Under det senaste året har arbetsmarknaden varit mycket svängig och fler personer har börjat och slutat på företag än under tidigare år. Det finns några anledningar till att du kanske ser ett konstant flöde av nya medarbetare och att du har haft fler avskedshelger än vanligt:
- Det finns fler jobb på marknaden, vilket leder till att de anställda letar efter bättre möjligheter
- Lönerna har ökat med 5,1% under 2022, vilket även leder till att de anställda har möjlighet att tjäna mer pengar
- Fler företag har fått säga upp sig, vilket har lett till att organisationernas personalstyrka har minskat men även till att antalet arbetssökande har ökat
Varför en offboarding och onboarding process är avgörande för IT-teams
Tack vare dessa enorma fluktuationer på arbetsmarknaden ökar trycket på IT-teamen att stödja ständiga in- och utflyttningssamtal. Om ditt team inte har en ordentlig plan kan det sluta med att ni slösar bort dyrbar tid, pengar och resurser som skulle kunna användas till större projekt. Här är några skäl till varför det är så viktigt att skapa en enhetlig process:
Onboarding
- Gör processen smidigare för nya anställda
Onboardingsprocessen är en viktig tid för nya anställda. Detta är den första kontaktpunkten under deras tid hos er organisation, så det är viktigt att göra dessa första ögonblick smidiga. På så sätt kan ditt team bygga upp goda relationer med slutanvändarna, vilket leder till sundare interaktioner längre fram. - Sparar tid
Genom att skapa en standardiserad process kommer ditt team att spendera mindre tid på att ställa frågor och spela telefonspel mellan avdelningarna. Med en checklista, automatiserade åtgärder och mallar kan ditt team ägna mer tid åt det som är viktigt. - Hjälper till att förhindra framtida engångsförfrågningar
Om du utrustar nya anställda med rätt resurser och tillgång till dem från början kan du undvika en massa huvudvärk för ditt team i framtiden. - Hjälper grupper att hålla koll på inventarier
Med en omfattande checklista för onboarding är det mycket lättare att veta vilka användare som får vissa enheter, har tillgång till en viss programvarulicens osv. (Spoiler: detta gör även avflyttningsprocessen enklare eftersom du vet vilka enheter och licenser som tilldelats varje användare, vilket underlättar återvinning av tillgångar.) - Möjligheter att utbilda slutanvändare i säkerhetsprotokoll
Med en ordentlig introduktionsprocess har du möjlighet att utbilda nya anställda i viktiga säkerhetsprotokoll. Du kan kräva att användarna genomgår en detaljerad säkerhetsutbildning, ge dem hjälpresurser med mera under den första kommunikationen.
Offboarding
- Minimera säkerhetsrisker när människor lämnar en organisation
När människor lämnar en organisation har de tillgång till viktiga organisationsdata och plattformar som måste återkallas när de lämnar organisationen. Om anställda har tillgång till nätverket efter att de har lämnat företaget är nätverket öppet för potentiella attacker eller dataintrång. - Spara pengar genom att återvinna oanvända licenser
När en användare börjar jobba eller under sin tid i organisationen får han eller hon tillgång till ett antal olika program. De flesta av dessa kräver tillstånd för att få bedriva sin verksamhet. Det är viktigt att omfördela dessa licenser så att ditt team inte spenderar pengar på licenser som inte används. - Säkerställa en smidig kunskapsöverföring till det återstående teamet
Anställda kommer att samla mycket kunskap och resurser under denna tid i organisationen, och du vill vara säker på att dessa data inte går förlorade. Säkerhetskopiera deras enheter och ge tillgång till alla molndata.
Sex tips för att effektivisera dina onboarding- och offboarding-processer
Lyckligtvis finns det många sätt att automatisera dina onboarding- och offboarding-processer utan att det kostar pengar. Det kräver en viss tidsåtgång i början, men du kommer att spara otaliga timmar under varje session. Nedan följer några idéer om hur du kan införa enkla automatiseringsknep som kommer att få stor effekt.
- Ta emot all information från HR i god tid före introduktionen
Om du inte har all information på förhand kommer du att få spendera mycket mer tid på att gå fram och tillbaka mellan ditt team och HR. Det är en bra idé att samarbeta med personalavdelningen för att utforma en inlämningsprocess när en introduktion för en nyanställd måste planeras. - Skapa en uppsättning frågor att ställa till relevanta team
Under introduktionsprocessen behöver du veta vilken hårdvara som behövs, vilka krav som gäller för programvaror och systemåtkomst, distributionslistor osv. För att samla in informationen snabbt kan du skapa en mall med vanliga frågor. Så nästa gång du ska ta emot en ny användare kan du skicka den här listan med frågor till de relevanta kontaktpunkterna. - Beställ all nödvändig programvara och hårdvara i förväg
Genom att ha all mjukvara och hårdvara tillgänglig i god tid innan den nyanställde börjar kan du undvika brådskande fraktkostnader eller dåliga erfarenheter av introduktionen. - Utveckla din egen checklista för processen
Det kommer alltid att finnas undantag och arbetsspecifika krav för all onboarding, men en bra början är en standardiserad checklista. På så sätt kan du se till att du täcker in alla standardfunktioner för introduktion och sedan kan du överväga andra behov och lägga till dem i din checklista. Om du till exempel vet att ekonomiavdelningen alltid behöver tillgång till en viss molnbaserad programvara kan du lägga till den i en checklista som är specifik för ekonomiavdelningen. - Templatisera all e-postkommunikation
Mycket av den tid som går åt till introduktion går åt till att kommunicera mellan teamen. Du kan alltid använda e-postmallar för de första kontaktpunkterna för att se till att ingen tid går åt till att skriva ett e-postmeddelande för varje startpunkt. - Håll koll på all licensiering från onboarding till offboarding
Licensiering är förvirrande, så ju mer tid du lägger ner på att spåra var licenserna är tilldelade, desto lättare blir det att återställa och omfördela dem när någon lämnar företaget. Du vill inte upptäcka en dag att du har betalat för fler licenser än du egentligen behöver. Det finns till och med verktyg för hantering av programvarulicenser som kan göra processen enklare! Men i slutändan, oavsett metod, är det viktigaste att börja följa dem.
Vi vet att onboarding- och offboardingprocessen kan vara lite överväldigande, så vi har sammanställt en grundlig checklista för onboarding och offboarding av slutanvändare som du faktiskt kan använda i din vardag! Detta omfattar alla grundläggande uppgifter för att komma in och ut ur systemet, t.ex. hårdvara & programvarubehov, identitetshantering, SSO osv.
Lösningar för enhetlig IT-hantering, som NinjaOne, kan även hjälpa till att förenkla din onboarding genom en enda bildskärm för alla dina endpoints, ett ärendehanteringssystem, IT-dokumentation och mycket mer. Läs mer om NinjaOne och starta din kostnadsfria provperiod här.
