Företag försöker vanligtvis skapa centraliserade system för att hantera IT-tillgångar, inklusive maskinvara, programvara, nätverk och infrastruktur, men även viktig företagsdata. Fullständig kontroll över en så komplex miljö är ofta svår – om inte omöjlig – att uppnå, men rätt protokoll för hantering av tillgångar kan hjälpa organisationer att närma sig det målet. Med IT Asset Management (tillgångshantering) blir det lättare att hantera budgetar, använda analyser, skydda data och optimera IT-miljön.
I den här artikeln utforskar vi de viktigaste aspekterna av IT Asset Management och tillhörande begrepp.
Det här inlägget kommer att omfatta följande:
- Vad är IT Asset Management (ITAM)?
- Vad är en tillgångs livscykel?
- Etapperna i en tillgångs livscykel
- Varför är det viktigt att hantera tillgångarnas livscykel?
- Vad är bästa praxis för ITAM och hantering av IT-resursers livscykel?
Vad är en tillgångs livscykel?
Livscykeln för IT-tillgångar är den progressiva serie av steg som ingår i förvaltningen av tillgången. Livscykeln börjar med planeringen när beslutsfattarna identifierar behovet av tillgången och fortsätter tills tillgångens livslängd är slut och tillgången tas bort från lagret. Betydelsen av en viss tillgångs livscykel bestäms av faktorer som kostnad, kriticitet och tillförlitlighet.
IT-tillgångarnas värde, användning och status är viktiga budget- och verksamhetsfrågor. Nästan alla organisationer spårar sina tillgångar på något sätt, även om det innebär att de använder en informell eller tillfällig process. Förutom de logistiska skälen bidrar tillgångshanteringen även till det löpande underhållet av en IT-miljö. När underhållet försummas måste organisationer ofta hantera driftsstörningar, driftstopp och nödutbyten.
Även om detaljerna i varje livscykel kommer att variera beroende på tillgången, är livscykelns olika stadier desamma. Livscykeln för en surfplatta skiljer sig mycket från livscykeln för till exempel en server, men de kommer ändå att utvärderas i samma steg. Oavsett vad den används till spelar samma livscykelaspekter in.
Etapperna i en tillgångs livscykel
Varje tillgång genomgår fyra faser under sin livscykel:
1. Skapande/förvärv
Cykeln börjar här, under det första steget när ett behov identifieras och beslut fattas om att skapa eller förvärva tillgången. I detta skede väljs tillgången ut, installeras, konfigureras och inventeras noggrant. Detta är ett viktigt första steg, eftersom misstag kan leda till stora problem i slutändan. Om fel tillgång väljs, eller om den är felaktigt konfigurerad, kan den negativa effekten märkas i alla de återstående stegen – och det kan dröja flera år innan tillgången kan ersättas.
2. Användning
Förhoppningsvis är utnyttjandet det skede där tillgången stannar längst. Detta är helt enkelt när tillgången används för sitt avsedda ändamål och den fyller sin funktion. Det är värt att notera att vissa kombinerar användning och nästa steg, underhåll, i ett enda steg. Ur ett tidsperspektiv är detta logiskt eftersom tillgången förmodligen underhålls medan den används. Det kan dock vara svårt att förstå syftet med de två stegen när de kombineras.
3. Underhåll
Inom ramen för en livscykel avser underhåll allt arbete som utförs på en tillgång under dess livslängd. Detta innebär vanligtvis förebyggande, proaktivt, akut och andra former av underhåll. Om livscykeln hanteras väl och tillgången fungerar som den ska kan det mesta underhållet planeras.
4. Förnyelse/avyttring
Det sista steget i en tillgångs livscykel är slutet av dess livslängd. Det är ofta här som värdet av livscykelhanteringsprocessen verkligen visar sig, eftersom data som samlas in under tillgångens hela livstid gör det möjligt för ledningen att fatta bättre beslut om hur man går vidare.
Vad är IT Asset Management (ITAM)?
IT Asset Management, även kallat ITAM, omfattar strategier och bästa praxis för att hantera och optimera en organisations IT-system, hårdvara, processer och data.
Utlysning: En IT-tillgång klassificeras som information, system, programvara eller hårdvara som ägs av organisationen och som används i den ordinarie verksamheten.
En stor del av ITAM är ansvaret för att implementera, spåra och underhålla IT-tillgångar. Detta inkluderar att bedöma hur dessa tillgångar ska disponeras och avgöra om de behöver optimeras, bytas ut eller uppgraderas till en nyare eller mer lämplig teknik. I grund och botten handlar tillgångshantering om att inventera och spåra alla dessa tillgångar så att organisationens ledning kan fatta välgrundade strategiska beslut om IT-inköp och IT-utgifter.
Varför det är viktigt att hantera livscykeln för IT-tillgångar
Hantering av IT-tillgångars livscykel handlar om mer än att skapa en inventering av tillgångar och avsluta den dagen. De verkliga fördelarna kommer från kontinuerlig insamling av tillgångsdata för att maximera avkastningen, minimera riskerna och öka värdet i verksamheten. Genom att använda nuvarande resurser på bästa sätt kan IT-ansvariga undvika onödiga inköp, minska kostnaderna för programvarulicenser och support, eliminera slöseri och förbättra den totala effektiviteten.
Dessutom kan korrekta ITAM-procedurer (liksom programvara för tillgångshantering) hjälpa organisationer att undvika några av de vanligaste misstagen inom tillgångshantering. När processer inte finns på plats tenderar organisationer att försumma viktiga delar av livscykeln, t.ex. proaktivt underhåll, inledande konfiguration och planering för slutanvändning.
Livscykelhantering ger stor utdelning på grund av den rena kostnaden för de misstag som den hjälper dig att undvika.
International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) säger att det långsiktiga värdet av bästa ITAM-praxis är väldokumenterat. De kan ses i form av kostnadsminskningar, bättre stöd till slutanvändare, ökad kontroll över IT-tillgångar, effektiviserad kommunikation, minskade risker i styrningen, förbättrad efterlevnad och säkerhet av programvara, ökat stöd för säkerhet och beredskap för katastrofåterställning samt förbättrat strategiskt beslutsfattande och budgetering.
Förvaltning av IT-livscykel och bästa praxis för ITAM (IT Asset Management)
IAITAM definierar även 12 nyckelprocessområden för ITAM. Vi ger en sammanfattning av dessa bästa metoder nedan:
- Programprocess: Hanteringen av IT-tillgångar bör centraliseras och dokumenteras under alla faser av livscykeln. En pappersspårning är nödvändig för att organisationer ska kunna utveckla strategier och kontinuerligt stödja IT-verksamheten.
- Programförvaltning: Programmen för förvaltning av tillgångar bör vara välorganiserade och följa alla bästa metoder. Att följa en etablerad struktur för denna process hjälper organisationer att vägleda dem genom deras egen process för att upprätta en ITAM-strategi.
- Förvaltning av politiken: Alla policyer måste dokumenteras och verkställas i ITAM-initiativet samt för själva IT-tillgångarna. Policyer måste vara tydliga och lättförståeliga för anställda och alla viktiga intressenter för att främja efterlevnad.
- Kommunikation och utbildningsledning: En organisationskultur som stöder kontinuerlig utbildning, medvetenhet och träning kring ITAM-policyer är avgörande. Detta steg kommer att underlätta förändringshanteringen när programmet går framåt.
- Projektledning: Hantering av IT-tillgångar kräver ett starkt ledarskap för att säkerställa att initiativen är organiserade och effektiva. Effektiv projektledning kan hjälpa organisationer att samla de nödvändiga resurserna för att distribuera och underhålla IT-tillgångar.
- Dokumentationshantering: Dokumentation om IT-tillgångar – bevis på inköp, programvarulicenser, äkthetscertifikat osv. — måste organiseras och underhållas under IT-föremålets hela livscykel.
- Ekonomisk förvaltning: Finansiell förvaltning av IT-tillgångar är en hörnsten för att minska kostnaderna och minimera slöseriet. Det är viktigt att hålla fokus på budgetering, avstämning av anläggningstillgångar, återkrav, förberedelser för finansiell revision, avstämning av fakturor, prognoser och fakturering.
- Överensstämmelse och lagstiftning: ITAM-strategier bör fokusera på att minimera riskerna och förbereda organisationen för revision.
- Hantering av leverantörer: Tredjepartsleverantörer är en viktig del av ITAM. Du bör upprätta ett kommunikationsprotokoll och dokumentera all kommunikation med dessa leverantörer.
- Förvaltning av förvärv: Samla in krav på IT-tillgångar tidigt i det första skedet av deras livscykel, innan de förvärvas eller installeras. Skapa en tydlig förståelse för alla relevanta policyer, standarder och livscykelprocesser för dina IT-tillgångar.
- Identifiering av tillgångar: Varje enskild IT-tillgång måste identifieras och inventeras på ett sätt som gör det lätt att hitta och åtgärda enskilda tillgångar.
- Hantering av avfallshantering: De flesta IT-tillgångar behöver någon gång en “exitstrategi”. Planera för hur du ska göra dig av med dessa tillgångar i slutet av deras livslängd, inklusive vilka ersättningar som kommer att behövas (om några).
Slutsats
Tillgångarnas livscykler påverkar alla delar av verksamheten, inte bara IT-avdelningen. Kritiska tillgångar i verksamheten spelar en roll från det ögonblick de förvärvas till det ögonblick de avyttras.
Om IT-resurser väljs, konfigureras och underhålls på rätt sätt kan de ge ännu större avkastning på investeringen samtidigt som oväntade problem minimeras. Om de olika stegen i livscykeln inte uppmärksammas på rätt sätt kan dessa tillgångar ha en negativ inverkan på företagets resurser och anställda.
Om en organisation verkligen är intresserad av att implementera en lösning för hantering av IT-tillgångar – vilket de troligen bör vara – kommer en förståelse för tillgångarnas livscykler att vara en integrerad del av en strategi för förebyggande underhåll, liksom framtida planering och budgetering.
Hantering av tillgångarnas livscykel kan vara ett fantastiskt verktyg för att öka vinstpotentialen, tillgångarnas livslängd, den totala produktiviteten, arbetstagarnas tillfredsställelse och mycket mer – så länge som bästa praxis följs.
NinjaOne IT Asset Management
Få fullständig, exakt och realtidsinsikt i alla dina hanterade IT-tillgångar för att minska kostnaderna, öka produktiviteten och förbättra säkerheten med kraftfull programvara för hantering av IT-tillgångar.
- Automatisera upptäckt och hantering av IT-resurser
- Få information om dina resurser i realtid och agera direkt
- Gruppera, hitta och hantera tillgångar enkelt
- Spåra och meddela om tillgångsförändringar
- Övervaka och hantera programvara i stor utsträckning
