Bevisa värde med uppseendeväckande IT-rapportering

Bevisa värde med uppseendeväckande rapportering l NinjaOne

Oavsett om verksamheten går smidigt eller om du stöter på ett antal problem är frågan till IT alltid densamma – “Vad betalar vi dig egentligen för?” Istället för att se IT som en viktig pusselbit ser organisationer ofta IT som en kostnadsstation, vilket leder till en snedvriden uppfattning om IT:s betydelse.

IT-teams möter ofta liknande hinder när de försöker visa på IT-värde:

  • Att kommunicera tekniska uppdateringar till en icke-teknisk publik
  • Anpassa tekniska prioriteringar till affärsmålen för att berätta en övertygande historia
  • Kondensera viktig information till något snabbt smältbart

Alla dessa problem kan få långtgående konsekvenser, bland annat för budgeten, ledningens engagemang, framtida personalstyrka med mera. Utan en omfattande rapporteringsprocess kan det sluta med att du offrar de resurser du behöver i framtiden.

3 anledningar till varför IT-rapportering är viktigt

  1. Med hjälp av mätningar kan du enkelt berätta en historia
    När man talar med andra avdelningar inom den bredare organisationen är det viktigt att kunna berätta en historia. Dessa olika målgrupper kanske inte har den avancerade tekniska expertisen eller har begränsad tid att gräva i en lång beskrivning. Med bra statistik kan du enkelt berätta din egen historia i ett enkelt format. Du kan även använda dessa berättelser för att visa hur IT har en inverkan på organisationens övergripande mål och på så sätt bevisa värdet.
  2. Hjälper dig att göra affärsidéer
    Som IT-chef har du ofta till uppgift att fatta beslut om budget, inköp och personalstyrka för framtiden. Eller så kan du i din vardag upptäcka en lucka i arbetsflödet som kräver särskilda resurser. I vilket fall som helst kan en färdig rapport göra ditt liv mycket enklare. Genom att visa faktiska data (och ännu bättre, genom att anpassa dem till en monetär kostnad) kan du lättare göra en affärsmässig motivering för de förändringar du vill genomföra.
  3. Håll koll på vilka åtgärder som haft effekt
    Rapporter är inte bara bra för att dela information med resten av organisationen utan kan även vara otroligt viktiga för ditt eget team. Rapporter kan ge insyn i eventuella ineffektiviteter och visa var du bör investera mer. På så sätt kan du fatta bästa möjliga affärsbeslut i rätt tid.

Hur man bygger en fantastisk rapport

Om du ännu inte har skapat en rapport eller om du letar efter sätt att förbättra en befintlig rapport finns det några bästa metoder som kan ta din rapport från bra till bra.

  1. Välj rätt nyckeltal (KPI:er)
    KPI:er (Key Performance Indicators) är ryggraden i din rapport. Dessa datapunkter kommer att kommunicera din berättelse, så de bör överensstämma med befintliga affärs- eller IT-mål. Det finns ett stort antal KPI:er som du kan välja mellan, och några av dem hittar du i vårt dokument om IT-mått för framgång. De varierar från kostnad per ärende till antal blockerade säkerhetshot. Men tänk på att för många KPI:er kan göra det hela för rörigt och svårt att tyda, så välj med omsorg!
  2. Identifiera hur dina uppgifter kommer att erhållas
    Du måste arbeta inom varje plattform för att se om det är lätt att få fram de uppgifter du behöver. Du kanske kan hitta alla datapunkter inom IT-teamet, men det finns en chans att du måste samarbeta med andra avdelningar för att få fram de data du behöver. Det är bättre att veta så snart som möjligt innan man ger sig in på för djupt vatten med uppgifter som är svåra att få fram.
  3. Förenkla processen med fördesignade rapportmallar
    Som tur är behöver du inte göra allt arbete på egen hand. Det finns många resurser som kan hjälpa dig att utforma en rapport med hjälp av befintliga mallar. Tredjepartsresurser som Canva eller Piktochart kan hjälpa dig att utforma fantastiska rapporter på ett kick. Alternativt kan du alltid använda Microsoft Office eller Google Workspace, eftersom de sannolikt redan finns i din miljö.
  4. Visa data i sitt sammanhang
    Se till att data inte bara visas i enskilda datapunkter, utan även i ett sammanhang så att de hjälper till att berätta historien. Om du till exempel visar kostnaden per ärende och försöker övertyga ledningen om att du behöver investera i ett nytt automatiseringsverktyg kan du visa ökningen av kostnaden per ärende över tid. Alla data bör lätt visa den historia du berättar.
  5. Organisera data på sidan efter arbetsflödestyper
    Även om du kanske har mer detaljerade rapporter för kvartals- eller årsrapporter kombinerar du ofta olika arbetsflöden i en enda rapport. Detta innebär att du bör dela upp dina datahistorier på de olika IT-arbetsflödena – helpdesk, säkerhet osv. Detta hjälper dig att organisera dina tankar och gör det mycket lättare att smälta dem!
  6. Regelbunden rapportering
    Rapportering kan vara ett fantastiskt verktyg för att kommunicera med andra team eller för att använda inom teamet, men du måste vara konsekvent och anpassa rapporterna efter mötesfrekvensen. Kvartalsrapporter kommer att se helt annorlunda ut än årsrapporter, och månadsrapportering kommer att vara ännu mindre involverande än en årlig planeringsrapport. Detta kan också förändra de KPI:er som du övervakar, så tänk på det när du utarbetar dina rapporter.

Om du vill ha vägledning för din nästa rapportering men inte vet var du ska börja har vi sammanställt en ny guide – “IT Measures of Success” – som innehåller användbara formler och en lista över KPI:er som du kan använda när du sammanställer din nästa rapport.

Nästa steg

För att bygga upp ett effektivt och handlingskraftigt IT-team krävs en centraliserad lösning som fungerar som ett centralt redskap för att leverera IT-tjänster. NinjaOne gör det möjligt för IT-teams att övervaka, hantera, säkra och stödja alla sina enheter, oavsett var de befinner sig, utan behovet av en komplex infrastruktur på plats.

Lär dig mer om NinjaOne endpoint-hantering, ta en live tour, eller starta en gratis provperiod av NinjaOne.

Du kanske även gillar dessa inlägg

Redo att bli en IT-ninja?

Ta reda på hur NinjaOne kan hjälpa dig att förenkla din IT-hantering.
×

Se NinjaOne i aktion!

Genom att skicka detta formulär accepterar jag NinjaOne:s integritetspolicy.

NinjaOne Villkor och bestämmelser

Genom att klicka på knappen “Jag accepterar” nedan anger du att du accepterar följande juridiska villkor samt våra användarvillkor:

  • Äganderätt: NinjaOne äger och kommer att fortsätta att äga alla rättigheter, titlar och intressen i och till manuset (inklusive upphovsrätten). NinjaOne ger dig en begränsad licens att använda skriptet i enlighet med dessa juridiska villkor.
  • Begränsning av användning: Du får endast använda skriptet för dina legitima personliga eller interna affärssyften, och du får inte dela skriptet med någon annan part.
  • Republikbildning Förbud: Du får under inga omständigheter återpublicera skriptet i något skriptbibliotek som tillhör eller kontrolleras av någon annan programvaruleverantör.
  • Friskrivning från garantiansvar: Skriptet tillhandahålls “i befintligt skick” och “som tillgängligt”, utan garanti av något slag. NinjaOne ger inga löften eller garantier om att skriptet kommer att vara fritt från defekter eller att det kommer att uppfylla dina specifika behov eller förväntningar.
  • Antagande av risk: Din användning av skriptet sker på egen risk. Du bekräftar att det finns vissa inneboende risker med att använda skriptet, och du förstår och tar på dig var och en av dessa risker.
  • Avstående och befrielse: Du kommer inte att hålla NinjaOne ansvarig för några negativa eller oavsiktliga konsekvenser till följd av din användning av skriptet, och du avstår från alla juridiska eller skäliga rättigheter eller rättsmedel som du kan ha mot NinjaOne i samband med din användning av skriptet.
  • EULA: Om du är en NinjaOne-kund omfattas din användning av skriptet av det licensavtal för slutanvändare som gäller för dig (EULA).