan om gebruikers op te delen in cohorten op basis van hun behoeften en hoeveel moeite het gaat kosten om ze van dienst te zijn. Bijv.: Een klant kan fulltime gebruikers hebben die uw standaardpakket nodig hebben, parttime gebruikers die alleen e-mail nodig hebben, leidinggevenden die een speciale behandeling nodig hebben, enz. De kosten van de diensten die u aan elk van deze groepen levert zullen anders zijn, dus elke groep zal een andere impact hebben op uw marges. De margecalculator helptu deze kosten te berekenen, zodat u uw flat rate effectiever kunt prijzen.
En dan zijn er natuurlijk nog de meer ongrijpbare factoren, zoals hoe vervelend het is om met een bepaald type gebruiker om te gaan. Om dit mee te nemen in de prijsoverwegingen, raadt MSP-consultant Nigel Moore aan om deze factoren te wegen met een model dat hij “Per gebruiker 2.0” noemt (ook hier kan de MSP Margin Calculator je helpen bij de daadwerkelijke implementatie). 
Het bovenstaande komt uit Moore’s must-read gids, Een (dom) eenvoudige methode om eenvoudig en winstgevend MSP-overeenkomsten te prijzen. U kunt ook meer te weten komen over Moore op de website The Tech Tribe.
Belangrijkste do’s en dont’s op het gebied van prijsstelling
Tot slot:
- Vereisen vooruitbetaalde facturen. Anders gaat u achter betalingen aan en mist u de waarde van voorspelbare MRR op de cashflow, wat een van de belangrijkste redenen was om over te stappen op managed services.
- Voelt u niet verplicht om iedereen dezelfde prijs te bieden. Eén vast bedrag betekent niet één prijs voor iedereen. Uw tarief moet gebaseerd zijn op uw kosten om diensten te verlenen, en behoeftige klanten moeten meer betalen.
- Geef uzelf een buffer door te streven naar hogere marges. Onverwachte kosten zijn bijna altijd een gegeven. Bescherm uzelf door te streven naar 60% of 70% en herinner uzelf eraan dat het gemakkelijker is om dat van tevoren te bereiken dan om achteraf te proberen de prijzen te verhogen. Dat gezegd hebbende..
- Wees niet bang om de prijzen te verhogen. Een van de meest gemaakte fouten van MSP’s is dat ze te weinig in rekening brengen voor hun diensten. Als MSP’s het hebben over het verbeteren van prijzen, eindigt het bijna altijd met de mededeling dat ze bijna geen klanten zijn kwijtgeraakt en dat ze hadden gewild dat ze er genoeg vertrouwen in hadden gehad om het eerder te doen.
- Hebben een minimumtarief. Anders zult u in veel gevallen niet winstgevend zijn met kleinere klanten.
- Blijf niet te veel hangen in wat anderen doen. Verkoop klanten de algemene waarde die u levert.
Begint u net met managed services of wilt u efficiënter en winstgevender worden?
U kunt meer bruikbaar advies vinden in onze gratis Break/Fix to Managed Services Transition Kit. Het bestaat uit een actieplan van 4 stappen dat u kunt volgen om uw winkel helemaal op orde te krijgen PLUS extra gratis sjablonen en tools die u direct kunt gebruiken. 
