Dropbox är ett av de äldsta namnen när det gäller fillagring i molnet, och företaget har byggt upp ett rykte som en pålitlig plattform för fildelning och samarbete. På senare tid har Dropbox tagit några steg från sina rötter och lovat säkra funktioner för säkerhetskopiering av data tillsammans med den vanliga filsynkroniseringen och delningen av filer.
Dropbox är inte ensamma här. De flesta molnlagringslösningar verkar försöka sig på säkerhetskopiering – om inte i praktiken, så åtminstone i terminologin. Det är ganska logiskt eftersom ett verktyg som Dropbox tar filer från din dator och lägger kopior av dem i molnet. Det är en backup, eller hur?
Inte riktigt. Det finns en hel del skillnader mellan synkroniserade filer i molnet och faktiska säkerhetskopior. Även om det kan vara möjligt att använda något som Dropbox som ett mycket rudimentärt verktyg för säkerhetskopiering måste du veta hur dina data hanteras och vilka risker som finns om du vill undvika kostsamma misstag.
Vi kommer att diskutera dessa frågor i följande artikel.
Den här artikeln kommer att omfatta följande:
- Vad är Dropbox och hur fungerar Dropbox?
- Vad är skillnaden mellan säkerhetskopiering och filsynkronisering?
- Kan du använda Dropbox som en backup-lösning?
- Fördelar med att välja en lösning för säkerhetskopiering och dataåterställning (BDR)
- Hur NinjaOne ger dataskydd
Vad är Dropbox?
Molnlagring har funnits länge nu, men Dropbox var en viktig del i att göra molnet och fildelning till vanliga begrepp. Även med alla de relativa nykomlingarna på området – Box, MS One Drive och så vidare – har Dropbox en stark tillväxt Dropbox har haft en stadig tillväxt dropbox kommer att ha passerat 700 miljoner användare år 2022.
Och vad använder alla dessa människor Dropbox till? Dropbox primära funktion är att enkelt synkronisera filer mellan enheter och molnet. Användare laddar upp filer till Dropbox så att de kan komma åt dem från vilken plats eller enhet som helst, och även för att dela dem med samarbetspartners.
Filbackup vs. datasynkronisering
Fildelning och tillgång till flera enheter är bra produktivitetsfunktioner, men säkerhetskopior måste vara mer inriktade på säkerhet och trygghet. Hela syftet med ett system för säkerhetskopiering och dataåterställning är att du med god säkerhet ska veta att om något dåligt händer kan du fortfarande hämta, återställa eller på annat sätt få tillgång till de data du behöver.
Låt oss utforska detta lite mer:
Vad är säkerhetskopiering av data?
Säkerhetskopiering är en process där filer kopieras från en plats till en annan för att skydda data. I början av datorerna innebar det oftast att data flyttades från hårddisken till flyttbara bandspelare eller disketter. Dessa papperskopior skulle sedan förvaras på en säker plats. Även om tekniken har förändrats avsevärt är idén fortfarande densamma. Säkerhetskopior skapar flera säkra kopior av data, så att om en instans skadas kan de andra hämtas. Med ett BDR-system kan IT-teamen snabbt starta återställningar från fysiska enheter, hårddiskar eller en fjärrplats.
Vad är datasynkronisering?
Sync hänvisar till synkronisering, processen att kopiera data från en enhet till andra destinationer och sedan hålla framtida ändringar av källfilen aktuella på alla kopior. Synkronisering är mer av ett produktivitetsverktyg och fokuserar på fildelning och att hålla filversioner uppdaterade.
Säkerhetskopiering vs. synkronisering i praktisk mening
Först och främst är det viktigt att komma ihåg att molnlagring och fildelningssystem ursprungligen inte var utformade för att vara backup-lösningar. Deras arbetsflöde, avsedda användning och konfigurationer är helt olika. När du vet detta är det lätt att förstå varför begränsade säkerhetskopieringsplaner från företag som Dropbox vanligtvis kommer att misslyckas i en jämförelse mellan olika produkter.
Och vi talar inte bara om mindre skillnader, utan det finns många viktiga skillnader i utformningen mellan synkronisering och säkerhetskopiering som i slutändan kan leda till att filer går förlorade.
Den första har att göra med hur dessa två typer av verktyg hanterar radering av filer. Säkerhetskopior är avsedda att bevara en kopia av data om den raderas eller skadas vid källan. Med en lösning för synkroniserad fildelning raderas raderade källfiler även på lagringsdestinationen eftersom synkroniseringen hela tiden försöker göra så att lagringsutrymmet på annan plats duplicerar din lokala hårddisk. Detta är raka motsatsen till hur en backup-lösning bör fungera.
Detta gäller inte bara för strykningar. Om någon ändrar en fil lokalt, eller om den är skadad eller krypterad av skadlig kod, kopieras även dessa skadliga ändringar till den molnsynkroniserade versionen. Detta är återigen raka motsatsen till en riktig säkerhetskopieringslösning som prioriterar integriteten hos de säkerhetskopierade uppgifterna, vanligtvis i flera sparade filer.
Den sista frågan är vilka typer och storlekar av filer som ska säkerhetskopieras. De vanligaste synkroniserade filerna är arbetsbilder, videor och interna dokument som kontrakt. Med ett verktyg som Dropbox får användaren vanligtvis en Dropbox-mapp och uppmanas att lägga allt värdefullt i den.
Detta innebär att många personer inom företaget har ett stort utrymme för fel.
En specialbyggd säkerhetskopiering är mycket mer konfigurerbar och kan ställas in för att automatiskt säkerhetskopiera vissa mappar, servrar eller enheter. Det går att köra fullständiga säkerhetskopior som inkluderar allt på källan, inklusive programvara och operativsystem. Detta gör det möjligt för användaren att återställa en komplett klon av sin miljö vid den tidpunkt då säkerhetskopian gjordes, så att de snabbt kan komma igång även om operativsystemet utsätts för en kritisk attack.
Kan ett företag använda Dropbox som säkerhetskopieringslösning?
Det är inte för att vara för snällt sagt, men det största problemet med att använda en molnfillagringslösning som Dropbox eller Google Drive som din backup-lösning är att de är inte avsedda att fungera som backup-lösningar. I vissa fall läggs sakta funktioner till för att bättre efterlikna en riktig backuplösning, men det finns fortfarande många tjänster som använder termen “backup” i sin reklam utan att uppfylla de kriterier som vi diskuterat ovan.
Dessa molnverktyg kan lagra filer och synkronisera dem mellan olika enheter, men själva grunden för hur synkroniseringen är utformad gör den till ett dåligt val för att göra och behålla säkerhetskopior.
Ett annat exempel är Dropbox begränsningar för radering av filer. Borttagna filer sparas i 120 dagar med ett Dropbox-företagskonto och endast 30 dagar med ett personligt konto. I skrivande stund kan dessa lagringstider inte förlängas.
Problemet med dessa skrämmande korta lagringstider är att det inte finns några säkerhetskopior för dina säkerhetskopior. Om du raderar data av misstag leder det snabbt till permanent förlust, och det är den typen av hål som du försöker undvika genom att köpa BDR från början.
Ett annat problem är att Dropbox inte kan säkerhetskopiera systemfiler, databaser och andra serverfiler som behövs för att helt återställa en arbetsstation eller server. När IT-personal talar om att använda säkerhetskopior för att rädda någon från en total katastrof, är det i 99% av fallen fullständiga återställningar som de talar om. Det är svårt att rädda ett företag som drabbas av utpressningstrojaner om endast bilder och Word-dokument säkerhetskopieras.
Detta leder till en annan viktig tanke: Dropbox stöder inte säkerhetskopiering av din e-post.
Detta är en annan viktig faktor att tänka på om du är intresserad av katastrofåterställning eller av att undvika större IT-kriser. När hela e-postservern dupliceras och förvaras i en säker säkerhetskopia kan den startas upp igen efter en katastrof och få verksamheten att fungera nästan som om ingenting hade hänt.
Det ärvad vi talar om när vi talar om “säkerhetskopiering” i betydelsen “bara ha två kopior av något någonstans” och “säkerhetskopiering” – den verkliga betydelsen av ordet som skyddar dina data och din verksamhet.
Även om Dropbox kan fungera bra för lite fildelning, erbjuder det inte en säkerhetskopieringslösning med den komplexitet som även små företag behöver.
Låt oss snabbt gå igenom de mest sannolika felpunkterna när du använder något som Dropbox som en de facto backup-lösning:
Varför Dropbox inte är en helhetslösning
- Ransomware krypterar hela systemet, så filer utanför Dropbox-mappen är helt sårbara. I många fall spelar det dock ingen större roll eftersom de krypterade komprometterade) filerna ändå synkroniseras med Dropbox, vilket gör de säkerhetskopierade versionerna värdelösa.
- Det finns ingen lösning för katastrofåterställning. Om din maskinvara förstörs, stjäls eller helt enkelt slutar fungera en dag kan allt som finns på de berörda maskinerna gå förlorat. Detta inkluderar programvara, konfigurationer, filer med pågående arbete med mera. Allt som synkroniseras är de filer som manuellt läggs till i Dropbox-mappen. Detta leder till den andra huvudfrågan..
- Hur många viktiga filer tror du att du har på dina enheter som inte finns i Dropbox-mappen? Du ska inte behöva välja ut vilka uppgifter som är viktiga och vilka du kan leva utan. Riktiga säkerhetskopieringslösningar tar den bördan från dig genom att säkerhetskopiera hela system, inte bara enstaka mappar.
Varför använda en dedikerad backup-lösning?
Skydd mot radering av filer
Riktiga säkerhetskopieringslösningar hanterar radering av filer på ett helt annat sätt än ett fildelningsverktyg. En säkerhetskopieringslösning är utformad för att spara kopior av varje iteration av en fil. Om källfilen tas bort, förblir säkerhetskopiorna som du vill att de ska vara. Hur detta hanteras kan vanligtvis konfigureras i de olika typerna av backupverktyg.
Säkert mot kryptering och korruption
Ändringar på din dator synkroniseras omedelbart till Dropbox via en tillgänglig internetanslutning. Denna urskillningslösa överskrivning är bra för att hålla dokumenten uppdaterade, men är dålig för säkerhetskopiering och säkerhet. Eftersom synkronisering inte kan skilja mellan en “bra” och en “dålig” ändring kommer alla filer som skadas, raderas, äventyras eller krypteras att få samma ändringar överförda till molnversionen.
Återställande av bulk
Säkerhetskopieringstjänster är särskilt utformade för att ge det snabbaste och enklaste sättet att få igång system och verksamhet igen. Möjligheten att återställa enstaka filer är trivial jämfört med att enkelt återskapa stora mängder data. Säkerhetskopiering av bilder gör det till och med möjligt att snabbt återställa hela system, vilket som vi nämnde ofta är precis vad du behöver för att återhämta dig från ett stort problem.
Komprimering av filer
Utvecklare av säkerhetskopieringslösningar är medvetna om en av de största utmaningarna med korrekta säkerhetskopieringsprotokoll: de kan verkligen äta upp lagringsutrymmet. Att regelbundet säkerhetskopiera ett stort antal arbetsstationer och servrar kan snabbt bli dyrt. Lyckligtvis löser de flesta lösningar för säkerhetskopiering av data detta problem genom att komprimera filer för att maximera lagringsutrymmet. Detta är en riktig win-win-situation som minimerar kostnadsbaserade kompromisser.
NinjaOne ger äkta säkerhetskopiering och återställning av data
Ninja Data Protection är utvecklad för att hjälpa dig att tillhandahålla ytterligare dataskydd för alla dina affärsbehov. Som en BDR-lösning som är byggd för att hålla och bäst i klassen kan du lita på NDP utan att behöva oroa dig för begränsningarna hos en nödlösning som OneDrive eller Dropbox. Vår tjänst är tillgänglig med flexibla lösningar som uppfyller dina mål för dataskydd, kostnader och RTO varje gång.
- Full Image Backup
- Säkerhetskopiering av dokument, filer och mappar
- Alternativ för molnlagring, lokal lagring och hybridlagring
- Snabb och enkel filåterställning
- Självbetjäning av slutanvändare för återställning av filer
- Återställning av Bare Metal
- Byggs in sömlöst i NinjaOne och hanteras helt via RMM Dashboard
Slutsats
Dropbox kan helt enkelt inte skydda användarna mot dataförluster på grund av mänskliga fel, skadligt uppsåt, avbrott, synkroniseringsfel, hackare eller ransomware. Med tanke på att säkerhetskopieringslösningar är utformade för att undvika just dessa typer av problem är det mycket svårt att argumentera för att använda Dropbox i stället för ett specialbyggt BDR-verktyg.
Dropbox är en kraftfull lösning för fildelning, men utsätter användarna för förlust av affärskritiska data utan möjlighet till återhämtning. Även om dina data lagras av Dropbox om du är användare är det fortfarande ditt ansvar att ha kontroll över och skydda dina företagsdata, eftersom så många lösa trådar lämnas oskyddade.
När det är dags att skydda dina viktiga data ska du använda ett verktyg som är gjort för ändamålet. NinjaOnes beprövade lösningar för säkerhetskopiering och återställning är inte bara tillförlitliga, de är även enkla att installera och använda.
Klicka här för mer information om NinjaOnes lösningar för säkerhetskopiering och återställning.
