Intro
Varje ägare eller IT-chef vet hur smärtsamt det är att förlora värdefull institutionell information. Även om det ofta förbises kan en stark IT-dokumentation vara skillnaden mellan timmar, potentiellt dagar, av driftstopp och en smidig verksamhet. För att undvika dessa kostsamma felsteg använder IT-proffs i allt större utsträckning programvara för IT-dokumentation som hjälper dem att dokumentera, standardisera och använda kontextuell information om sina IT-miljöer.
I det här blogginlägget går vi närmare in på hur IT-dokumentation kan bidra till att effektivisera verksamheten och lösa slutanvändarproblem snabbare. Men först ska vi klargöra skillnaden mellan IT-dokumentation och programvara för IT-dokumentation.
IT-dokumentation är en centraliserad redovisning av alla enheter, programvaror, katalogstrukturer, användarprofiler, data och ramar som används för att hantera och organisera en IT-miljö. Dokumentationen kan utformas på många olika sätt, men den bör alltid berätta vad något är, hur något görs, varför det görs på det sättet och när något är tänkt att hända.
IT-dokumentationsprogramvara avser de faktiska redskap som används för att genomföra dokumentationen eller automatisera vissa steg. Redskapen varierar i komplexitet från relativt enkla och kostnadsfria lösningar som Google Docs eller OneNote till mer specialiserade lösningar som Ninja Documentation eller IT Glue. Lösningar med öppen källkod som Bookstack är också ett alternativ.
Att använda en lösning för IT-dokumentation bör vara en självklarhet
I alla branscher ser vi en snabb ökning av nya enheter som kommer online, nya programvaror som används och nya säkerhetsfrågor som måste tacklas. Med så komplexa miljöer att hantera kan dålig dokumentation leda till dålig IT. Moderna problem kräver moderna redskap, och många av de redskapen för IT-dokumentation som finns tillgängliga idag är enkla att använda, tillgängliga för intressenter och mycket mer användbara.
Några av de viktigaste fördelarna med programvara för IT-dokumentation är:
-
- Kostnadsbesparingar: Oavsett om det handlar om besparingar av tid som går åt till onboarding av nyanställda eller effektiviseringar på grund av en standardprocedur, har IT-dokumentation en direkt inverkan på organisationens resultat.
- Förbättrad stödverksamhet: När en tekniker kan få tillgång till ett register över tidigare åtgärder som utförts på en enhet eller se hur ett normalt tillstånd bör se ut, underlättas deras arbete och slutanvändarens upplevelse förbättras. Många leverantörer för IT-dokumentation erbjuder ett API för att extrahera data som sedan kan användas av supportteams och andra plattformar. Andra har integrerat IT-dokumentation i supportverksamheten, till exempel Ninja Ticketing.
- Integrerad säkerhet: Korrekt IT-dokumentation kan vara ett värdefullt verktyg för att förbättra en organisations säkerhetshygien genom att bland annat dokumentera planer och instruktioner för patchning, lagra lösenord och administratörsreferenser och upprätta säkerhetskontroller under en process.
Utmaningar för IT-dokumentation
Fördelarna med IT-dokumentation kan inte underskattas. Den tids- och effektivitetsbesparing som en bra dokumentation innebär kan lätt betala sig själv, men för att göra det rätt krävs det att man övervinner några vanliga utmaningar.
Det första är helt enkelt att ha fullständig dokumentation för en uppgift, en enhetskonfiguration, en serverkonfiguration eller något annat IT-ansvar. Det finns inget mer frustrerande än att hänvisa till en dokumentation och sedan upptäcka att endast hälften av stegen dokumenterades. Ännu värre är att inte ha någon dokumentation överhuvudtaget. I båda fallen får teknikerna ägna sin tid åt att skapa ny dokumentation och återskapa hjulet för att hitta en fungerande lösning.
En annan dokumentationsutmaning som IT-proffs stöter på är föråldrad dokumentation. Detta inträffar när teamet inte regelbundet granskar och redigerar dokumentationen för att återspegla nya standarder, t.ex. patchningscheman, godkänd programvara eller konfigurationer för att konfigurera en ny användare.
Båda dessa utmaningar kan bidra till en negativ återkoppling av lågt förtroende för dokumentationen och därmed mindre aktiv hantering och skapande av dokumentation.
Populär programvara för IT-dokumentation
Det finns flera leverantörer av programvara för IT-dokumentation på marknaden idag, var och en med sina egna styrkor som kommer att tilltala olika organisationer. Några av de egenskaper som är mest framträdande bland de bästa leverantörerna är dock användarvänlighet, anpassningsbarhet och tillgänglighet. Här är några populära leverantörer av programvara för IT-dokumentation att tänka på:
Ninja Documentation
Ninja-dokumentation är en fullfjädrad IT-dokumentationslösning som är inbyggd i NinjaOnes kärnplattform och ger en sömlös dokumentationsupplevelse. Ninja gör det möjligt för användare att dokumentera allt i sin IT-miljö i ett standardiserat och strukturerat format för att enkelt samla in och använda data. För att göra det lättare för användarna att börja dokumentera viktig information tillhandahåller Ninja färdiga dokumentationsmallar för Active Directory, säkerhet och leverantörshantering. Dokumentationsdata är tillgänglig via färdiga skript och NinjaOnes API.
IT Glue
IT Glue är en särskild mjukvarulösning för IT-dokumentation som kan integreras i många populära RMM- och PSA-plattformar*. IT Glue hjälper användare att hitta, spåra och hantera all information i en IT-miljö. Företaget ägs av Kaseya.
IT Boost
IT Boost är ett annat redskap för IT-dokumentation som ofta används av IT-proffs och IT-partners. Det ägs av ConnectWise och integreras i ledande RMM- och PSA-plattformar*. IT Boost erbjuder också flera sätt att dokumentera och spåra IT-miljöer och erbjuder ytterligare funktioner som tillgångssökning och VoIP-integrering för att hjälpa till att dokumentera supportverksamheten.
*NinjaOne har integrationer med både IT Glue och IT Boost.
Alternativ till programvara för dokumentation med fri och öppen källkod
För dem som precis har börjat sin IT-dokumentationsresa eller letar efter ett billigare alternativ finns det många alternativ. Även om programvara för dokumentation med fri och öppen källkod kanske inte har samma specialiserade mallar och funktioner som programvara för IT-dokumentation, kan de ändå erbjuda ett enormt värde för att skapa ett arkiv för företagets kunskap. Här är två populära alternativ:
DocuWiki
DokuWiki är en enkel att använda och mycket mångsidig wiki-programvara med öppen källkod som inte kräver någon databas. Enkelheten i underhåll, säkerhetskopiering och integration gör den till en favorit för administratörer. Inbyggda åtkomstkontroller och autentiseringskopplingar gör DokuWiki särskilt användbart i företagssammanhang, och det stora antalet plugins som bidragits av dess livliga community gör det möjligt att använda DokuWiki på många olika sätt utöver en traditionell wiki.
Bookstack
BookStack är en enkel, självhanterad och lättanvänd plattform för att organisera och lagra information. Plattformen delar in dokumentationen i tre kategorier: Böcker, kapitel och sidor. All dokumentation är fullt sökbar och lätt sammanlänkad.
Slutsats
IT-dokumentation kan inte ignoreras om ditt mål är att öka effektiviteten och produktiviteten för din verksamhet. Utan dokumentation kan man missa patchningscheman, viktiga serverkonfigurationer kan gå förlorade och det kan ta längre tid för nyanställda att komma igång.
I dagens moderna IT-miljö är bra dokumentation ryggraden i alla organisationer och en viktig förutsättning för tillväxt. För att fortsätta att möta behoven i dagens företag har specialiserad programvara för IT-dokumentation utvecklats för att effektivisera och automatisera viktiga delar av dokumentationsprocessen och samtidigt göra data mer användbara.
Är du redo att börja dokumentera din IT-miljö? Registrera dig för en gratis provperiod av NinjaOne och börja använda Ninja Documentation idag.
