Pontos principais
- Monte um inventário de SaaS do cliente a partir de registros de cobrança e dados de uso para identificar assinaturas sobrepostas.
- Agrupe os aplicativos por função e depois compare como as equipes os utilizam para encontrar duplicações desnecessárias.
- Compare usuários ativos com licenças compradas para achar oportunidades de reduzir gastos com SaaS.
- Confirme as necessidades de cada departamento antes de recomendar quais aplicativos manter ou descontinuar.
- Migre os dados necessários antes de desativar um aplicativo, conclua o cancelamento da assinatura e verifique se as cobranças param conforme o combinado.
- Revise as assinaturas de SaaS com frequência e antes dos prazos de renovação para detectar novas sobreposições.
A sobreposição de SaaS é um problema comum em muitas organizações. Várias empresas perdem o controle das assinaturas e seguem pagando, sem perceber, por ferramentas das quais já não precisam. Revisar e gerenciar essas ferramentas de forma proativa ajuda a otimizar fluxos de trabalho, cortar custos e reforçar segurança e conformidade, já que reduz a dispersão.
Como extrair mais valor das assinaturas de SaaS
Para aproveitar ao máximo as assinaturas de SaaS, é preciso revisar os aplicativos constantemente. Monte um inventário de todos os aplicativos em uso e organize-os em categorias. Verifique se há sobreposições e trabalhe junto com os líderes dos outros departamentos para definir quais aplicativos manter, descontinuar ou renegociar com os fornecedores.
Pré-requisitos:
- Ter acesso aos logs de login disponíveis do IdP (por exemplo, Microsoft Entra ID, Okta) e aos relatórios de uso dos aplicativos SaaS.
- Ter em mãos, para análise, os relatórios de despesas ou financeiros do cliente com os custos das assinaturas.
- Contar com uma plataforma que sirva de inventário central de SaaS (planilha ou plataforma low-code).
- Ter ferramentas básicas de relatórios ou visualização (Excel, Power BI ou painéis do PSA).
Estratégias de implementação recomendadas:
| Clique para escolher uma etapa | Melhor para usuários individuais | Melhor para empresas |
| Etapa 1: monte um inventário completo de SaaS | ✓ | |
| Etapa 2: categorize os aplicativos por função | ✓ | |
| Etapa 3: compare uso e custos | ✓ | |
| Etapa 4: envolva as partes interessadas para ganhar contexto | ✓ | |
| Etapa 5: recomende opções de consolidação | ✓ | |
| Etapa 6: estabeleça ciclos recorrentes de revisão | ✓ |
Etapa 1: monte um inventário completo de SaaS
Primeiro, reúna os dados dos aplicativos SaaS de cada área da organização. Essas informações podem vir de provedores de identidade, sistemas financeiros e logs de rede. Em seguida, consolide tudo em um inventário central e em um arquivo CSV.
Garanta que cada registro tenha:
- nome do cliente e do aplicativo
- categoria do aplicativo
- ID da assinatura ou da conta
- departamento que o utiliza
- responsável
- custo da assinatura e frequência de cobrança
- número de licenças compradas e atribuídas
- número de usuários ativos do aplicativo e o período medido
- data de renovação e prazo para aviso de cancelamento
Etapa 2: categorize os aplicativos por função
Com o inventário de todos os aplicativos SaaS pronto, organize-os em categorias úteis. Assim fica mais fácil ver quais aplicativos cumprem funções parecidas e merecem uma análise mais atenta quanto à redundância. Veja alguns exemplos de categorias:
- Comunicação (Slack, Teams, Zoom)
- Gerenciamento de projetos (Asana, Trello, Monday.com)
- Compartilhamento de arquivos (Dropbox, Google Drive, OneDrive)
Adicione ou remova categorias conforme a necessidade.
Etapa 3: compare uso e custos
Percorra cada categoria e os aplicativos que estão nela. Veja quantas pessoas usaram o aplicativo de forma ativa durante o período analisado em comparação com o número de licenças contratadas. Use os relatórios de uso quando houver e confirme necessidades eventuais ou sazonais com o responsável pelo aplicativo. Qual é o custo por assento e quanto se gasta no total com a assinatura?
Também vale analisar o quanto o aplicativo foi incorporado aos fluxos de trabalho ao longo do tempo. Essa abordagem orientada por dados facilita identificar quais aplicativos SaaS do inventário têm baixo valor e são redundantes.
Etapa 4: envolva as partes interessadas para ganhar contexto
Concluída a análise dos dados, chega a hora de conversar com as demais partes interessadas. Compartilhe as conclusões com os líderes dos outros departamentos e faça estas perguntas:
- A redundância é intencional (por exemplo, preferência por determinada ferramenta)?
- É possível consolidar o uso?
- As duplicidades atendem a uma necessidade temporária?
Antes de desativar alguns aplicativos, é preciso ter certeza de que isso não vai travar fluxos de trabalho nem impedir que os funcionários façam seu trabalho. Essas conversas trazem mais contexto e mostram como os aplicativos são realmente usados.
Etapa 5: recomende opções de consolidação
Apresente suas recomendações aos líderes de departamento. Você pode sugerir:
- manter a ferramenta mais econômica ou mais adotada;
- descontinuar ou consolidar ferramentas subutilizadas ou caras;
- negociar menos assentos pagos com base no uso real e nos termos de renovação da assinatura.
Negocie com os líderes de departamento e ouça o ponto de vista deles. Assim que o cliente aprovar a desativação de um aplicativo, migre os dados necessários e confirme se os fluxos de trabalho afetados continuam funcionando. Remova acessos e integrações que não são mais necessários e então cancele a assinatura ou combine a não renovação. Guarde a confirmação do cancelamento e confira as faturas seguintes para verificar se as cobranças param conforme o combinado.
Etapa 6: estabeleça ciclos recorrentes de revisão
Revisar as assinaturas de SaaS da organização não pode ser algo pontual. Proponha uma revisão trimestral ou semestral, com verificações extras antes dos prazos de renovação e cancelamento. Colete dados de uso com regularidade, para que estejam disponíveis em cada revisão. Também dá para alinhar com os outros departamentos nas revisões trimestrais de negócios (QBRs) e manter a governança dos aplicativos consistente.
Com isso, os aplicativos SaaS contratados seguem úteis e relevantes. E você evita redundância e desperdício de recursos.
Tabela-resumo de boas práticas para revisar a redundância de aplicativos
| Componente | Finalidade e valor |
| Inventário completo | É a base da revisão. Você precisa de uma lista completa de todas as assinaturas de SaaS para ver quais se sobrepõem e são redundantes. |
| Categorização dos aplicativos | Separar os aplicativos em categorias funcionais facilita identificar possíveis sobreposições para análise. |
| Comparação de uso e custo | Compare o custo de cada aplicativo com o quanto ele é usado. Isso dá base concreta às suas recomendações. |
| Colaboração com as partes interessadas | Converse com as outras partes interessadas e entenda melhor como os aplicativos SaaS são usados. Assim, desativar um aplicativo não vai interromper fluxos de trabalho. |
| Planejamento da consolidação | Recomende quais aplicativos manter, descontinuar ou renegociar com os fornecedores. Isso simplifica o conjunto de ferramentas SaaS e reduz custos. |
| Revisões recorrentes | Faça uma revisão trimestral ou semestral. Isso evita que a duplicação volte a crescer. |
Trecho de automação opcional
Veja um exemplo de script em Windows PowerShell que ajuda a automatizar a detecção e a eliminação de assinaturas de SaaS sobrepostas:
# Identify overlapping SaaS apps by category
$inventory = Import-Csv saas_inventory.csv
$inventory | Group-Object Category | Where-Object { $_.Group.Count -gt 1 } |
Select Name, @{Name="AppCount";Expression={$_.Group.Count}}
Esse trecho importa o arquivo CSV do inventário de SaaS. Ele filtra as categorias que têm apenas um aplicativo, já que nelas não existe sobreposição. Depois, cria uma tabela com os aplicativos das categorias que têm vários registros. Fica mais fácil, assim, ver quais aplicativos se sobrepõem ou são redundantes.
Integração com NinjaOne para gerenciar a dispersão de aplicativos SaaS
- Use o inventário de endpoints do NinjaOne como ponto de partida e enriqueça-o com dados de assinaturas e uso de SaaS.
- Documente as sobreposições na documentação do NinjaOne ou em tickets vinculados ao PSA.
- Apresente as informações sobre sobreposições nos relatórios de QBR, ao lado dos dados de endpoints, usando os relatórios gerados pelas ferramentas do NinjaOne.
Guia de início rápido
Principais conclusões:
- Foco do NinjaOne em gerenciamento de SaaS: NinjaOne oferece ferramentas feitas para o gerenciamento de SaaS, com acompanhamento de inventário e otimização de assinaturas.
- Detecção e eliminação de sobreposições: os resultados da pesquisa indicam que NinjaOne tem recursos para:
- Identificar assinaturas sobrepostas: acompanhar quais serviços SaaS estão em uso nos dispositivos e usuários da organização.
- Analisar o uso: entender com que frequência cada assinatura é realmente usada.
- Recomendar consolidação: apontar assinaturas redundantes ou sem uso que podem ser eliminadas.
- Economia e eficiência: o principal benefício destacado é reduzir gastos desnecessários com SaaS e simplificar o conjunto de ferramentas ao remover duplicidades.
- Integração e automação: NinjaOne provavelmente integra esses recursos à sua plataforma de RMM, o que permite aos MSPs gerenciar os ambientes SaaS dos clientes com eficiência.
Corte custos gerenciando bem as assinaturas de SaaS
Cancelar assinaturas de SaaS desnecessárias ou reduzir assentos pagos ajuda MSPs e seus clientes a cortar custos. E o processo não é complicado. Basta montar um inventário completo de SaaS, categorizar as ferramentas por função, comparar uso e custo, envolver as partes interessadas e incorporar as revisões à governança do cliente. Dessa forma, você reduz desperdício com SaaS, simplifica o conjunto de ferramentas, fortalece governança e conformidade e entrega um ROI mensurável nas QBRs.
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