Microsofts OneDrive lagring har visat sig vara en pålitlig plattform för att lagra och dela filer, och med tanke på att den är allmänt spridd bland Windows-användare är det ofta småföretagarens första försök att utnyttja molnet för sina operativa behov.
Denna förtrogenhet leder till att många slutanvändare undrar om OneDrive kan vara mer än en app för lagring och delning av filer – kan OneDrive också hjälpa mig att säkerhetskopiera och skydda mina filer?
På ytan kan det tyckas att OneDrive är perfekt lämpat för säkerhetskopiering av viktiga filer eftersom det automatiskt synkroniserar filer till OneDrive och ger tillgång till de senaste versionerna av de redigerade filerna. Men betyder det att OneDrive-synkroniseringsklienten kan vara ett riktigt säkerhetskopieringsprogram? Kan OneDrive följa rekommendationerna för dataskydd och passar det in i robusta policyer för katastrofåterställning?
Detta är några av de frågor som vi kommer att undersöka i den här artikeln.
Vad är OneDrive?
OneDrive är en internetbaserad datalagringsplattform som Microsoft erbjuder alla som har ett Microsoft-konto. Den är utformad för att ge användarna ett enkelt (och smidigt) sätt att lagra och komma åt filer på flera olika enheter och dela dem med andra användare för samarbete.
Kort sagt är det en gratis och uppgraderingsbar ”hårddisk i molnet” för en Microsoft-kontoinnehavare. Användarna behöver bara logga in på OneDrive eller Windows med sitt Microsoft-konto för att komma åt sina data. Sedan Windows 10 har den här funktionen inkluderats i operativsystemet och är till och med integrerad direkt i Utforskaren.
När programmet är aktivt och anslutet till internet synkroniserar OneDrive automatiskt data mellan datorer, telefoner och/eller surfplattor som är konfigurerade med samma Microsoft-konto. Om en användare ändrar ett Word-dokument på sin dator uppdaterar OneDrive den version som synkroniserats till molnet. Om de sedan hämtar filen på sin telefon eller surfplatta via OneDrive kommer den senaste versionen alltid att visas.
Filbackup vs. datasynkronisering
Fildelning är ett utmärkt produktivitetsverktyg, men det vi verkligen vill veta är säkerhet och trygghet. Detta är området för säkerhetskopiering av data och filåterställning.
Vad är säkerhetskopiering av data?
Säkerhetskopiering är en process där man manuellt eller automatiskt kopierar filer från en plats till en annan för att skydda data. Säkerhetskopior kan göras från en fysisk enhet till en annan, till ett hårddiskmedium eller kopieras till en onlineplats. Genom att ha dessa extra separata kopior är data bättre skyddade mot radering, maskinvarufel, utpressningsattacker, mänskliga fel och andra typer av dataförluster.
Vad är datasynkronisering?
Sync är helt enkelt en fråga om synkronisering. Det avser processen att kopiera data från en enhet till andra destinationer och sedan hålla framtida ändringar av källfilen aktuella på alla kopior. Synkronisering tenderar att fokusera på fildelning (mellan enheter och/eller användare) och att hålla filer uppdaterade.
Säkerhetskopiering vs. synkning i ett nötskal
Om man tittar närmare på skillnaderna mellan molnbackup och molnsynkning visar varför de båda är bättre lämpade för olika syften.
Den första viktiga skillnaden mellan säkerhetskopiering och synkronisering har att göra med radering av filer. Säkerhetskopior är avsedda att bevara en kopia av data om den raderas eller skadas vid källan. Sync hanterar dessa kopior helt annorlunda genom att prioritera källfilen (den lokala filen). Om en användare raderar en fil i källan raderas den därför även i lagringsdestinationen. Detta är naturligtvis inte idealiskt.
Tänk på att detta vanligtvis gäller hanteringen av alla data som synkroniseras. Om någon ändrar en fil lokalt, eller om den skadas eller infiltreras av skadlig kod, kopieras dessa oönskade ändringar också till den molnsynkroniserade versionen. Detta är återigen raka motsatsen till en riktig säkerhetskopieringslösning som prioriterar integriteten hos de säkerhetskopierade uppgifterna.
Därför är säkerhetskopiering också en enkelriktad process. Till skillnad från synkroniserade filer måste användare återställa filer för att kunna visa dem.
Slutligen måste man också ta hänsyn till arten av de filer som lagras. De flesta synkroniserade filer är dokument, bilder, videor och liknande. Å andra sidan omfattar en noggrann säkerhetskopia vanligtvis allt på källan, inklusive programvara och operativsystem. Detta gör det möjligt för användaren att återställa en komplett klon av miljön vid den tidpunkt då säkerhetskopian gjordes, så att de snabbt kan komma igång även om operativsystemet äventyras.
Kan ett företag använda OneDrive för säkerhetskopieringslösning?
Nu har vi fastställt det primära syftet med OneDrive; det är en synkroniseringstjänst som syftar till att göra en användares filer tillgängliga på ett obegränsat antal anslutna enheter, från vilken plats som helst med internet.
I en snabbrörlig affärsvärld med ökande krav på distansarbete är den här typen av flexibilitet mycket användbar. Med OneDrive för säkerhetskopiering för business kan användarna få tillgång till sina viktiga filer från webben med vilken enhet som helst. Det faktum att det är en del av M365 och Windows gör det ännu enklare att integrera det i ditt arbetsflöde.
Men nu måste vi släppa den andra skon och påpeka att OneDrive helt enkelt inte är en säkerhetskopieringstjänst. Den var inte avsedd att ge de säkerhets- och skyddsfunktioner som krävs för att ersätta en traditionell backup-lösning.
Kan detta förändras? Potentiellt, eftersom OneDrive för säkerhetskopiering för Business redan har några små skyddsmekanismer som liknar traditionella säkerhetskopieringstjänster. I skrivande stund saknas det en hel del delar som måste åtgärdas innan OneDrive kan ersätta ett dedikerat verktyg för säkerhetskopiering.
Varför använda en dedikerad backup-lösning?
Skydd mot radering av filer
Som jag nämnde tidigare raderas en fil från din dator också från OneDrive så fort den synkroniseras. Om du raderar en synkroniserad fil lokalt förlorar du filen permanent på alla platser (även om den kan återställas från papperskorgen under en kort tid).
Backup-lösningar hanterar detta mycket annorlunda. Ett verktyg för säkerhetskopiering sparar kopior av varje upprepning av en fil. Om källfilen raderas finns säkerhetskopiorna kvar. Olika typer av säkerhetskopiering verktyg gör det möjligt att konfigurera frekvensen och omfattningen av säkerhetskopiorna på ett specifikt sätt.
Skydd mot korruption
Samma princip gäller för filintegritet. Om en fil på din dator ändras synkroniseras ändringen omedelbart till OneDrive via internetanslutningen. Eventuella oavsiktliga eller illvilliga korruptions- eller krypteringsfel kommer också att gå till OneDrive. Eftersom synkroniseringssystemet inte har något sätt att skilja ”bra” ändringar från ”dåliga” ändringar kommer den synkroniserade kopian av filen också att skadas eller krypteras.
Versionshistoriska svagheter
OneDrive sparar versionshistorik för MS-nativa synkroniserade dokument. Om du gör ett stort misstag med en av dina filer och misstaget synkroniseras har du inte dömt dig själv. Det är en lite komplicerad process att återställa en av de gamla versionerna via MS webbportal, men det går att göra – och det kan spara dig mycket tid och problem.
Problemet med denna funktion är att vanliga utpressningstrojaner och krypteringsattacker vanligtvis byter namn på och krypterar filer på offrets hårddiskar. Detta görs avsiktligt för att kringgå versionshistoriken och papperskorgen så att det inte är lätt att återställa filerna.
Återställande av bulk
Säkerhetskopieringstjänster är särskilt utformade för att ge den snabbaste och enklaste vägen tillbaka till ett fungerande system. Det innebär att du kan återställa enskilda filer, men framför allt att du kan utföra bulk-rollbacks av ett obegränsat antal filer. Säkerhetskopiering av bilder gör det till och med möjligt att snabbt återställa hela system.
Komprimering av filer
Utvecklare av säkerhetskopieringslösningar är medvetna om en av de största utmaningarna när det gäller säkerhetskopiering av filer: lagringsutrymme. Som du kan föreställa dig kan en regelbunden säkerhetskopiering av dussintals datorer i sin helhet verkligen äta upp lagringsutrymmet. Som tur är kan de flesta lösningar för säkerhetskopiering av data komprimera filer för att maximera användningen av lagringsutrymmet.
OneDrive erbjuder ingen inbyggd komprimering – och när utrymmet tar slut måste användarna köpa mer. Om du har att göra med ett stort antal filer kan detta snabbt öka kostnaderna.
NinjaOne ger äkta säkerhetskopiering och återställning av data
Ninja Data Protection är utvecklad för att hjälpa dig att tillhandahålla ytterligare dataskydd för alla dina affärsbehov. Som en BDR-lösning som är byggd för att hålla och bäst i klassen kan du lita på NDP utan att behöva oroa dig för begränsningarna hos en nödlösning som OneDrive eller Dropbox. Vår tjänst är tillgänglig med flexibla lösningar som uppfyller dina mål för dataskydd, kostnader och RTO varje gång.
- Full Image Backup
- Säkerhetskopiering av dokument, filer och mappar
- Alternativ för molnlagring, lokal lagring och hybridlagring
- Snabb och enkel återställning av filer
- Självbetjäning för slutanvändare för återställning av filer
- Bare Metal-återställning
- Byggs in sömlöst i NinjaOne och hanteras helt via vår RMM Dashboard
Slutsats
Microsoft OneDrive är en av många molntjänster som är mycket populära i dag. Otaliga användare förlitar sig på denna lösning för fildelning och lagring som en del av deras dagliga arbetsflöde och behov av filhantering. Det har dock uppstått en hel del förvirring när det gäller att använda OneDrive som en del av en en säker plan för säkerhetskopiering av data. (Det hjälper inte att Microsoft ofta använder ordet ”backup” i sina diskussioner om OneDrive, även om det inte är det) verkligen utformad för det.)
Som vi har sett måste företag som är angelägna om att hålla sina data säkra vända sig till specialbyggda lösningar för säkerhetskopiering av data. På så sätt undviker de fallgroparna med att använda synkroniserade filer som säkerhetskopior. Det kommer också att göra deras liv enklare, eftersom de kommer att ha tillgång till alla funktioner och verktyg som finns i verkliga BDR-verktyg som NinjaOne.
Uppgifter är viktiga – det råder ingen tvekan om det. När det gäller säkerhetskopiering av värdefulla data finns det bara ett svar: håll dig till verktygen som är utformade för att göra jobbet.
