Ett välskött IT-team håller koll på alla tillgångar inom sitt område, inklusive hårdvara, mjukvara och licenser. Den specifika uppgiften att hantera hårdvarutillgångar är känd som förvaltning av hårdvarutillgångar. Detta innebär att hålla koll på maskinvaran från det att den begärs och köps in till dess att den tas ur bruk och kasseras.
Som du kan föreställa dig kan detta vara en svår uppgift när den hanteras manuellt. Utan rutiner och specialverktyg kan processen vara spretig och full av möjligheter till fel.
Manuell registrering av HAM-uppgifter ökar kostnaderna för förvaltningen av tillgångarna och ökar risken för stöld och förluster. I många fall är det nästan omöjligt att följa tillämpliga standarder och föreskrifter med hjälp av manuella register. För att effektivisera hela processen behövs en särskild plan för tillgångshantering av maskinvara, som är en del av en större ITAM-strategi.
I den här artikeln utforskar vi de mest kritiska aspekterna av tillgångshantering av maskinvara och de tillhörande begreppen.
Det här inlägget kommer att omfatta följande:
- Vad är tillgångshantering av maskinvara (HAM)?
- Varför är det viktigt att hantera hårdvarutillgångar?
- Utmaningar och begränsningar för tillgångshantering av maskinvara
- Skillnaderna mellan HAM och SAM
- Hur HAM förhåller sig till ITAM (IT Asset Management)
Vad är hantering av maskinvarutillgångar?
Tillgångshantering av maskinvara är processen för att inventera och spåra fysiska IT-komponenter som arbetsstationer, bärbara datorer, hårddiskar, routrar och servrar under hela deras livscykel. Hanteringsprocessen för hårdvarutillgångar ger IT-teamet viktig information om inventeringen av deras hårdvarutillgångar, var de befinner sig i tillgångarnas livscykel och hur de används. I grund och botten är syftet med HAM att kontrollera kostnader, styra inköp, spåra IT-inventarier och förbereda sig för revisioner.
Som tidigare nämnts är tillgångshantering av maskinvara en del av det större konceptet ITAM (IT Asset Management). Därför bör HAM-förfaranden samarbeta med IT-avdelningens övergripande tillgångshantering och integreras med andra ITAM/ITIL-processer.
Med rätt processer för hantering av hårdvara kan IT-leverantörens tid för att beställa, distribuera, underhålla och avveckla hårdvarutillgångar minskas avsevärt.
Varför är HAM viktigt för organisationen?
Tillgångshantering av maskinvaranas livscykel innebär mer än att bara skapa en inventering av enheter. Det större syftet är att samla in och uppdatera tillgångsdata för att maximera den tekniska avkastningen, minimera riskerna och logga värdet och användbarheten av IT-hårda tillgångar på rätt sätt. Några av dessa fördelar i detalj är:
Besparing av kostnader
När hårdvarutillgångar hanteras under hela deras livscykel kan organisationen spara pengar. Detta beror i första hand på livscykelstadiet “service och underhåll”. När hårdvaran är välskött minskar risken för fel avsevärt. HAM-processer gör det även tydligt när det är dags att göra sig av med en tillgång, vilket sparar en hel del underhållskostnader som kunde ha dragit ut på tiden efter tillgångens praktiska livslängd.
Förbättra utnyttjandet av tillgångarna
Tillgångshantering av maskinvara hjälper IT-personal att få ut mesta möjliga av sin tillgångsinventering genom att utnyttja underutnyttjad hårdvara. Ibland är det möjligt att använda befintlig maskinvara i stället för att göra ett nytt, kostsamt inköp – men det kan vara svårt att veta när detta är ett alternativ om maskinvaran inte är inventerad på rätt sätt.
Upprätthåller säkerheten och minskar riskerna för styrning
En ordentlig HAM-process ger en översikt över hårdvarutillgångarna som kan hjälpa IT-teamet att identifiera vad som behöver underhållas och vad som behöver tas ur bruk. Denna information hjälper dem att cykla eller reparera hårdvara som kan bli ett säkerhetshot eftersom den är föråldrad eller inte längre har stöd. Hantering av tillgångar är ofta ett krav när det är dags för en granskning av efterlevnad.
Kontroll av IT-inventarier
Tillgångshantering av maskinvara ger en tydlig förståelse för dina hårdvarutillgångar, vilket leder till bättre kontroll över din IT-inventering. HAM-processen gör det dessutom möjligt att övervaka aktuell information om maskinvaruinventarier för löpande verifiering och underhåll.
Förebyggande av förluster
HAM omfattar märkning av tillgångar, tilldelning av äganderätt, rutinunderhåll och lokaliseringsspårning för säkerhet och förebyggande av stöld. Tillgångshantering av maskinvara gör det möjligt att spåra garantidokument, kontrakt, licensavtal och underhållshandlingar för att minska förlust eller stöld.
Livscykeln för hårdvarutillgångar
Hårdvarutillgångar har en livslängd som måste hanteras på ett organiserat och dokumenterat sätt. Varje tillgång, oavsett storlek eller pris, genomgår en livscykel med flera olika faser:
1) Upphandling/förfrågan
Detta är det första steget i tillgångarnas livscykel och omfattar det faktiska köpet av en tillgång som organisationen har begärt. Sådana inköp görs vanligtvis efter att man har förstått kraven, gjort prognoser, jämfört alternativ och bekräftat köpet.
2) Utplacering
Tillgången tas sedan i aktivt bruk. Under detta skede kontrolleras tillgången för fysiska defekter, konstruktionsproblem, kompatibilitetsproblem och om tillgången har konfigurerats korrekt. I slutet av detta skede är tillgången fullt ut installerad och fungerar för sitt avsedda ändamål.
3) Underhålla/övervaka
Servicehantering är ett mycket viktigt nästa steg. Ständig användning leder till haverier och fördröjningar, och många problem kan undvikas med rätt underhåll och skötsel. I detta skede ingår även att övervaka anläggningens prestanda för att säkerställa högsta produktivitet och upptäcka problem som kan uppstå under användning. I detta skede ingår regelbundna patchar och uppdateringar, granskningar av efterlevnad, kostnads- och nyttoanalyser samt rapportering om användning.
4) Stöd
Support bidrar till att förlänga livslängden för en hårdvarutillgång. Utöver underhållet tillämpas ändringar och uppgraderingar för att hålla tillgången relevant, förenlig och kompatibel med andra tillgångar i takt med att IT-miljön utvecklas.
5) Pensionering/avyttring
Tillgångarna ska avyttras när de har upphört att existera. Innan en tillgång tas ur bruk måste dock dess plats i organisationen ses över och behandlas så att avlägsnandet inte får negativa effekter. HAM gör det enkelt att fatta strategiska beslut om att ersätta gammal teknik när den når detta stadium.
HAM vs. SAM
Både HAM och SAM är undergrupper av IT Asset Management (ITAM). Medan HAM handlar om hårdvara, handlar SAM specifikt om tillämpningar. SAM (Software Asset Management) är till exempel en metod för att hantera organisationens alla programvaror, både virtuella och icke-virtuella, under hela programvarans livscykel.
Hantering av IT-tillgångar (ITAM) och HAM
IT Asset Management (även kallat ITAM) är en omfattande process för att redovisa, distribuera, underhålla, uppgradera och göra sig av med en organisations IT-tillgångar under hela livscykeln. Liksom den mer specifika HAM-tekniken handlar den om att spåra och underhålla inventarier för att maximera deras värde för organisationen.
ITAM omfattar alla IT-tillgångar, inklusive hårdvara, programvarusystem, molntillgångar och information eller data. Den omfattar både HAM och SAM.
Utmaningar med tillgångshantering av maskinvara
Bristande organisation
Den största utmaningen som HAM tar itu med är bristen på en organiserad inventering av hårdvarutillgångar. Utan en inventering vet organisationer inte vad som finns i deras IT-miljö, vem som är ansvarig för tillgångarna eller hur de underhålls. Vissa organisationer försöker lösa problemet med enkla kalkylblad eller egna verktyg, men de flesta har svårt att upprätthålla korrekta register för tillgångshantering utan specialbyggda lösningar.
Förändring och föråldring
Alla IT-tillgångar har en begränsad livslängd och ett utgångsdatum. Hårdvaran överanvänds och slits med tiden. Programvaran måste uppdateras till nyare versioner.
Enheter måste stödjas, uppgraderas och ersättas. Med allt detta kaos kan det vara en utmaning att hantera tillgångar även med rätt verktyg. Därför rekommenderas större organisationer att använda särskilda ITAM- eller HAM-verktyg som kan använda automatiserad upptäckt och digitala arbetsflöden för att förenkla processen.
Dålig budgetplanering
Om IT-teamen inte vet vad de har till sitt förfogande har de svårt att veta vad de kan utnyttja och vad de behöver köpa. Även en bra HAM-process hjälper inte om IT-personal inte för ordentliga register över användningen. Rätt verktyg hjälper dig att fatta välgrundade beslut om inköp av nya tillgångar och användning av befintliga tillgångar. Det kan även hjälpa till att eliminera avfall.
Manuell inventering
IT-partners och IT-teams kommer att förlora mycket värdefull tid på att upptäcka och inventera tillgångar manuellt. Manuell inventering och löpande spårning är nästan omöjligt för leverantörer av hanterad IT som ansvarar för en lång rad fjärrkunder. Detta är ytterligare ett skäl till att använda särskilda verktyg för HAM som minskar riskerna genom att tillåta automatisk upptäckt av hårdvara även i fjärrnätverk.
Service och support
Service och stöd för IT-miljön kan vara skrämmande när IT-teams eller IT-partners inte vet vilka tillgångar som är inblandade. ITAM- och HAM-protokoll håller information om tillgångens historia, dess konfiguration och tidigare problem nära till hands. Med dessa data behöver servicedesk inte ägna tid åt att undersöka (eller gissa) varje gång ett servicebesök kommer in. Detta gör att lösningarna blir snabbare och att IT-teamet blir effektivare och mer produktivt överlag.
Hantera och underhålla från upphandling till pensionering
Tillgångshantering av maskinvara är viktigt i alla företags IT-miljöer i den digitala omvandlingens tidevarv. HAM kommer att hjälpa IT-teamen att skapa synlighet och kontroll över den IT-hårdvara som de ansvarar för. Detta gör det möjligt för dem att enkelt hantera och underhålla alla kundernas hårdvarutillgångar från upphandling till nedläggning.
Tillgångshantering av maskinvara gör det även möjligt för organisationer att fatta mer välgrundade inköpsbeslut genom att koppla finansiell information och användning till tillgångarna och ge fullständig insyn i hanteringen av IT-investeringar.
NinjaOne IT Asset Management
Få fullständig, exakt och realtidsinsikt i dina hanterade IT-tillgångar för att minska kostnaderna, öka produktiviteten och förbättra säkerheten.
- Automatisera upptäckt och hantering av IT-resurser
- Få information om dina resurser i realtid och agera direkt
- Gruppera, hitta och hantera tillgångar enkelt
- Spåra och meddela om tillgångsförändringar
- Övervaka och hantera programvara i stor utsträckning
