Hantering av distansarbete inom IT

Fördelarna med hybridmodellen och distansarbete har dokumenterats under en längre tid nu, och för många organisationer var pandemin den sista knuffen som behövdes för att börja göra omställningen. 

När dessa företag erbjöd distansarbete för första gången fick de möjlighet att själva se hur värdefullt det kan vara för deras organisationer. Vem skulle inte vilja betala för mindre kontorsutrymme och få betydligt lägre driftskostnader? Dessutom verkade de anställdas engagemang och lycka öka stadigt när de befriades från sina bås. 

Att ha ett decentraliserat team ger naturligtvis sina egna utmaningar. Medan vissa organisationer kanske har lyckats med modellen för distansanställda direkt från början, har många andra kämpat med minskad produktivitet, personalomsättning och kommunikationsbrister.

I den här artikeln diskuterar vi de hinder som finns med distansarbetsplatser, hur IT stöder modellen och vad IT-personal kan göra för att hjälpa företag att hantera sina distansanställda.

Det här inlägget kommer att omfatta följande:

• Problem som uppstår vid övergången till en distansarbetsplats
• Utmaningarna med att hantera fjärrstyrda teams
• Tips för att konfigurera och hantera fjärranvändare

9 utmaningar med distansarbete

1. Kommunikation

De flesta är överens om att den största utmaningen med distansarbete är kommunikationen, men om det är ett verkligt problem eller bara en förändring i hur kommunikation sker, är ännu inte klart.

Sanningen är att det inte råder någon brist på alternativ för kommunikation på distans, och alla som har ett schema fullt av Zoom-samtal vet att det fortfarande är möjligt att ha möten. Det som har förändrats är att spontan kommunikation – som att stöta på en kollega vid vattenkylaren eller ta en omväg förbi någons kontor på väg till kopiatorn – inte är ett alternativ.

Vissa tror att detta innebär att all kommunikation måste planeras och schemaläggas, men det är inte helt sant. Arbetsplatser som har integrerat ett verktyg som Slack vet att det fortfarande finns sätt att kommunicera på ett avslappnat sätt, även i stor skala. 

2. Sammanhållning i laget

Vissa företag har lärt sig att det kan vara svårt att hålla det rättvist när man hanterar personal på kontoret och distansarbetare samtidigt. Möjligheten för kontorsarbetare att få extra uppmärksamhet eller förmåner är ganska stor när de delar kontor med ledningen – men detta kan göra att distansarbetare känner sig utanför kontakt med resten av teamet. 

Man kan göra ansträngningar för att se till att distansarbetare känner sig inkluderade, oavsett om det innebär att de får delta i möten eller att de får en leverans från Ubereats när det är lunch på kontoret. 

3. Mikromanagement

Det är inte ovanligt att en chef överkompenserar för avståndet genom att ta hårdare tag mot distansanställda. Alltför många incheckningar, förfrågningar om statusuppdateringar och oönskad feedback kan ta död på produktiviteten och gör i slutändan mer skada än nytta.

Det är bäst (och ganska nödvändigt) att anta en resultatbaserad ledarskapsmodell där förväntningarna är inriktade på att uppnå mål snarare än på minut för minut-aktiviteter. Det är bra med måttlighet att checka in, men för att lyckas i en distansarbetsmodell krävs ömsesidigt förtroende snarare än mikromanagement. 

4. Att bygga upp förtroende

Det leder oss till denna utmaning. Att bygga upp förtroende är en process, och det är något som måste ske i båda riktningarna. Arbetsgivaren måste lita på sina anställda, men de anställda måste även tro på företaget och det arbete de utför.

I de flesta fall är ledningen företagets ansikte utåt i denna interaktion. Det åligger dem att uppmuntra och stödja distansarbetarna. Empati är en viktig faktor här. 

Teambuilding är även viktigt – kanske till och med viktigare än i en fysisk kontorsmiljö. IT-specialister kan hjälpa till att planera virtuella teambuilding- eller sociala evenemang som happy hours eller brädspelsevenemang.

5. Produktivitet

Detta är det största problemet, och förmodligen det största problemet för företagare när de byter till en modell för distansarbete. 

”Kommer arbetet verkligen att bli gjort?”

Och när paniken kommer, återgår de ofta till hela den där mikromanagementgrejen som vi nyss talade om. Istället för att låta saker och ting gå så långt är det bäst att använda någon typ av projektledningsprogram. 

IT-personal känner till dessa verktyg, men det är inte alla företag som har behövt använda dem tidigare. Du kan rädda dagen genom att introducera ledningen till en lämplig projektledningslösning som gör det möjligt för dem att spåra framsteg och milstolpar utan att ständigt be de anställda om uppdateringar.

6. Hantering av arbetsbelastning

Ett problem som uppstår när man förlorar den personliga interaktionen är svårigheten att bedöma de anställdas arbetsbelastning. Den perfekta jämvikten uppnås när alla anställda arbetar och ingen anställd är överarbetad eller underarbetad. 

Det är svårt att uppnå även på ett fysiskt kontor, men ännu svårare på distans. Cheferna måste vidta medvetna åtgärder för att bedöma arbetsbelastningen och hålla koll på eventuella utbrändheter. 

7. Förlovning

Vissa anställda har inga problem med att hålla sig engagerade oavsett om de sitter vid ett skrivbord på kontoret eller arbetar från soffan.

Engagemanget nämns sällan som ett stort problem under en övergång till distansarbete, men det kan bli problematiskt under längre tidsperioder. Bristen på personlig interaktion sliter ut vissa personlighetstyper och gör att de till slut känner sig bortkopplade från andra – och från företagets syfte. 

Det är viktigt att erkänna bra arbete, ge konsekvent feedback och vidta åtgärder för att se till att distansarbetare känner sig delaktiga i helheten. 

8. Gränser

När en anställd börjar arbeta hemifrån kan man inte utgå från att han eller hon alltid arbetar eller är tillgänglig för arbete. 

En fördel med det fysiska kontoret som går förlorad vid distansarbete är enkelheten i att kunna stämpla ut i slutet av dagen och lämna arbetet bakom sig. När hemmet även är arbetsplats börjar gränserna mellan arbete och privatliv ofta att försvinna. 

I slutändan är det den anställdes ansvar att hantera detta i sitt eget hem, men arbetsgivaren bör försöka hjälpa till. Att fastställa bestämda tider då distansanställda förväntas vara tillgängliga för samtal och möten är en början. De bör även undvika att kontakta distansarbetare utanför normal arbetstid. 

9. Distraktioner

Kontoren är kontrollerade miljöer, men de anställdas hem är ofta fulla av distraktioner. TV-apparater, spel, husdjur, barn – allt detta blir hinder som distansarbetarna förväntas ta sig igenom för att få sitt arbete gjort. 

Arbetsgivare kan underlätta distraktionsfritt arbete genom att be distansarbetare att ha ett särskilt utrymme hemma som enbart används för arbete. Många organisationer har även upptäckt att det bästa sättet att säkerställa produktiviteten är att uppmuntra kvalitetsarbete och närvaro.

De största IT-utmaningarna vid hantering av distansarbetsplatser

Förutom de utmaningar som ledningen står inför på arbetsplatsen ser IT-personal sina egna utmaningar i samband med revolutionen av distansarbete. Bland de vanligaste utmaningarna som vi har sett diskuteras är:

1. Migrering till molnet

Eftersom distansarbetare behöver tillgång till IT-resurser och appar har trenden varit att flytta lokala, interna servrar till molnet. Detta skapar utmaningar när det gäller kontinuitet i verksamheten och komplikationer när det gäller filstruktur och mappning. 

IT-teams och IT-partners fick i uppgift att se till att fjärranställda inte fick några avbrott i sin användning av filservrar under och efter migreringsprocessen. I en kontinuerlig miljö ingår den mappade enhetsstrukturen som de anställda var bekanta med, och de anställdas Active Directory- och NTFS-behörigheter måste även integreras helt och hållet.

Den goda nyheten var att leverantörer av hanterade IT-tjänster hade gott om erfarenhet av att hantera dessa problem innan den massiva satsningen på distansarbete började. Molnmigreringar blev en av de främsta orsakerna till att IT-partners kunde behålla sin lönsamhet även i pandemins kölvatten.

2. Uppgradera brandväggar och VPN-system

IT-personal tenderar att tänka på cybersäkerhet hela tiden, och inte minst när samtalet handlar om distansarbete. Arbete hemifrån innebär ju att de anställda inte nödvändigtvis använder krypterade kanaler för att dela data och kommunicera.

IT-partners har hjälpt organisationer att skydda anställdas åtkomst och datadelning genom att använda virtuella privata nätverk (VPN). En VPN tillhandahåller en krypterad tunnel mellan den anställde och internet för att förhindra attacker från en man i mitten. 

På grund av decentraliseringen var det även nödvändigt att ta itu med brandväggens geografiska policyer och uppdatera dem för att tillgodose distansarbetarna. 

3. Office 365-säkerhet

Eftersom så många företag skyndade sig att övergå till distansarbete, blev det en massanvändning av samarbetsverktyg – särskilt Office 365. Tyvärr rörde sig företagen så snabbt att många försummade de säkerhetsrisker som infördes. 

Problemet blev så utbrett att Department of Homeland Security utfärdade en varning med flera säkerhetsåtgärder för att skydda en Office 365-miljö. Åtgärderna omfattar:

• Flerfaktorsautentisering (MFA) för administratörer
• Konfigurera rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) i enlighet med minsta möjliga privilegier
• Implementera regler och policyer för villkorad åtkomst
• Insamling av granskningsloggar
• Säkerställa att alla användare använder MFA
• Inställning av varningar för misstänkt beteende (ATP)

Ännu en gång kunde parlamentsledamöterna komma till undsättning. Eftersom de redan hade den säkerhetserfarenhet som behövdes var IT-partners snabba med att se till att deras kunders Office 365-miljöer var säkra.

4. Standardisering av MFA/2FA

Tack vare flödet av skräppost och nätfiskeförsök som följde på pandemin blev världen mycket bekant med begreppet flerfaktorsautentisering. Vi vet nu att MFA är en effektiv säkerhetsåtgärd och alla program som stöder 2FA eller MFA bör aktiveras för att säkerställa att phishing förhindras. 

5. Migrera lokala servrar till SharePoint

Eftersom SharePoint är en mycket användbar plattform för distansarbete har dess popularitet ökat kraftigt under det senaste året. Många företag gillade idén om en centraliserad portal med många funktioner där de anställda kunde kommunicera och samarbeta – och den allmänna kännedomen om Microsoft gjorde inte saken sämre. 

Som du vet kan det vara tidskrävande att migrera lokala filservrar till SharePoint och det finns många möjligheter till mänskliga misstag. Detta var ytterligare en uppgift som satte parlamentsledamöterna och deras sakkunskap i fokus.

6. Säkerställande av hemmanätverk

Affärsnätverk är i allmänhet mycket säkrare än hemnätverk. Cyberbrottslingar söker sig till hemmets routrar eftersom de ofta är den lågt hängande frukten för data- och identitetsstölder. 

Ett hemnätverk kan göras säkert med hjälp av flera säkerhetslager som skyddar endpoints, molnåtkomst och det större nätverket, men den genomsnittliga distansarbetaren har svårt att sätta ihop alla dessa delar på rätt sätt. 

En MSP kan tillhandahålla all den expertis som krävs för att se till att fjärrmedlemmar i teamet skyddas av samma säkerhetsnivåer som kontorsnätverket.

Tips för att inrätta och hantera fjärrteam

En företagare eller IT-proffs som vill underlätta distansarbete bör först planera sitt tillvägagångssätt. Detta är det bästa sättet att undvika driftstopp, förlorad produktivitet och nya sårbarheter för cybersäkerhet.  

Du kan börja med att beskriva hur din fjärrstyrda modell ska konfigureras och dokumenteras:

• Identifiera fjärranvändare. Är de enskilda personer, fjärrnätverk eller båda?
• I en hybridmiljö ska du bestämma hur du ska ansluta mobila användare, distansarbetare och kontorsanvändare.
• Definiera hur användarna ska ansluta till nätverket. (Thin-client? Webbaserad applikation? Klient/server?)
• Bestäm hur du ska stödja användarna och vilken programvara för fjärråtkomst(RMM-verktyg) du ska använda.
• Fastställa riktlinjer för säkerhetskopiering av data för fjärranvändare och testa säkerhetskopieringslösningar regelbundet
• Konfigurera säkerhet och autentisering för fjärranvändare med brandväggar och VPN-tjänster. Aktivera IPSec och/eller SSL-kryptering.

Hantering av IT på distans: RMM

Trenden mot distansarbete och distansarbete innebär många utmaningar, varav många är specifika för de verktyg och den teknik som används för att göra det möjligt. Medan ledningen måste anpassa sig till förändringar i hur människor arbetar, måste IT-avdelningen anpassa sig till hur data rör sig i organisationen.

De måste även decentralisera själva idén om säkerhet och affärskontinuitet så att den omfattar alla anställda oavsett var de befinner sig – en utmaning som leverantörer av hanterade tjänster har tagit sig an gång på gång.

Kärnan i deras arbete är derasRMM-verktyg ( Remote Monitoring and Management), som gör det möjligt för IT-teamet att komma åt, skydda och felsöka alla enheter i nätverket oavsett var de befinner sig.

NinjaOne är ledande inom RMM-programvara och konsoliderar IT-teamets viktigaste verktyg i en enda lättanvänd plattform. Se själv varför över 9000 kunder har valt Ninja som sin RMM-partner genom att boka en demo eller starta din 14-dagars testperiod.