För IT-leverantörer och IT-avdelningar är IT-dokumentation ett ovärderligt verktyg som används för att registrera, organisera och lagra den information som de behöver för att kunna utföra sitt arbete effektivt. Med programvara för IT-dokumentation kan användarna börja bygga upp en solid grund av organisatorisk kunskap som innehåller viktig och tillgänglig information för en modern och säker IT-miljö. På grund av dess mångsidighet vill IT-chefer ständigt använda den här programvaran i sitt dagliga arbete.
Vad är IT-dokumentation
IT-dokumentation är registrering och lagring av viktig information för en IT-miljö. Detaljerna i IT-dokumentationen kan vara allt från lösenord och autentiseringsuppgifter till konfigurationer, SOP:er med mera. Dokumentationsprogramvara möjliggör att IT-dokumentation kan utföras på ett snabbt och effektivt sätt.
Varför IT-dokumentation är viktigt
Betydelsen av IT-dokumentation kan vara svår att uppskatta på grund av den enorma mängd kunskap som krävs för att övervaka IT-miljöer. Varje detalj, liten eller stor, kan ha stor påverkan för driften av ett nätverk. Ett glömt lösenord för ett AD-konto som inte registrerats kan till exempel leda till tidsslöseri och en potentiell säkerhetsbrist, men om lösenordet finns tillgängligt på en centraliserad och lättillgänglig plats kan bekymret enkelt lösas.
Den registrerade informationen kan också ge grundläggande SOP:er för företaget eller relevanta instruktioner för driften av både enskilda enheter och hela nätverk. Detta är viktigt eftersom denna information är central för IT-leverantörernas ansvar. De som använder sig av IT-dokumentation har också nytta av den eftersom den är enkel och lättillgänglig.
Typer av IT-dokumentation
Det finns olika typer av information som IT-proffs dokumenterar för att bidra till företagets framgång. Denna information kan inbegripa dokumentation om enheter, miljöer, processer, autentiseringsuppgifter och planer för incidenthantering.
Enhetsdokumentation
Genom att registrera detaljerna för en viss enhet kan tekniker få en snabbtitt på komponenterna i en enhet. Dessa uppgifter inbegriper vanligtvis den externa IP-adressen, operativsystemet och programvaran på enheten.
Miljödokumentation
Att övervaka många IT-miljöer är en utmaning, och det kan vara svårt att komma ihåg hur olika enheter i ett visst nätverk är anslutna till varandra. Miljödokumentationen kan inbegripa en referens, t.ex. nätverkskartor, med information om hur olika enheter interagerar och hur de är beroende av varandra.
Processdokumentation
Processdokumentation är nyckeln till att se till att SOP:er utförs korrekt och effektivt. För ett visst mål eller slutresultat anges vanligtvis vem du ska vända dig till, vilka steg du ska ta för att få det gjort och vem som måste godkänna det. Denna typ av dokumentation är också användbar när du skriver ut hur du ska förvärva licenser.
Dokumentation för autentiseringsuppgifter
IT-dokumentation kan också användas för att lagra säker information. Referenser såsom användarnamn och lösenord samt MFA-information är viktiga för en säker IT-drift, så det är viktigt att förvara dem på en plats som är tillgänglig men samtidigt säker. IT-dokumentation gör det möjligt för företag att ha ett verktyg som gör både det ena och det andra.
Dokumentation för incidenthantering
Cyberattacker är en olycklig verklighet när man arbetar inom IT-sektorn. Dokumentationen för incidenthantering kan innehålla dokumenterade steg för att identifiera hur ett intrång inträffade, vad som påverkades i samband med intrånget och hur man reagerar på ett intrång. Att ha en incidenthanteringsplan på plats hjälper IT-proffs att känna sig förberedda på cyberattacker som garanterat kommer att inträffa.
Dokumentationsmallar
Tack vare IT-dokumentationsmallar behöver du inte uppfinna hjulet på nytt. Mallar kan göra dokumentationen effektivare genom att tillhandahålla standardiserade och fördefinierade textinmatningsrutor där du kan skriva in specifika uppgifter. De underlättar också skapandet av poster eftersom de är upprepningsbara och effektiva. Tekniker behöver inte längre ägna extra tid eller ansträngning åt att avgöra vilka uppgifter som måste registreras.
En mängd olika IT-dokumentationsmallar finns tillgängliga för att öka effektiviteten i verksamheten. Här är några exempel på dokumentationsmallar genererade med hjälp av NinjaOnes dokumentationsverktyg som kan vara till nytta för ditt företag:
Active Directory-mall
För dem som hanterar lokala IT-miljöer är AD-servrar (Active Directory) en viktig del av infrastrukturen som du regelbundet kommer att interagera med. Denna stora databas hanterar identitet och åtkomst, så det är viktigt att se till att du har rätt information för att komma åt den. Detaljerad AD-dokumentation hjälper dig att se till att du har allt du behöver för att kunna hantera ett problem, göra ändringar eller interagera med servern om det uppstår ett problem.
Faktureringsmall
Faktureringsinformation hanteras vanligtvis med hjälp av PSA (Professional Services Automation), men det kan vara till hjälp för tekniker att dokumentera kundfaktureringsinformation i RMM. Eftersom det är teknikerna som utför upprensningen behöver de bara finnas med i RMM och inte i PSA. Men om det uppstår en situation där en tekniker behöver kontakta faktureringskontakten, undersöka servicenivåavtal (SLA) eller veta vilka tjänster som ska tillhandahållas, kan du dokumentera den informationen i ett faktureringsavsnitt för en organisation.
Mall för nyckelkontakt
Dokumentation för nyckelkontakter är mycket användbar när du hanterar IT-miljöer. Mallarna för nyckelkontakter kan inbegripa kontaktinformation för de personer som ansvarar för att godkänna nya anställda, lägga till nya tjänster eller köpa maskin- eller programvara. Genom att ha dessa nyckelkontakter kan man veta vem man ska vända sig till för att få godkännande för vissa åtgärder.
→ Starta en gratis provperiod och få tillgång till alla mallar för IT-dokumentation
Dokumentationsverktyg
IT-dokumentation är självklart viktigt, särskilt för IT-proffs världen över, men hur dokumenterar du effektivt din viktiga information? Det finns många verktyg för dokumentation, men alla fungerar inte lika effektivt. Här är de olika nivåerna av IT-dokumentationsverktyg:
Ingen dokumentation
Den lägsta nivån av IT-dokumentation är ingen dokumentation, vilket innebär att det inte finns något verktyg eller system för att registrera viktig affärsinformation. När en IT-verksamhet inte dokumenterar detaljer riskerar den att förlora viktig intern information eller kundinformation. Oorganiserad eller odokumenterad information kan tyvärr leda till ineffektiv affärsverksamhet eller till att kunderna helt och hållet förlorar sina affärer.
Dokument och kalkylblad
Att skriva affärsinformation i dokument och kalkylblad är nästa nivå av IT-dokumentation. Lyckligtvis registreras informationen faktiskt på denna nivå. Det är dock svårt att dela enskilda dokument med hela företaget. Detta skiljer sig inte särskilt mycket från en situation där de anställda skriver ner uppgifter på ett papper, men få personer har tillgång till det.
Intern wiki
Nästa verktyg för IT-dokumentation är en intern wiki, som är en plats där interna affärsdokument kan lagras, ses och bearbetas av anställda. Interna wikis är ett utmärkt verktyg för anställda att samarbeta för att hitta information, upprätthålla poster och innehåll och förbättra dokumentationen. När det gäller IT-dokumentation är intern wikiprogramvara otillräcklig eftersom vem som helst kan göra ändringar och du kan inte hålla informationen konfidentiell.
IT-dokumentationsverktyg
Det bästa dokumentationsverktyget för att registrera IT-information är ett särskilt IT-dokumentationsverktyg. Verktyg och mallar för IT-dokumentation gör det lätt och enkelt för dig att registrera viktig organisatorisk information. NinjaOne documentation är ett verktyg för IT-dokumentation som är speciellt framtaget för leverantörer av förvaltade IT-tjänster och interna IT-avdelningar. IT-företag drar nytta av en kunskapsbas som skapats med hjälp av IT-dokumentationsverktyg eftersom skaparna av verktygen vet vilken typ av information som behövs och hur viktigt det är att både bevara konfidentiell information och öka verksamhetens effektivitet.
Typer of IT-dokumentation
Fördelarna med IT-dokumentation uppväger i hög grad kostnaden för den tidsåtgång som krävs i förväg. Här är några viktiga fördelar med detaljerad IT-dokumentation:
Skydda viktig information
IT-dokumentation säkerställer att säker information, t.ex. autentiseringsuppgifter för att få åtkomst till enheterna, förvaras på ett säkert och konfidentiellt sätt. På så sätt slipper du skriva ner kritisk information på ett papper eller en klisterlapp. Dessutom kan IT-dokumentationen ge tillgång till anställda som behöver tillgång till viss information och begränsa tillgången för andra.
Effektivisera processerna för onboarding/offboarding
När anställda lämnar företaget följer även organisatorisk kunskap och IT-information med dem, och nyanställda måste ägna mer tid åt att lära sig processer som kunde ha dokumenterats. Med hjälp av IT-dokumentation kan information registreras och organiseras så att framtida anställda har en resurs för att lära sig den nödvändiga informationen. När anställda slutar kan du dessutom stänga av deras åtkomst så att de inte längre kan se informationen.
Effektivt arbete med färre fel
Att skapa ett register över all nödvändig information om en IT-miljö, förutom beskrivningar av metoder och processer, kan vara en central vägledning för IT-personal. Den kan användas så ofta som behövs för att undvika misstag och göra arbetet effektivare.
Standardisering
IT-dokumentation hjälper dig att standardisera dina IT-miljöer genom att se till att viktig information för din verksamhet dokumenteras. Standardisering i alla dina miljöer kan också effektivisera affärsverksamheten eftersom det säkerställer att du registrerar samma information för alla element i dina miljöer. Det är viktigt att se till att programvaran eller verktygen du använder är lätta att använda, intuitiva och enhetliga eller integrerade för kritiska verktyg och processer, eftersom dessa funktioner gör standardiseringen mycket enklare. NinjaOne documentation är ett utmärkt dokumentationsverktyg som har följande egenskaper.
Bästa metoderna för IT-dokumentation
Innan du börjar registrera all information om enheterna i den miljö du övervakar bör du tänka på ett par bästa praxis för IT-dokumentation. Gör först upp en plan för dokumentationen. Planera vilken information du ska dokumentera och hur du ska dokumentera den.
Se också till att dokumentationen blir en regelbunden del av ditt schema. Ju mer konsekvent du registrerar denna typ av information, desto snabbare och enklare blir det. Om du vill ha fler tips kan du läsa vår fullständiga lista över de bästa metoderna för IT-dokumentation.
Slutsats
Med hjälp av IT-dokumentation kan leverantörer av förvaltade IT-tjänster och interna IT-avdelningar tillhandahålla mer tillförlitliga tjänster till sina kunder. Exempel och mallar för IT-dokumentation kan i synnerhet hjälpa leverantörer av IT-tjänster att veta vilka detaljer som kan vara bra att ta med i dokumentationen. Dessa verktyg kan också göra det lättare att uppdatera dokumentationen. Det är nödvändigt att hålla information och enheter uppdaterade för att undvika IT tech debt.
NinjaOne är en molnbaserad plattform som är byggd för IT-hantering. Programvaran erbjuder mallar som innehåller bästa metoderna för gemensamt användningsfall, eller så får du fullständig flexibilitet att ändra mallarna för att standardisera din personliga IT-dokumentation. De tillhandahåller också automatiserad dokumentation genom att hämta information från en agent. Besök NinjaOne för att starta din gratis provperiod idag.
